# Lohngleich

> Lohngleich (lohngleich.de) ist eine deutsche Web-Software, mit der Unternehmen ab 100 Beschäftigten ihren Entgeltbericht nach der EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 erstellen: Lohndaten ohne Namen hochladen, Gruppen gleichwertiger Arbeit nach Art. 4, alle Pflichtkennzahlen nach Art. 9 Abs. 1 a–g, bereinigtes Gefälle nach Logib-Methode, unterschriftsreifer PDF-Bericht, Auskunftsmodul nach Art. 7, Begründungsakte nach Art. 10. Betreiber: Atemis GmbH, Kaiserslautern. Server in Deutschland.

Kernfakten:
- Erster Berichtsstichtag: 7. Juni 2027 für das Berichtsjahr 2026 (Unternehmen ab 150 Beschäftigte; ab 250 jährlich, 150–249 alle drei Jahre, 100–149 ab 2031).
- 5-%-Schwelle: Liegt das Durchschnittsgefälle einer Gruppe bei 5 % oder mehr, bleiben sechs Monate zur Begründung oder Behebung (Art. 10).
- Auskunftsrecht: Beschäftigte erfahren das Durchschnittsentgelt ihrer Gruppe nach Geschlecht, Antwort binnen zwei Monaten (Art. 7).
- Preise (netto): ; Jahrestarife mit zwei Monaten Ersparnis; 14 Tage kostenlos testbar.
- Methodik vollständig offengelegt unter /methodik; Kennzahlen gegen handgerechnete Referenz geprüft.
- Datenschutz: keine Namen, nur Personalnummern; verschlüsselt; Löschung nach 90 Tagen; AVV inklusive.


## Glossar

**Entgelttransparenz** — Grundsatz und Regelwerk, nach dem Beschäftigte und Bewerber nachvollziehen können, wie Entgelt festgelegt wird und ob Frauen und Männer bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit gleich bezahlt werden. In der EU geregelt durch die Richtlinie (EU) 2023/970, in Deutschland bisher durch das Entgelttransparenzgesetz 2017.
**Entgelttransparenzrichtlinie** — Richtlinie (EU) 2023/970 vom 10. Mai 2023 „zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durch Entgelttransparenz und Durchsetzungsmechanismen“. Umsetzungsfrist 7. Juni 2026; erste Entgeltberichte bis 7. Juni 2027 für das Kalenderjahr 2026.
**Lohntransparenz / Gehaltstransparenz** — Umgangssprachliche Bezeichnungen für Entgelttransparenz. „Lohn“ meint historisch das Entgelt gewerblicher, „Gehalt“ das Entgelt kaufmännischer Beschäftigter; die Richtlinie verwendet einheitlich „Entgelt“ für beides einschließlich aller Zulagen und Sachleistungen.
**Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG)** — Deutsches Gesetz von 2017 mit individuellem Auskunftsanspruch in Betrieben über 200 Beschäftigten, freiwilligen Prüfverfahren und Berichtspflichten ab 500 Beschäftigten. Es gilt weiter, bis das deutsche Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2023/970 in Kraft tritt; ein Referentenentwurf liegt am 27.08.2026 noch nicht vor.
**Equal Pay** — Englisch für „gleiches Entgelt“: das Recht auf gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit unabhängig vom Geschlecht (Art. 157 AEUV, Art. 4 der Richtlinie 2006/54/EG). Der Equal Pay Day markiert symbolisch den Tag, bis zu dem Frauen rechnerisch unbezahlt arbeiten, wenn man das durchschnittliche Entgeltgefälle auf das Jahr umlegt.
**Gender Pay Gap (geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle)** — Differenz zwischen dem durchschnittlichen Entgelt der Männer und dem der Frauen, ausgedrückt in Prozent des Männerentgelts. Positive Werte bedeuten, dass Frauen weniger verdienen. Die Richtlinie definiert ihn auf Basis der Entgelthöhe (Bruttojahres- und Bruttostundenentgelt).
**Unbereinigter Gender Pay Gap** — Das rohe Entgeltgefälle ohne Berücksichtigung von Unterschieden in Beruf, Erfahrung, Arbeitszeit oder Führungsebene. In Deutschland laut Statistischem Bundesamt zuletzt 16 %. Alle sieben Pflichtkennzahlen der Richtlinie sind unbereinigte Werte.
**Bereinigter Gender Pay Gap** — Entgeltgefälle, das übrig bleibt, wenn objektive Erklärungsfaktoren (Ausbildung, Berufserfahrung, Dienstalter, Anforderungsniveau, Führungsebene, Gruppe) statistisch herausgerechnet werden — meist per Regression nach dem Verfahren von Logib oder des Statistischen Bundesamts (zuletzt 6 %). Eine Obergrenze für nicht erklärte Unterschiede, kein Beweis für Diskriminierung; keine Pflichtkennzahl, aber die Grundlage für Begründungen nach Art. 10.
**Lohnlücke** — Umgangssprachlich für den Gender Pay Gap. In der Richtlinie nicht als Begriff verwendet; gemeint ist das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle.
**Entgelt** — Nach Art. 3 Abs. 1 lit. a der Richtlinie: Grund- oder Mindestlohn oder -gehalt und alle sonstigen Vergütungen, die der Arbeitgeber aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses unmittelbar oder mittelbar als Geld- oder Sachleistung zahlt — also auch Zulagen, Boni, Prämien, Sonderzahlungen, Sachbezüge.
**Ergänzende oder variable Bestandteile** — Alle Entgeltbestandteile über das übliche Grundentgelt hinaus: Boni, Provisionen, Zulagen, Überstundenvergütung, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Sachbezüge. Für sie verlangt die Richtlinie zwei eigene Kennzahlen (Art. 9 Abs. 1 lit. b und d) und den Anteil der Empfänger je Geschlecht (lit. e).
**Entgelthöhe** — Nach Art. 3 Abs. 1 lit. b: das Bruttojahresentgelt und das entsprechende Bruttostundenentgelt. Das Stundenentgelt macht Teilzeit vergleichbar; die Expertenkommission empfiehlt die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit als Basis.
**Vollzeitäquivalent (VZÄ)** — Umrechnung eines Teilzeit- oder unterjährigen Entgelts auf Vollzeit und zwölf Monate: Entgelt × (12 / Beschäftigungsmonate) × (Vollzeitstunden / Wochenstunden). Macht Jahresentgelte vergleichbar, ohne dass die Arbeitszeitverteilung das Ergebnis bestimmt.
**Median-Entgeltgefälle (mittleres Entgeltgefälle)** — Differenz zwischen der Median-Entgelthöhe der Männer und der der Frauen in Prozent des Männer-Medians (Art. 3 Abs. 1 lit. e). Der Median ist der Wert, über und unter dem gleich viele Beschäftigte liegen; er ist robuster gegen Ausreißer als der Durchschnitt.
**Entgeltquartil** — Jede der vier gleich großen Gruppen, in die alle Beschäftigten nach ihrer Entgelthöhe aufsteigend eingeteilt werden (Art. 3 Abs. 1 lit. f). Berichtet wird der Frauen- und Männeranteil je Viertel — ein Maß für vertikale Segregation („gläserne Decke“).
**Gleichwertige Arbeit** — Arbeit, die nach objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien als gleichwertig gilt (Art. 3 Abs. 1 lit. g). Die Kriterien müssen Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen umfassen (Art. 4 Abs. 4); soziale Kompetenzen dürfen nicht unterbewertet werden.
**Vergleichsgruppe (Gruppe von Arbeitnehmern)** — Beschäftigte, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten und vom Arbeitgeber — gegebenenfalls mit der Arbeitnehmervertretung — nach objektiven Kriterien nicht willkürlich eingeteilt wurden (Art. 3 Abs. 1 lit. h). Bezugsgröße für Kennzahl g, die 5-Prozent-Regel und das Auskunftsrecht.
**Stellenbewertung / analytische Arbeitsbewertung** — Verfahren, das Tätigkeiten anhand gewichteter Kriterien mit Punkten bewertet, um gleichwertige Arbeit zu bestimmen. Beispiele: EG-Check „GleichWertCheck“ der Antidiskriminierungsstelle des Bundes (64 Punkte in vier Kriterien), Logib Modul 2, Hay- oder gradar-Systeme.
**Gehaltsband (Entgeltband)** — Spanne zwischen Mindest- und Höchstentgelt für eine Funktionsstufe oder Vergleichsgruppe. Grundlage für die Angabe der Einstiegsspanne nach Art. 5 und für nachvollziehbare Entgeltkriterien nach Art. 6.
**Entgeltbericht (Berichterstattung über das Entgeltgefälle)** — Der nach Art. 9 zu erstellende Kennzahlensatz a–g, bestätigt von der Leitung nach Anhörung der Arbeitnehmervertretung, gemeldet an die Überwachungsstelle. Erstmals bis 7. Juni 2027 für 2026 (ab 150 Beschäftigte), ab 100 Beschäftigten bis 7. Juni 2031.
**Berichtspflicht — Schwellen** — Ab 250 Beschäftigten jährlich, 150 bis 249 alle drei Jahre (beide erstmals 2027), 100 bis 149 alle drei Jahre ab 2031. Unter 100 freiwillig; Mitgliedstaaten dürfen strenger sein.
**5-Prozent-Regel** — Zeigt der Bericht in einer Vergleichsgruppe einen Unterschied der durchschnittlichen Entgelthöhe von mindestens 5 %, den der Arbeitgeber nicht objektiv begründen und nicht binnen sechs Monaten beheben kann, ist eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung durchzuführen (Art. 10 Abs. 1).
**Gemeinsame Entgeltbewertung** — Strukturierte Überprüfung der Entgeltstruktur durch Arbeitgeber und Arbeitnehmervertreter nach Art. 10 Abs. 2: Geschlechteranteile und Durchschnitte je Gruppe, Unterschiede und Gründe, Entgeltverbesserung nach Rückkehr aus Elternzeit, Maßnahmen und deren Wirksamkeit. Ergebnisse gehen an Beschäftigte, Vertretung und Überwachungsstelle.
**Auskunftsrecht (Art. 7)** — Recht jeder beschäftigten Person, schriftlich die eigene Entgelthöhe und die durchschnittlichen Entgelthöhen — nach Geschlecht — der Gruppe zu erfahren, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichtet. Antwort binnen zwei Monaten; jährliche Information über das Recht; in Deutschland mit Sechs-Personen-Schutz.
**Sechs-Personen-Regel** — Deutscher Datenschutzmaßstab aus § 12 Abs. 3 EntgTranspG: Ein Vergleichsentgelt wird nur ausgewiesen, wenn die Vergleichsgruppe mindestens sechs Beschäftigte des jeweiligen Geschlechts umfasst. Verhindert, dass ein Durchschnitt das Gehalt einer einzelnen Person offenlegt.
**Logib** — Standard-Analysemodell des Eidgenössischen Büros für die Gleichstellung von Frau und Mann (Schweiz) zur betrieblichen Lohngleichheitsanalyse; Modul 1 ab 50 Beschäftigten mit Regression und Ampel (grün/orange/rot, 5-%-Toleranz). Logib-D war die vom Bundesfamilienministerium angepasste deutsche Fassung.
**EG-Check** — Instrumentenkasten der Antidiskriminierungsstelle des Bundes zur Prüfung von Entgeltgleichheit; der „GleichWertCheck“ ist ein analytisches Punktverfahren mit den vier Kriterien der Richtlinie. Lohngleich lehnt seine Tätigkeitsbewertung daran an.
**Ist-Entgelt** — Tatsächlich im Berichtszeitraum gezahltes Entgelt — im Gegensatz zum vertraglich vereinbarten. Die Expertenkommission des Bundes empfiehlt das Ist-Entgelt als Berichtsgrundlage.
**Überwachungsstelle (Monitoringstelle)** — Von jedem Mitgliedstaat zu benennende Stelle, die Entgeltberichte sammelt, die Kennzahlen a–f veröffentlicht und die Anwendung der Richtlinie überwacht (Art. 29). In Deutschland am 27.08.2026 noch nicht eingerichtet.
**Beweislastumkehr** — Erfüllt ein Arbeitgeber seine Transparenzpflichten aus Art. 5, 6, 7, 9 oder 10 nicht, muss er in einem Verfahren wegen Entgeltdiskriminierung beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt (Art. 18 Abs. 2).
**Expertenkommission Entgelttransparenz** — Vom Bundesfamilienministerium eingesetzte Kommission „Bürokratiearme Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie“ (Bericht vom 24.10.2025) mit Empfehlungen zu Entgeltbegriff, Stundenentgelt, Vollzeitäquivalenten, Konzernberichten, Betriebsratsbeteiligung und Meldeportal.
**Betriebsvereinbarung zur Entgeltanalyse** — Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat über den Einsatz einer Analysesoftware, die Beschäftigtendaten verarbeitet (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG): Zweck, Datenumfang, Verwertungsverbot, Zugriffe, Löschfristen, Methodiktransparenz.
**Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)** — Nach Art. 35 DSGVO strukturierte Bewertung von Zweck, Rechtsgrundlage, Risiken und Abhilfen einer Verarbeitung; für die systematische Auswertung von Vergütungsdaten größerer Belegschaften die vorsichtige Wahl.
**Entgelttransparenz-Software / Pay-Equity-Software** — Werkzeuge, die Lohndaten importieren, Vergleichsgruppen bilden, die Pflichtkennzahlen berechnen und Berichte, Auskünfte und Begründungen erzeugen. Reicht von Excel-Vorlagen über HR-Suiten-Module bis zu Spezialsoftware wie Lohngleich; Beratungsprojekte kosten meist vier- bis fünfstellige Beträge je Durchgang.

## Methodik

# Lohngleich — Methodik

Fassung 1.1 vom 27.08.2026 (1.0 vom 26.08.2026; 1.1 nach Volltext-Abgleich mit der Richtlinie: Abschnitte 6a–6c, Abfindungs-Hinweis, Art.-7-Hinweise). Dieses Dokument wird Kunden, Betriebsräten und Prüfern offengelegt (Art. 9 Abs. 6 der Richtlinie: die Arbeitnehmervertretung erhält Zugang zur Methodik).

## 1. Rechtsgrundlage

Richtlinie (EU) 2023/970 vom 10. Mai 2023 (Entgelttransparenz), insbesondere Art. 3 (Begriffe), Art. 4 (gleichwertige Arbeit), Art. 7 (Auskunft), Art. 9 (Berichterstattung), Art. 10 (gemeinsame Entgeltbewertung), Art. 12 (Datenschutz). Bis zum deutschen Umsetzungsgesetz gilt ergänzend das Entgelttransparenzgesetz 2017 (u. a. § 12 Abs. 3: Vergleichsgruppe mindestens sechs Personen). Die Empfehlungen der Expertenkommission „Bürokratiearme Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie" (Bericht vom 24.10.2025) werden dort übernommen, wo die Richtlinie Spielraum lässt.

## 2. Datenbasis

Eine Zeile je Beschäftigtem und Berichtsjahr (Kalenderjahr). Erforderlich: Personalnummer (oder Pseudonym), Geschlecht, vertragliche Wochenarbeitszeit, betriebsübliche Vollzeit, Grundentgelt und variable/ergänzende Bestandteile brutto im Berichtsjahr, Tätigkeitsbezeichnung. Namen werden nicht verarbeitet.

**Entgeltbegriff** (Art. 3 Abs. 1 lit. a, Kommission): Ist-Entgelt, also alles, was im Berichtszeitraum tatsächlich gezahlt wurde.
- *Grundentgelt*: monatliches Grundgehalt bzw. Grundlohn (bei Stundenlohn: Satz × bezahlte Stunden).
- *Variable/ergänzende Bestandteile*: alles, was nicht Grundentgelt ist — Zulagen, Boni, Prämien, Provisionen, Urlaubs-/Weihnachtsgeld, Sachbezüge, Überstundenvergütung. Nicht enthalten: Abfindungen, Auslagenerstattungen.

**Erfassungskreis**: alle Arbeitnehmer inkl. Teilzeit, befristet, Leiharbeit (soweit Entgelt vom Unternehmen), Führungskräfte. Auszubildende und Praktikanten nach Wahl des Unternehmens; die Wahl wird im Bericht dokumentiert.

**Abweichung vom Erwägungsgrund 21 der Richtlinie, bewusst:** Der Erwägungsgrund zählt auch Abfindungen, gesetzliches Krankengeld und Betriebsrenten zu den ergänzenden Bestandteilen. Die Expertenkommission des Bundes empfiehlt, Bestandteile ohne Bezug zur Arbeitsleistung (insbesondere Abfindungen) auszuschließen und sich an der Entgeltbescheinigungsverordnung zu orientieren. Lohngleich folgt der Kommission. Unternehmen, die Abfindungen oder Arbeitgeberbeiträge zur betrieblichen Altersvorsorge einbeziehen wollen, addieren sie zu den variablen Bestandteilen; die Entscheidung ist in der Methodikdokumentation des Unternehmens festzuhalten und über die Jahre beizubehalten.

## 3. Entgelthöhen (Art. 3 Abs. 1 lit. b)

Für jede Person werden zwei Entgelthöhen gebildet:

- **Bruttojahresentgelt auf Vollzeitäquivalent-Basis**: Gesamtentgelt × (12 / Beschäftigungsmonate) × (Vollzeitstunden / Wochenarbeitszeit). Damit sind Teilzeit und unterjährige Beschäftigung neutralisiert (Kommission: VZÄ-Basis, wenn auf Jahresentgelt berichtet wird).
- **Bruttostundenentgelt**: Gesamtentgelt / (Wochenarbeitszeit × 52,1429 × Beschäftigungsmonate / 12). Grundlage ist die **vertraglich vereinbarte** Arbeitszeit (Mehrheitsempfehlung der Kommission), nicht die tatsächlich geleistete.

Beide Basen führen zum gleichen prozentualen Gefälle, sofern alle Personen dieselbe betriebsübliche Vollzeit haben. Der Bericht weist beide aus.

## 4. Kennzahlen nach Art. 9 Abs. 1

Gefälle stets: (Durchschnitt Männer − Durchschnitt Frauen) / Durchschnitt Männer × 100. Positive Werte: Frauen verdienen weniger. Personen mit Geschlecht „divers" zählen in Kopfzahlen und Quartilen, nicht im Frauen/Männer-Gefälle (die Richtlinie definiert das Gefälle binär, Art. 3 Abs. 1 lit. c).

| Lit. | Kennzahl | Berechnung |
|---|---|---|
| a | Entgeltgefälle | arithmetisches Mittel des Gesamtentgelts, Stunden- und VZÄ-Jahresbasis |
| b | Gefälle variable Bestandteile | Mittel der auf VZÄ hochgerechneten variablen Bestandteile; **primär unter Empfängern** (nur Personen mit variablen Bestandteilen > 0, entspricht der Praxis in UK/Irland), zusätzlich über alle Beschäftigten |
| c | Median-Gefälle | Median des Gesamtentgelts |
| d | Median-Gefälle variable Bestandteile | Median unter Empfängern |
| e | Anteil mit variablen Bestandteilen | Empfänger / alle, je Geschlecht |
| f | Quartile | alle Beschäftigten aufsteigend nach Bruttostundenentgelt sortiert (bei Gleichstand nach Personalnummer), in vier gleich große Gruppen geteilt; Anteil Frauen/Männer je Viertel |
| g | Gefälle je Gruppe | je Gruppe gleicher/gleichwertiger Arbeit: Mittelwert-Gefälle des Grundentgelts und der variablen Bestandteile (VZÄ-Jahresbasis) sowie des Gesamtentgelts (Stundenbasis) |

**Schwelle (Art. 10 Abs. 1 lit. a)**: Eine Gruppe wird markiert, wenn das Mittelwert-Gefälle des Gesamtentgelts in irgendeine Richtung mindestens 5 % beträgt. Ab dann läuft die Sechs-Monats-Frist zur Begründung oder Behebung.

**Kleine Gruppen**: Gruppen mit weniger als sechs Personen eines Geschlechts werden berechnet, aber als „kleine Gruppe" gekennzeichnet. Ergebnisse dort sind statistisch wenig belastbar und datenschutzrechtlich heikel (§ 12 Abs. 3 EntgTranspG). Für Auskünfte nach Art. 7 werden solche Gruppen nicht ausgewiesen.

## 5. Gruppen gleichwertiger Arbeit (Art. 4)

Reihenfolge:
1. **Vom Unternehmen gelieferte Gruppen** (Tarifgruppen, Stellenbewertung, Funktionsstufen) werden unverändert übernommen. Die Verantwortung für die Geschlechtsneutralität dieser Systeme liegt beim Unternehmen; bei Tarifbindung wird angenommen, dass der Tarifvertrag Art. 4 Abs. 4 entspricht (Kommission).
2. Fehlen Gruppen, bewertet Lohngleich jede eindeutige **Tätigkeitsbezeichnung** mit einem analytischen Punktverfahren nach den vier Kriterien des Art. 4 Abs. 4. Das Schema lehnt sich an den GleichWertCheck des EG-Check (Antidiskriminierungsstelle des Bundes, Fassung 2026) an: Kompetenzen bis 28 Punkte, Belastungen bis 12, Verantwortung bis 14, Arbeitsbedingungen bis 10, zusammen 64. Die Bewertung erfolgt durch ein KI-Sprachmodell mit fest vorgegebenem Bewertungsrahmen; es erhält ausschließlich Tätigkeitsbezeichnungen und ggf. Abteilung/Ebene, niemals Entgelte, Geschlecht oder Personalnummern. Steht keine KI zur Verfügung, greift ein regelbasiertes Verfahren aus Anforderungsniveau, Führungsebene und Schlüsselwörtern.
3. Punktwerte werden in **acht Bänder à acht Punkte** geschnitten; ein Band bildet die Gruppe gleichwertiger Arbeit.

Jede Bewertung wird mit Begründung im Anhang des Berichts ausgewiesen. Das Unternehmen kann jede Bewertung ändern; Änderungen werden protokolliert. Die Kriterien sollen mit der Arbeitnehmervertretung abgestimmt werden (Art. 4 Abs. 4).

## 6. Bereinigtes Gefälle

Ergänzend zu den Pflichtkennzahlen wird ein bereinigtes Gefälle nach dem Verfahren von Logib (Eidgenössisches Büro für die Gleichstellung, Modul 1) und der Destatis-Methodik geschätzt:

ln(Stundenentgelt) = β0 + β1·Ausbildungsjahre + β2·Erfahrung + β3·Erfahrung² + β4·Dienstjahre + Σ Anforderungsniveau + Σ Führungsebene + Σ Gruppe + β_F·Frau + ε

Erfahrung = max(Alter − Ausbildungsjahre − 6, 0). Ausbildungsjahre aus dem Ausbildungscode (Universität 17, FH 15, Meister/Techniker 14, Berufsausbildung 12, Anlernung 11, ohne Abschluss 9). Bereinigtes Gefälle = (1 − e^β_F) × 100. Voraussetzung: mindestens 50 Datensätze und beide Geschlechter.

Bewertung wie Logib: **grün** = β_F nicht signifikant von null verschieden (zweiseitiger t-Test, 5 %); **orange** = signifikant, aber nicht signifikant über 5 %; **rot** = einseitiger t-Test zeigt mit 95 % Sicherheit ein Gefälle über 5 % — Logib spricht dann von einer „begründeten Vermutung systematischer Lohndiskriminierung". Das bereinigte Gefälle ist eine Obergrenze für nicht erklärte Unterschiede, kein Beweis für Diskriminierung; es können Merkmale fehlen, die das Modell nicht kennt.

## 6a. Angaben für die gemeinsame Entgeltbewertung (Art. 10 Abs. 2)

Der Bericht stellt die nach Art. 10 Abs. 2 lit. a–g erforderlichen Angaben zusammen, damit eine gemeinsame Entgeltbewertung ohne Neuberechnung beginnen kann: Geschlechteranteil je Gruppe (a), durchschnittliche Entgelthöhen und variable Bestandteile je Gruppe und Geschlecht (b), Unterschiede (c), Gründe aus der Begründungsakte (d), Anteil der Beschäftigten mit Entgeltverbesserung nach Rückkehr aus Mutterschafts-, Vaterschafts-, Eltern- oder Pflegezeit je Geschlecht (e — aus den optionalen Spalten `Rueckkehr_aus_Elternzeit` und `Entgeltverbesserung_nach_Rueckkehr`), Maßnahmen (f) und die vom Unternehmen dokumentierte Wirksamkeit früherer Maßnahmen (g).

## 6b. Veröffentlichungsfassung (Art. 9 Abs. 7)

Der Arbeitgeber darf die Kennzahlen a–f veröffentlichen; die gruppenbezogene Kennzahl g ist nach Art. 9 Abs. 9 nur Beschäftigten, Arbeitnehmervertretung und zuständigen Stellen bereitzustellen. Lohngleich erzeugt deshalb eine gesonderte Veröffentlichungsfassung ohne jede gruppenbezogene Angabe.

## 6c. Zugänglichkeit (Art. 8)

Auskünfte werden als reiner Text erzeugt und sind damit für Vorleseprogramme geeignet; die Website verwendet semantisches HTML mit ausreichenden Kontrasten. Die PDF-Berichte sind nicht als barrierefreies PDF (PDF/UA) getaggt; Unternehmen, die Beschäftigten mit Behinderungen Informationen bereitstellen, nutzen dafür den Excel-Anhang oder die Textauskunft.

## 7. Auskunft nach Art. 7

Antwort auf Anfrage einer beschäftigten Person: eigenes Entgelt (Jahres- und Stundenbasis) und Durchschnittsentgelt der eigenen Gruppe getrennt nach Geschlecht (arithmetisches Mittel, Kommission), nur wenn beide Geschlechter mit mindestens sechs Personen vertreten sind. Frist: zwei Monate ab Anfrage; Lohngleich protokolliert Eingang und Beantwortung. Jede Auskunft nennt die Rechte auf Klarstellung (Abs. 2), die Zweckbindung der Angaben über andere (Abs. 6) und das Recht, das eigene Entgelt offenzulegen (Abs. 5). Für die jährliche Information aller Beschäftigten über das Auskunftsrecht (Abs. 3) stellt Lohngleich ein Musterschreiben bereit.

## 8. Datenschutz

Zweckbindung nach Art. 12 Abs. 2 der Richtlinie: Daten dienen ausschließlich der Entgeltgleichheit. Keine Namen, Speicherung verschlüsselt auf Servern in Deutschland, Löschung der Rohdaten nach 90 Tagen oder sofort auf Wunsch. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Für den Einsatz von Analysesoftware mit Personendaten empfehlen wir eine Betriebsvereinbarung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG); eine Vorlage liegt bei.

## 9. Referenzdatensatz

Alle Kennzahlen werden automatisch gegen einen handgerechneten Datensatz mit acht Personen geprüft (siehe `app/tests/test_indicators.py`). Die bereinigte Analyse wird mit synthetischen Daten geprüft, in die ein bekannter Abschlag von 4 % eingebaut ist; die Schätzung muss ihn wiederfinden.


## Entgelttransparenz-Checkliste für den Mittelstand: 12 Schritte für Unternehmen mit 100 bis 500 Beschäftigten

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/entgelttransparenz-checkliste-mittelstand-kmu · Stand: 27.08.2026

Konzerne haben Projektbüros, Rechtsabteilungen und Vergütungsspezialisten. Der Mittelstand hat eine Personalleitung, ein Lohnbüro und den Kalender. Diese Checkliste ist für die zweite Gruppe geschrieben: kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit 100 bis 500 Beschäftigten, die die Entgelttransparenzrichtlinie ohne Beratungsprojekt umsetzen wollen. Jeder Schritt nennt, was zu tun ist, wer es tut und wie lange es realistisch dauert.

## Die Checkliste

**1. Berichtspflicht und Termin klären** (eine Stunde, Geschäftsführung/HR)
Beschäftigte zählen — Köpfe, nicht Vollzeitstellen; Teilzeit, Befristete und Führungskräfte zählen mit. Ab 150: erster Bericht bis 7. Juni 2027 für das Jahr 2026 (ab 250 jährlich, sonst alle drei Jahre). 100 bis 149: erster Bericht 2031, aber Auskunftsrecht und Einstellungstransparenz gelten sofort. Details im Beitrag [100, 150, 250 Beschäftigte](entgelttransparenz-unternehmensgroessen-schwellen).

**2. Verantwortliche benennen** (eine Stunde, Geschäftsführung)
Eine Person führt das Thema: in der Regel die Personalleitung. Beteiligt: Lohnbuchhaltung oder externes Lohnbüro, Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte. Ein Kick-off-Termin genügt.

**3. Datenquellen prüfen** (ein halber Tag, Lohnbuchhaltung)
Testexport aus dem Lohnsystem: Personalnummer, Geschlecht, Wochenstunden, Grundentgelt, variable Bestandteile, Tätigkeit, Eintrittsdatum, Geburtsjahr. Wo fehlen Angaben, wo stehen Tätigkeiten als Freitext? Exportwege je System im Beitrag [Lohndaten exportieren](lohndaten-fuer-entgeltbericht-exportieren-datev-personio). Keine Namen exportieren.

**4. Entgeltbestandteile zuordnen** (zwei Stunden, HR + Lohnbuchhaltung)
Jede Lohnart einmal einordnen: Grundentgelt, variabel/ergänzend oder außen vor (Abfindungen, Auslagen). Schriftlich festhalten — die Tabelle trägt jeden künftigen Bericht. Anleitung: [Boni, Zulagen, Sachbezüge](variable-verguetung-entgeltbericht).

**5. Vergleichsgruppen bilden** (ein bis drei Tage, HR mit Führungskräften)
Gibt es Tarifgruppen oder eine Stellenbewertung? Dann übernehmen. Sonst Tätigkeiten nach Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen bewerten — mit Werkzeug in Stunden statt Wochen. Verfahren im Beitrag [Gleichwertige Arbeit: Vergleichsgruppen bilden](gleichwertige-arbeit-vergleichsgruppen-bilden-art-4).

**6. Betriebsrat einbinden** (zwei bis vier Wochen Kalenderzeit, wenig Arbeitszeit)
Information über das Vorhaben, Vereinbarung des Bewertungsverfahrens, Betriebsvereinbarung zur Analysesoftware. Muster und Regelungspunkte im Beitrag [Die Betriebsvereinbarung zur Entgeltanalyse-Software](betriebsvereinbarung-entgeltanalyse-software). Ohne Betriebsrat: Schritte 5 und 8 intern dokumentieren.

**7. Datenschutz absichern** (zwei Stunden, Datenschutzbeauftragte)
Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Werkzeuganbieter, Datenschutz-Folgenabschätzung aus Vorlage, Information der Beschäftigten. Was nötig ist: [Entgeltanalyse und Datenschutz](datenschutz-entgeltanalyse-dsgvo).

**8. Probelauf mit Vorjahresdaten** (ein halber Tag, HR)
Daten 2025 hochladen, Kennzahlen prüfen, Gruppen plausibilisieren. Zeigt Datenlücken und die Gruppen, die sich der 5-Prozent-Schwelle nähern — mit Monaten Vorlauf.

**9. Einstellungsprozess anpassen** (ein Tag, HR)
Gehaltsspanne in Ausschreibungen oder Einladungen, Gehaltshistorie aus Formularen und Leitfäden streichen, Personalvermittler binden. Anleitung: [Gehaltsspanne nennen, Gehaltshistorie tabu](gehaltsspanne-stellenausschreibung-gehaltshistorie).

**10. Auskunftsprozess einrichten** (zwei Stunden, HR)
Eingangskanal, Zwei-Monats-Frist, Textbaustein, Sechs-Personen-Schutz, jährliche Information der Beschäftigten. Beitrag: [Auskunftsrecht nach Art. 7](auskunftsrecht-art-7-entgelttransparenz-so-antworten-sie).

**11. Echtlauf mit Daten 2026** (ein Tag, HR, ab Februar 2027)
Kennzahlen berechnen, Gruppen über 5 % analysieren, Begründungen dokumentieren oder Anpassungen einleiten. Was dann gilt: [Die 5-Prozent-Regel](5-prozent-regel-gemeinsame-entgeltbewertung-art-10).

**12. Anhörung, Bestätigung, Bereitstellung** (zwei Wochen Kalenderzeit, April/Mai 2027)
Berichtsentwurf und Methodik an den Betriebsrat, Anhörung, Bestätigung durch die Geschäftsführung, Bereitstellung der Gruppenkennzahl an die Belegschaft, Meldung an die Überwachungsstelle, sobald sie existiert. Wege im Beitrag [An wen geht der Entgeltbericht?](entgeltbericht-meldung-veroeffentlichung).

## Zeit- und Kostenrahmen für KMU

| Posten | Mit Werkzeug | Ohne Werkzeug (Excel/Beratung) |
|---|---|---|
| Interne Arbeitszeit erster Durchlauf | 5–10 Personentage | 15–25 Personentage |
| Externe Kosten | Software ab 149 €/Monat | Beratungsprojekt 4.000–18.000 € je Durchgang |
| Folgejahre | 1–2 Personentage | 5–10 Personentage |

Die interne Zeit hängt weniger von der Kopfzahl ab als von der Datenqualität: Ein Betrieb mit gepflegten Stammdaten und Tarifbindung ist schneller fertig als ein Dienstleister mit frei verhandelten Gehältern und Freitext-Stellen.

## Die fünf typischen Stolperstellen kleiner Personalabteilungen

1. **Zu spät anfangen.** Das Berichtsjahr 2026 läuft; Daten lassen sich rückwirkend nicht mehr aufräumen. Der Herbst 2026 ist der letzte komfortable Start — siehe [Countdown bis Juni 2027](entgelttransparenz-zeitplan-2026-2027-vorbereitung).
2. **Jahresgehälter ohne Teilzeit-Umrechnung vergleichen.** Erzeugt Scheingefälle von 20 % und mehr. Immer Stundenentgelt oder Vollzeitäquivalent — [Teilzeit im Entgeltbericht](teilzeit-gender-pay-gap-vzae).
3. **Den Betriebsrat erst am Ende informieren.** Kostet Wochen im Frühjahr 2027, wenn keine Zeit mehr ist.
4. **Auf das deutsche Gesetz warten.** Es ändert nichts am Berichtsjahr und den Kennzahlen; nur Meldeweg und Formulare sind offen.
5. **Namen mitexportieren.** Unnötig, riskant, und ein Grund für Vorbehalte beim Betriebsrat. Personalnummern genügen.

## FAQ

**Wir haben 120 Beschäftigte — müssen wir überhaupt etwas tun?**
Der erste Bericht ist erst 2031 fällig, aber das Auskunftsrecht, die Transparenz bei der Einstellung und objektive Entgeltkriterien gelten jetzt. Die Schritte 1 bis 10 lohnen sich unabhängig vom Berichtstermin; Schritt 8 zeigt, wo das Unternehmen steht.

**Brauchen wir eine Beratung oder reicht Software?**
Für die Kennzahlen, die Vergleichsgruppen und den Bericht reicht ein Werkzeug mit offengelegter Methodik. Beratung ist sinnvoll, wenn Vergütungssysteme grundlegend neu geordnet werden müssen oder ein Gefälle rechtlich bewertet werden soll — das ist dann eine Aufgabe für Kanzlei oder Vergütungsberatung, nicht für die Berichterstattung.

**Was ist der schnellste Einstieg?**
Ein Export mit den Pflichtfeldern und der kostenlose [Schnellcheck](/schnellcheck): Er zeigt in zwei Minuten Entgeltgefälle, Median, Quartile und Gruppen über 5 % — ohne Konto und ohne Namen.

## Entgelttransparenz-Software im Vergleich: Excel, HR-Suite, Beratung oder Spezialwerkzeug?

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/entgelttransparenz-software-vergleich-excel-beratung · Stand: 27.08.2026

„Können wir das nicht in Excel machen?" ist die erste Frage in fast jedem Unternehmen, das sich mit der Entgelttransparenzrichtlinie befasst. Die ehrliche Antwort: Die Formeln ja — den Prozess nein. Dieser Beitrag vergleicht die vier Wege, die Unternehmen für Pay-Gap-Analyse, Gehaltsanalyse und Entgeltbericht wählen — von der Excel-Vorlage bis zur spezialisierten Entgelttransparenz-Software —, und nennt die Prüffragen, mit denen man ein Werkzeug auf Richtlinientauglichkeit abklopft.

## Was ein Werkzeug leisten muss

Die Richtlinie (EU) 2023/970 verlangt mehr als eine Prozentzahl. Wer die Anforderungen auf eine Prüfliste bringt, hat den Vergleichsmaßstab:

1. **Sieben Kennzahlen nach Art. 9 Abs. 1** — Durchschnitts- und Median-Gefälle, jeweils gesamt und für variable Bestandteile, Anteil mit variablen Bestandteilen, Quartilsverteilung, Gefälle je Vergleichsgruppe nach Grundentgelt und variablen Bestandteilen.
2. **Entgelthöhe doppelt** — Bruttojahres- und Bruttostundenentgelt, teilzeitneutral über Vollzeitäquivalente.
3. **Vergleichsgruppen gleichwertiger Arbeit** nach den vier Kriterien des Art. 4 Abs. 4, nachvollziehbar dokumentiert.
4. **5-Prozent-Prüfung je Gruppe** mit Sechs-Monats-Frist und Begründungsdokumentation (Art. 10).
5. **Auskunftsmodul** nach Art. 7 mit Zwei-Monats-Frist und Sechs-Personen-Schutz.
6. **Bericht mit Bestätigungslogik** (Art. 9 Abs. 6), Veröffentlichungsfassung a–f (Abs. 7), Vierjahres-Verlauf (Abs. 9).
7. **Datenschutz**: Verarbeitung in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Namen nötig, Löschkonzept.
8. **Offengelegte Methodik**, damit Betriebsrat und Prüfer nachrechnen können.

## Weg 1: Excel

**Stärken:** vorhanden, kostenlos, flexibel. **Schwächen:** Alles oben Genannte muss selbst gebaut und jedes Jahr wiederholt werden — Quartile mit stabiler Sortierung, VZÄ-Hochrechnung, Regressionen für das bereinigte Gefälle, Gruppenlogik, Fristen. Fehler fallen erst auf, wenn der Betriebsrat nachrechnet. Für das Auskunftsmodul und die Begründungsakte gibt es kein Excel. Realistisch für Unternehmen knapp über 100 Beschäftigten mit sehr einfacher Struktur — und selbst dort ist der [Schnellcheck](/schnellcheck) mit denselben Daten schneller und nachprüfbar.

## Weg 2: Modul der HR-Suite

Personio bietet seit 2026 einen Gender-Pay-Gap-Report, SAP SuccessFactors „EU Pay Transparency Insights", Workday ein Pay-Equity-Modul. **Stärken:** Daten liegen schon im System, kein Export. **Schwächen:** Die Module rechnen meist die reinen Kennzahlen; die Bildung gleichwertiger Gruppen, die Begründungsakte, das Auskunftsmodul mit Fristen und die deutsche Sechs-Personen-Regel fehlen oft oder sind unspezifisch. Für Konzernkunden mit eigener Vergütungsabteilung passend; der Mittelstand braucht in der Regel die Lücken dazu.

## Weg 3: Beratungsprojekt

Kanzleien und Vergütungsberater liefern Analyse, Bewertung und Bericht als Projekt — mit rechtlicher Einordnung und Workshops. **Stärken:** Einzelfallberatung, Rechtssicherheit im Streitfall, Erfahrung mit Stellenbewertungssystemen. **Schwächen:** 4.000 bis 18.000 Euro je Durchgang, drei bis acht Wochen Laufzeit, jedes Jahr erneut. Sinnvoll, wenn das Vergütungssystem grundlegend neu geordnet werden muss — nicht als Dauerlösung für die Berichtspflicht.

## Weg 4: Spezialsoftware (Pay-Equity-Software)

Werkzeuge, die genau für die Richtlinie gebaut sind, decken die Prüfliste vollständig ab: Import aus Lohnsystemen, Gruppenbildung, Kennzahlen, Bericht, Auskunft, Begründung. Der deutsche Markt reicht von Anbietern für Konzerne (Syndio, Trusaic, Beqom) über Kanzleiprodukte bis zu Mittelstandslösungen. Preise zwischen rund 1.500 und 9.000 Euro im Jahr; Lohngleich liegt bei 149 bis 449 Euro im Monat, monatlich kündbar. **Stärken:** vollständig, wiederholbar, nachrechenbar. **Schwächen:** Ein weiteres Werkzeug; die Datenübergabe muss funktionieren (Import aus DATEV, Personio, SAP, Lexware).

## Vergleich auf einen Blick

| Kriterium | Excel | HR-Suite-Modul | Beratung | Spezialsoftware |
|---|---|---|---|---|
| Kennzahlen a–g vollständig | selbst bauen | meist a–f | ja | ja |
| Gruppen gleichwertiger Arbeit | manuell | selten | ja (Workshop) | ja (Punktverfahren) |
| Auskunftsmodul Art. 7 | nein | selten | nein | ja |
| Begründungsakte, Fristen | nein | selten | im Bericht | ja |
| Bereinigtes Gefälle | selbst bauen | teils | ja | ja |
| Methodik offengelegt | — | selten | im Gutachten | bei Lohngleich ja |
| Kosten erster Durchgang | Arbeitszeit | im Suite-Preis | 4.000–18.000 € | 1.500–9.000 €/Jahr |
| Aufwand Folgejahr | hoch | niedrig | gleich hoch | niedrig |

## Die fünf Prüffragen an jeden Anbieter

1. **Rechnet das Werkzeug alle sieben Kennzahlen des Art. 9 Abs. 1 — auch g je Gruppe nach Grundentgelt und variablen Bestandteilen?** Wer nur „den Gender Pay Gap" liefert, deckt einen Bruchteil ab.
2. **Wie werden gleichwertige Gruppen gebildet, und kann ich jede Bewertung sehen und ändern?** Eine Blackbox überlebt keine Betriebsratsanhörung.
3. **Wo liegen die Daten, wer ist Unterauftragsverarbeiter, brauche ich Namen?** Für Lohndaten gilt: Deutschland oder EU, AVV, Personalnummern statt Namen.
4. **Ist die Methodik veröffentlicht?** Die Arbeitnehmervertretung hat nach Art. 9 Abs. 6 Zugang zur Methodik — das Werkzeug muss sie liefern können.
5. **Was passiert nach dem ersten Bericht?** Auskünfte, Begründungsfristen, Vierjahres-Rückschau: Die Richtlinie ist ein Dauerprozess, kein Projekt.

## FAQ

**Ist eine Software rechtlich ausreichend — oder brauchen wir zusätzlich eine Kanzlei?**
Die Berichterstattung ist eine standardisierte statistische Pflicht; dafür genügt ein Werkzeug mit offengelegter Methodik. Eine Kanzlei wird gebraucht, wenn ein konkretes Gefälle rechtlich bewertet oder ein Streitfall geführt werden soll. Beides ergänzt sich.

**Unsere HR-Suite hat einen Pay-Gap-Report. Reicht der?**
Prüfen Sie ihn gegen die Liste oben: Kennzahl g je Gruppe, Auskunftsmodul, Begründungsakte, Sechs-Personen-Regel. Fehlt davon etwas, brauchen Sie es zusätzlich — der Report bleibt als Zweitmeinung nützlich.

**Was kostet der Wechsel von Beratung zu Software?**
Nichts außer dem Export: Die Vergleichsgruppen und Entgeltdefinitionen aus dem Beratungsprojekt lassen sich als Kundengruppen übernehmen und werden dann unverändert weitergerechnet.

## EU Pay Transparency Directive in Germany: What international groups must know about their German entities

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/eu-pay-transparency-directive-deutschland-internationale-unternehmen · Stand: 27.08.2026

Directive (EU) 2023/970 — the Pay Transparency Directive — applies in all member states, but every country implements it differently. Germany is a special case: the transposition deadline of 7 June 2026 has passed without a German law, and as of 27 August 2026 there is not even a draft bill. This article explains what that means for a group with German subsidiaries, which German rules apply in the meantime, and which local specifics an international HR team should expect. German terms are given in brackets, because they will come up in every conversation with the local team.

## The legal situation in one paragraph

The Directive sets the reporting duties (Art. 9), the joint pay assessment (Art. 10), the right to information (Art. 7) and pre-employment transparency (Art. 5). Germany has not transposed it yet; private employers are therefore bound by the existing Pay Transparency Act of 2017 (Entgelttransparenzgesetz) until the new law arrives, expected in 2027. Public employers are bound by the Directive directly since 7 June 2026. Reporting years and deadlines are fixed by the Directive itself: the first report is due by 7 June 2027 for the calendar year 2026 — see [the timeline](entgelttransparenz-zeitplan-2026-2027-vorbereitung) (German). Whatever the German law finally says about forms and reporting portals, the 2026 data will be needed.

## Which entity reports

Reporting duties attach to the employer, i.e. the legal entity holding the employment contracts — not the group. A German GmbH with 260 employees reports annually from 2027; a sister GmbH with 130 employees reports from 2031 every three years; a holding with 40 staff does not report at all, but the right to information and pre-employment transparency apply to it too. The German expert commission allows a group to submit its subsidiaries' reports together, as long as the figures stay separate per entity; a consolidated group-level gap is not foreseen. Details: [Entgelttransparenz im Konzern](entgelttransparenz-konzern-gesellschaften) (German).

## German specifics an international team should know

**Works council (Betriebsrat).** Germany's co-determination system gives the works council a stronger role than the Directive's "workers' representatives" suggests. Introducing a pay analysis tool that processes employee data is subject to co-determination (§ 87 (1) no. 6 Works Constitution Act), the criteria for grouping jobs of equal value are subject to co-determination unless a collective agreement covers them, and the report must be presented to the works council before management confirms it. Plan for a works agreement (Betriebsvereinbarung) on the tool — [what it should contain](betriebsvereinbarung-entgeltanalyse-software) (German).

**Six-person rule (Sechs-Personen-Regel).** The 2017 Act only allows disclosure of a comparison salary if the comparison group contains at least six employees of the respective sex (§ 12 (3)). The expert commission recommends keeping the rule; German tools apply it to Art. 7 information requests. Expect small groups to be marked, not disclosed.

**Average, not median, for information requests.** The 2017 Act used the median as comparison figure; the commission recommends the Directive's average for the new right to information, with annual and hourly gross pay based on contractual hours.

**Actual pay (Ist-Entgelt).** The commission recommends reporting the pay actually paid in the reporting year, excluding components without a link to work performed, such as severance payments. Variable components are everything beyond the monthly base pay.

**Data protection.** Payroll data of German employees should be processed in Germany or the EU; a data processing agreement (Auftragsverarbeitungsvertrag) under Art. 28 GDPR is mandatory for any tool provider, and a data protection impact assessment is the prudent choice. Names are not needed for any of the metrics — employee IDs suffice. See [Entgeltanalyse und Datenschutz](datenschutz-entgeltanalyse-dsgvo) (German).

**Collective agreements (Tarifverträge).** Where a collective agreement applies, the commission assumes its grading system satisfies Art. 4 (4), and co-determination on the pay system does not apply. Gaps then typically show up in allowances, bonuses and above-tariff positions rather than in base pay.

**Burden of proof.** Under Art. 18 (2), an employer who fails its transparency duties (Arts. 5, 6, 7, 9, 10) must prove in court that no pay discrimination occurred. Sanctions will be set by the German law; the Directive requires them to be effective, proportionate and dissuasive, including fines.

## The seven metrics, in German and English

| Art. 9 (1) | English | German term |
|---|---|---|
| a | gender pay gap (mean) | geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle |
| b | gender pay gap in complementary or variable components | Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen |
| c | median gender pay gap | mittleres (Median-)Entgeltgefälle |
| d | median gap in variable components | mittleres Entgeltgefälle bei variablen Bestandteilen |
| e | proportion of women and men receiving variable components | Anteil mit ergänzenden oder variablen Bestandteilen |
| f | proportion of women and men in each pay quartile | Anteil je Entgeltquartil |
| g | gap by category of workers, base pay and variable components | Entgeltgefälle je Gruppe von Arbeitnehmern (Vergleichsgruppe) |

Other terms you will hear: gleichwertige Arbeit (work of equal value), Vergleichsgruppe (category of workers), Auskunftsrecht (right to information), gemeinsame Entgeltbewertung (joint pay assessment), Begründung (objective justification of a gap above 5 %), Überwachungsstelle (monitoring body — not yet designated in Germany). A full [glossary](/glossar) is available in German.

## What a group HR team should do now

1. Map German entities against the thresholds (100 / 150 / 250 employees, counted per legal entity, heads not FTE).
2. Agree one methodology for all German entities — pay definition, job evaluation criteria, treatment of part-time — so reports are comparable and works council consultations run once, not per entity.
3. Ensure 2026 payroll data are complete and exportable from the German payroll system (DATEV, SAP, Personio and others export the required fields — [export guide](lohndaten-fuer-entgeltbericht-exportieren-datev-personio), German).
4. Run a dry run on 2025 data in early 2027 to see which groups approach the 5 % threshold before the real report makes them official.
5. Involve the works council early and set up the Art. 7 information process; requests can arrive before the first report.

Lohngleich is a German-language tool built for exactly this: upload payroll data without names, form groups of equal value, calculate all seven metrics, produce the signed-ready report, handle information requests and justifications — with a published methodology the works council can verify, and data processed exclusively in Germany.

## FAQ

**Can we use our group-wide pay equity tool for the German entities?**
Often for the metrics, rarely for the German specifics: the six-person rule, works-council-ready methodology documentation, German-language information letters, and EU data residency for payroll data. Check those four points before deciding.

**Do we need to wait for the German law?**
No. The reporting year 2026 is set by the Directive; the German law will add forms, the monitoring body and sanctions, not change the metrics. Waiting means losing the only year in which the data can still be prepared.

**Is the German works council allowed to see individual salaries?**
The works committee may inspect gross pay lists under § 80 (2) of the Works Constitution Act anyway. The pay report itself contains only aggregated figures; small groups are protected by the six-person rule.

## Gehaltsbänder aufbauen: Mit Stellenbewertung zu Gehaltstransparenz, die vor der Richtlinie besteht

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/gehaltsbaender-aufbauen-stellenbewertung-gehaltstransparenz · Stand: 27.08.2026

Viele mittelständische Unternehmen bezahlen „nach Marktwert und Verhandlung". Das war bequem, solange niemand nachfragte. Mit der Entgelttransparenzrichtlinie fragen drei Seiten gleichzeitig: Bewerber wollen vor dem Gespräch die Spanne wissen (Art. 5), Beschäftigte wollen die Kriterien für Entgelt und Entwicklung kennen (Art. 6), und der Bericht verlangt Vergleichsgruppen gleichwertiger Arbeit (Art. 9). Gehaltsbänder beantworten alle drei Fragen mit einer Struktur — deshalb sind sie das wirksamste Einzelinstrument für Gehaltstransparenz.

## Was ein Gehaltsband ist

Ein Gehaltsband ist die Spanne zwischen Mindest- und Höchstentgelt für eine Stufe im Bewertungssystem, etwa „Stufe 4: 46.000 bis 58.000 Euro Jahresgrundentgelt". Alle Tätigkeiten, die nach der Stellenbewertung in dieselbe Stufe fallen, teilen sich das Band. Innerhalb des Bands wird nach objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien differenziert: Erfahrung, Leistung, Zusatzqualifikation. Das Band ist damit zugleich die Vergleichsgruppe gleichwertiger Arbeit — was den Bericht erheblich vereinfacht.

## Sechs Schritte zum Bandsystem

**1. Tätigkeiten inventarisieren.** Alle Stellenbezeichnungen sammeln und bereinigen — im Mittelstand sind es meist 30 bis 80 verschiedene. Doppelte Bezeichnungen für dieselbe Arbeit zusammenführen, bloße Titelunterschiede („Sachbearbeiter" vs. „Kaufmännischer Mitarbeiter") auflösen.

**2. Analytisch bewerten.** Jede Tätigkeit nach den vier Kriterien der Richtlinie bewerten: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen. Ein Punktschema wie der GleichWertCheck des EG-Check (64 Punkte) macht das in Stunden statt Wochen; die Gewichtung der Kriterien darf das Unternehmen setzen, muss sie aber begründen und geschlechtsneutral anwenden. Entscheidend: soziale Kompetenzen und psychosoziale Belastungen — typisch in Pflege, Erziehung, Assistenz, Kundenkontakt — nicht unterbewerten (Art. 4 Abs. 4). Das Vorgehen im Beitrag [Gleichwertige Arbeit: Vergleichsgruppen bilden](gleichwertige-arbeit-vergleichsgruppen-bilden-art-4).

**3. Stufen schneiden.** Punktwerte in sechs bis zehn Stufen einteilen; Lohngleich nutzt acht Bänder à acht Punkte. Weniger Stufen bedeuten breitere Bänder und mehr Spielraum, mehr Stufen feinere Differenzierung und mehr Grenzfälle.

**4. Bandbreiten festlegen.** Üblich sind Bänder mit 20 bis 40 Prozent Spanne zwischen Minimum und Maximum (Mittelwert plus/minus 10 bis 20 Prozent), in Führungsstufen breiter. Benachbarte Bänder überlappen sich meist um 10 bis 20 Prozent, damit Beförderungen keinen Sprung erzwingen.

**5. Bestandsgehälter einordnen.** Jedes aktuelle Gehalt in sein Band legen. Drei Befunde sind normal: unter dem Band (Anhebung planen), im Band (nichts zu tun), über dem Band („Rotkreis"-Fälle: Besitzstand wahren, Entwicklung einfrieren, dokumentieren). Hier zeigt sich zum ersten Mal, wo das Entgeltgefälle innerhalb gleichwertiger Arbeit steckt — mit der [bereinigten Analyse](logib-deutschland-ampel-bereinigtes-gefaelle) lässt sich prüfen, ob die Abweichungen objektiv erklärbar sind.

**6. Kriterien und Bänder kommunizieren.** Art. 6 verlangt, dass die Kriterien für Entgelt und Entgeltentwicklung leicht zugänglich sind. Ein einseitiges Dokument — Stufen, Kriterien je Stufe, Faktoren für die Position im Band, Wege zur nächsten Stufe — erfüllt das. Bandgrenzen selbst müssen nicht veröffentlicht werden; die Einstiegsspanne je Ausschreibung schon ([Gehaltsspanne nennen](gehaltsspanne-stellenausschreibung-gehaltshistorie)).

## Beispiel: 180 Beschäftigte, Produktion und Verwaltung

| Band | Punkte | Beispieltätigkeiten | Jahresgrundentgelt |
|---|---|---|---|
| 2 | 9–16 | Produktionshelfer, Reinigung | 30.000–37.000 € |
| 3 | 17–24 | Maschinenbediener, Sachbearbeitung Einkauf | 35.000–44.000 € |
| 4 | 25–32 | Industriemechaniker, Buchhaltung, Personalsachbearbeitung | 41.000–52.000 € |
| 5 | 33–40 | Meister, IT-Administration, Controlling | 48.000–62.000 € |
| 6 | 41–48 | Teamleitung, Entwicklung, Personalreferat | 56.000–74.000 € |
| 7 | 49–56 | Abteilungsleitung, Vertriebsingenieur | 68.000–92.000 € |

Die Zahlen sind Illustration, nicht Marktdaten. Wichtig ist die Logik: Buchhaltung und Industriemechanik landen im selben Band, weil Fachkenntnis, Sorgfaltsverantwortung und Belastung in der Summe gleichwertig sind — obwohl die eine Tätigkeit überwiegend von Frauen, die andere von Männern ausgeübt wird. Genau diesen Vergleich verlangt die Richtlinie.

## Typische Fehler

- **Bänder aus den Bestandsgehältern ableiten.** Wer die heutigen Gehälter nimmt und Bänder drumherum zeichnet, zementiert bestehende Unterschiede. Die Bewertung muss von der Tätigkeit ausgehen, nicht vom Gehalt.
- **Marktdaten über die Bewertung stellen.** Marktwerte dürfen die Bandhöhe beeinflussen, nicht die Zuordnung: Wenn der Markt Entwickler höher bezahlt als Pflegekräfte, erklärt das ein Gefälle zwischen Bändern, nicht innerhalb eines Bands.
- **Verhandlungsergebnisse als Kriterium.** Das Bundesarbeitsgericht hat 2023 entschieden, dass besseres Verhandlungsgeschick keine Entgeltdifferenz rechtfertigt (8 AZR 450/21). Die Position im Band braucht einen objektiven Grund.
- **Bänder ohne Betriebsrat.** Ein Entlohnungsgrundsatz ist mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG); ohne Tarifbindung gehört der Betriebsrat an den Tisch — [wo Anhörung genügt und wo Mitbestimmung greift](betriebsrat-entgelttransparenz-mitbestimmung-anhoerung).

## Der Zusammenhang mit dem Bericht

Wer Bänder hat, liefert sie Lohngleich als Vergleichsgruppen mit — die Software übernimmt sie unverändert und rechnet Kennzahl g, die 5-Prozent-Prüfung und die Auskünfte darauf. Wer noch keine hat, bekommt aus der Tätigkeitsbewertung im Bericht einen ersten Entwurf: Anlage A listet jede Tätigkeit mit Punkten je Kriterium und Bandzuordnung — eine brauchbare Grundlage für den Workshop, in dem das Unternehmen sein eigenes Bandsystem beschließt.

## FAQ

**Müssen wir die Bänder veröffentlichen?**
Nein. Art. 6 verlangt zugängliche Kriterien, Art. 5 die Einstiegsspanne je Stelle. Die vollständige Bandtabelle bleibt intern; viele Unternehmen teilen sie mit dem Betriebsrat und auf Anfrage mit Beschäftigten.

**Was ist mit Beschäftigten über dem Band?**
Besitzstände bleiben; sie sind eine dokumentierte, objektive Erklärung im Sinne des Art. 10 — allerdings nur, wenn sie geschlechtsneutral verteilt sind. Sind überwiegend Männer „über Band", ist das ein Befund, kein Argument.

**Wie oft passt man Bänder an?**
Jährlich mit der Gehaltsrunde: Bandgrenzen inflations- oder marktbezogen verschieben, Zuordnungen nur bei geänderten Tätigkeiten. Änderungen dokumentieren — die Vierjahres-Rückschau des Berichts muss vergleichbar bleiben.

## Öffentlicher Dienst und öffentliche Arbeitgeber: Warum die Entgelttransparenzrichtlinie für sie schon gilt

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/oeffentliche-arbeitgeber-unmittelbare-wirkung · Stand: 27.08.2026

Am 7. Juni 2026 ist die Frist zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2023/970 abgelaufen — ohne deutsches Gesetz, bislang sogar ohne Referentenentwurf. Für die Privatwirtschaft bedeutet das eine Gnadenfrist. Für den öffentlichen Sektor bedeutet es das Gegenteil: Nach ständiger Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs können sich Einzelne gegenüber dem Staat und seinen Einrichtungen auf Richtlinienbestimmungen berufen, die inhaltlich unbedingt und hinreichend genau sind, sobald die Umsetzungsfrist verstrichen ist. Der Staat soll aus seiner eigenen Säumnis keinen Vorteil ziehen.

## Wen die unmittelbare Wirkung trifft

Der Begriff der staatlichen Stelle ist unionsrechtlich weit. Erfasst sind nicht nur Bund, Länder und Kommunen als Gebietskörperschaften, sondern auch Einrichtungen, die dem Staat oder seiner Aufsicht unterstehen oder mit besonderen Rechten ausgestattet sind — nach der EuGH-Rechtsprechung genügt es sogar, dass eine Einrichtung von einer staatlichen Stelle mit einer Aufgabe im öffentlichen Interesse betraut ist und dafür mit besonderen Befugnissen ausgestattet wurde. Praktisch heißt das:

- Behörden und Verwaltungen aller Ebenen, einschließlich Eigenbetrieben
- Hochschulen, Schulen in staatlicher Trägerschaft, Forschungseinrichtungen des öffentlichen Rechts
- Kommunale Unternehmen und Anstalten (Stadtwerke, Kliniken, Verkehrsbetriebe), jedenfalls soweit staatlich beherrscht
- Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts, etwa Sozialversicherungsträger und Rundfunkanstalten

Für Beamtinnen und Beamte gilt die Entgeltgleichheit ebenso wie für Tarifbeschäftigte — der unionsrechtliche Arbeitnehmerbegriff ist weit, und die Besoldung ist Entgelt im Sinne des Art. 157 AEUV.

## Welche Vorgaben unmittelbar wirken

Unmittelbar anwendbar sind die Bestimmungen, die ohne nationalen Ausgestaltungsspielraum vollziehbar sind. Dazu zählen insbesondere:

**Das Auskunftsrecht (Art. 7).** Beschäftigte können schriftlich Auskunft über ihr eigenes Entgelt und das nach Geschlecht aufgeschlüsselte Durchschnittsentgelt der Gruppe verlangen, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichtet — Antwortfrist zwei Monate. Die Systematik entspricht der im Beitrag [Auskunftsrecht nach Art. 7](auskunftsrecht-art-7-entgelttransparenz-so-antworten-sie) beschriebenen; der bisherige deutsche Auskunftsanspruch (§§ 10 ff. EntgTranspG, Betriebe über 200 Beschäftigte, Median statt Durchschnitt) bleibt daneben bestehen — Beschäftigte öffentlicher Arbeitgeber können sich auf die günstigere Richtlinienposition berufen.

**Transparenz vor der Einstellung (Art. 5).** Angabe des Einstiegsentgelts oder seiner Spanne vor dem Gespräch, Verbot der Frage nach der Gehaltshistorie, geschlechtsneutrale Ausschreibungen — im Detail im Beitrag [Gehaltsspanne und Gehaltshistorie](gehaltsspanne-stellenausschreibung-gehaltshistorie). Für Stellen mit Tarif- oder Besoldungsangabe („E 11 TVöD", „A 13") ist die Spanne faktisch schon heute Standard; zu prüfen sind die außertariflichen Positionen und die Formulare der Bewerbungsportale.

**Zugängliche Entgeltkriterien (Art. 6).** Die Kriterien für Entgelt und Entgeltentwicklung müssen leicht zugänglich sein — im tarifgebundenen Bereich weitgehend durch Entgeltordnungen erfüllt, offen meist bei Zulagenpraxis und übertariflichen Elementen.

Bei der **Berichtspflicht (Art. 9)** ist das Bild differenzierter: Kennzahlen, Schwellen und Termine sind bestimmt genug formuliert; zugleich fehlt mangels Umsetzung die Monitoringstelle, an die gemeldet würde ([Meldewege im Überblick](entgeltbericht-meldung-veroeffentlichung)). Seriös ist deshalb: Öffentliche Arbeitgeber ab 150 Beschäftigten sollten den ersten Bericht für das Berichtsjahr 2026 zum 7. Juni 2027 fertig haben — die Bereitstellung der gruppenbezogenen Angaben an Beschäftigte und Personalvertretung und die Bestätigungslogik des Art. 9 Abs. 6 funktionieren auch ohne Behörde.

## „Wir sind doch tarifgebunden — bei uns gibt es das Problem nicht"

Der häufigste Einwand im öffentlichen Sektor, und er trägt nur zur Hälfte. Tarifliche Entgeltordnungen sichern gleiche Tabellenentgelte für gleiche Eingruppierung — sie beantworten aber nicht die Fragen, die Richtlinie und Rechtsprechung stellen: Sind Frauen und Männer bei **gleichwertiger** Arbeit gleich **eingruppiert**? Wie verteilen sich die Geschlechter auf Stufen, Zulagen, Leistungsentgelte und Vorweggewährungen? Wie wirken Beschäftigungsumfang und Unterbrechungen auf den Stufenaufstieg ([Teilzeit im Bericht](teilzeit-gender-pay-gap-vzae))? Erfahrungsgemäß liegen die Auffälligkeiten im öffentlichen Dienst genau dort: bei außertariflichen Beschäftigten, bei Zulagen und Leistungsprämien, bei der Einstufungspraxis im Einstellungsvollzug. Der Bericht macht das erstmals flächig sichtbar — die Vergleichsgruppenbildung nach [Art. 4](gleichwertige-arbeit-vergleichsgruppen-bilden-art-4) kann dabei auf der Entgeltordnung aufsetzen.

## Was jetzt zu tun ist

1. **Auskunftsprozess scharf stellen.** Eingangskanal, Zuständigkeit, Zwei-Monats-Frist, Textbausteine, [Sechs-Personen-Schutz](datenschutz-entgeltanalyse-dsgvo) — Anfragen können seit Juni 2026 auf Richtlinienbasis eingehen.
2. **Einstellungsverfahren prüfen.** Spannenangabe für außertarifliche Stellen, Historienfragen aus Formularen und Leitfäden streichen, Personalvermittler vertraglich binden.
3. **Datenbasis und Probelauf.** Personal- und Entgeltdaten zusammenführen und die Kennzahlen einmal rechnen — als interner Probelauf mit Vorjahresdaten, wie im [Zeitplan](entgelttransparenz-zeitplan-2026-2027-vorbereitung) beschrieben. Der kostenlose [Schnellcheck](/schnellcheck) liefert die erste Standortbestimmung ohne Namen und ohne Konto.
4. **Personalvertretung einbinden.** An die Stelle der Betriebsverfassung treten die Personalvertretungsgesetze; die Logik — Methodikzugang, Beteiligung bei Bewertungsverfahren und beim Einsatz der Analysesoftware — bleibt dieselbe wie im Beitrag [Betriebsvereinbarung zur Analysesoftware](betriebsvereinbarung-entgeltanalyse-software), als Dienstvereinbarung.

## FAQ

**Können Beschäftigte die Richtlinie schon vor Gericht geltend machen?**
Gegenüber öffentlichen Arbeitgebern ja, soweit die Bestimmung unbedingt und hinreichend genau ist — das Auskunftsrecht ist der naheliegendste Fall. Gegenüber privaten Arbeitgebern wirkt die Richtlinie nicht unmittelbar; dort bleibt bis zum Gesetz das EntgTranspG 2017 maßgeblich, und nationale Gerichte legen bestehendes Recht richtlinienkonform aus.

**Haftet der Staat für die verspätete Umsetzung?**
Die unionsrechtliche Staatshaftung setzt einen hinreichend qualifizierten Verstoß und einen kausalen Schaden voraus — die überschrittene Umsetzungsfrist ist ihr klassischer Anwendungsfall. Für die Personalpraxis ist das weniger relevant als die schlichte Konsequenz: Die Pflichten kommen ohnehin; wer sie jetzt umsetzt, erspart sich Streit über Übergangsfragen.

**Gilt für kommunale GmbHs die unmittelbare Wirkung?**
Bei staatlich beherrschten Gesellschaften spricht nach der weiten EuGH-Linie viel dafür; die Einordnung ist einzelfallabhängig. Die pragmatische Antwort einer kommunalen Holding steht im Beitrag [Entgelttransparenz im Konzern](entgelttransparenz-konzern-gesellschaften): einheitliche Methodik für alle Gesellschaften, Berichte je Arbeitgeber — dann ist die Abgrenzungsfrage praktisch entschärft.

## Teilzeit im Entgeltbericht: Stundenentgelt, Vollzeitäquivalent und der Gap, der keiner ist

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/teilzeit-gender-pay-gap-vzae · Stand: 27.08.2026

In Deutschland arbeitet knapp die Hälfte der beschäftigten Frauen in Teilzeit, bei Männern ist es rund ein Achtel. Jede Entgeltanalyse, die diese Asymmetrie ignoriert, produziert Zahlen ohne Aussage: Vergleicht man rohe Jahresgehälter, „verdient" eine Halbtagskraft die Hälfte — nicht wegen ihres Stundensatzes, sondern wegen ihrer Stunden. Die Richtlinie (EU) 2023/970 hat dieses Problem gesehen und beantwortet es mit zwei Umrechnungen. Wer sie versteht, versteht den halben Bericht.

## Die zwei Umrechnungen

**Bruttostundenentgelt.** Art. 3 Abs. 1 lit. b definiert die Entgelthöhe als Bruttojahresentgelt **und** entsprechendes Bruttostundenentgelt. Das Stundenentgelt ist der teilzeitneutrale Maßstab: Gesamtentgelt des Jahres geteilt durch die Jahresstunden. Entscheidend ist dabei die Basis der Stunden — dazu gleich. Nach der Empfehlung der deutschen Expertenkommission werden die [Quartile](gender-pay-gap-berechnen-unbereinigt-bereinigt) nach dem Stundenentgelt gebildet, und auch das Gesamtgefälle wird auf Stundenbasis ausgewiesen.

**Vollzeitäquivalent (VZÄ).** Für Jahresbeträge wird das Entgelt hochgerechnet, als hätte die Person Vollzeit und das ganze Jahr gearbeitet: Gesamtentgelt mal (12 durch Beschäftigungsmonate) mal (betriebsübliche Vollzeitstunden durch individuelle Wochenstunden). Eine Kraft mit 20 von 40 Stunden und 30.000 € Jahresentgelt geht mit 60.000 € in die VZÄ-Betrachtung ein. So werden Jahresentgelte vergleichbar, ohne dass die Arbeitszeitverteilung das Ergebnis dominiert; die Kommission empfiehlt genau diese VZÄ-Basis, wenn auf Jahresentgelte berichtet wird.

Beide Wege führen bei einheitlicher betriebsüblicher Vollzeit zum selben prozentualen Gefälle. Der Bericht von Lohngleich weist beide aus — Stundenbasis und VZÄ-Jahresbasis — und rechnet jede Kennzahl teilzeitneutral.

## Vertragliche oder tatsächliche Arbeitszeit?

Die unscheinbarste Weichenstellung mit der größten Wirkung: Durch welche Stunden wird geteilt? Die Expertenkommission empfiehlt mehrheitlich die **vertraglich vereinbarte** Arbeitszeit — nicht die tatsächlich geleistete. Dafür sprechen drei Gründe. Die Vertragsstunden stehen in jedem Abrechnungssystem und sind revisionsfest; erfasste Ist-Stunden existieren für Gehaltsempfänger oft gar nicht. Bezahlte Überstunden würden sonst doppelt neutralisiert — sie stecken als [variabler Bestandteil](variable-verguetung-entgeltbericht) im Entgelt und würden zugleich den Nenner erhöhen. Und unbezahlte Mehrarbeit soll das Stundenentgelt gerade **nicht** schönen: Wer für 40 bezahlte Stunden 45 arbeitet, hat kein höheres Entgelt verdient, sondern ein verdecktes niedrigeres — das sichtbar bleibt, wenn durch 40 geteilt wird.

## Wo Teilzeit echte Gefälle erzeugt

Die Umrechnung neutralisiert die Arithmetik — nicht die Realität. Drei Mechanismen bleiben nach der Neutralisierung übrig und gehören zur Analyse:

**Zugang zu variabler Vergütung.** Wenn Prämienprogramme, Boni oder Funktionszulagen faktisch an Vollzeit oder Präsenz hängen, trifft das überwiegend Frauen. Sichtbar wird das in Kennzahl (e) — dem Anteil der Beschäftigten mit variablen Bestandteilen je Geschlecht — und im Gefälle der variablen Bestandteile.

**Aufstieg.** Teilzeit konzentriert sich in den unteren Entgeltvierteln, Führung in Vollzeit. Die [Quartilsverteilung](gender-pay-gap-berechnen-unbereinigt-bereinigt) zeigt dieses Muster unmittelbar: Ein hoher Frauenanteil im unteren und ein niedriger im oberen Viertel bei zugleich kleinem Gefälle innerhalb der Gruppen ist der klassische Befund „gleicher Lohn, ungleiche Chancen". Der Bericht macht ihn messbar; beheben lässt er sich nur über Besetzungen und Teilzeit-Führungsmodelle.

**Stufensteigerungen und Erfahrungsanrechnung.** Werden Dienstjahre in Teilzeit nur anteilig auf Erfahrungsstufen angerechnet, entsteht ein mittelbarer Nachteil, der vor dem Hintergrund der Rechtsprechung des EuGH nur trägt, soweit die längere Erfahrung die Anforderungen tatsächlich besser erfüllt. Solche Regelungen gehören auf den Prüfstand, bevor eine [Gruppe über 5 %](5-prozent-regel-gemeinsame-entgeltbewertung-art-10) sie zum Thema macht.

## Die häufigsten Praxisfehler

1. **Jahresgehälter ohne Umrechnung vergleichen.** Der Klassiker in selbstgebauten Tabellen; er erzeugt Scheingefälle von 20 % und mehr. Erkennbar daran, dass das „Gefälle" nahezu dem Teilzeitanteil der Frauen folgt.
2. **Unterjährige Ein- und Austritte vergessen.** Wer im September eingetreten ist, hat vier Monatsgehälter — ohne Hochrechnung auf zwölf Monate wirkt das wie ein Niedriglohn. Die VZÄ-Formel behandelt Beschäftigungsmonate ausdrücklich.
3. **Überstundenvergütung in den Stundensatz einrechnen und zugleich Ist-Stunden verwenden.** Doppelte Neutralisierung, siehe oben — konsistent ist: Entgelt inklusive Überstundenvergütung, geteilt durch Vertragsstunden.
4. **Geringfügig Beschäftigte stillschweigend weglassen.** Minijobber sind Arbeitnehmer und zählen zum Erfassungskreis; ihr Stundenentgelt ist über die Vertragsstunden genauso rechenbar. Ihr Ausschluss würde ausgerechnet eine überwiegend weibliche Gruppe unsichtbar machen.
5. **Elternzeit und ruhende Verhältnisse falsch behandeln.** Monate ohne Entgelt gehören nicht in den Hochrechnungsnenner; sonst entstehen künstlich niedrige Jahreswerte genau bei den Rückkehrerinnen. Bei der [gemeinsamen Entgeltbewertung nach Art. 10](5-prozent-regel-gemeinsame-entgeltbewertung-art-10) ist die Entgeltentwicklung nach Rückkehr aus Elternzeit sogar eigens auszuweisen.

Die Importlogik von Lohngleich rechnet Hochrechnung, Stundenentgelt und VZÄ automatisch aus Wochenarbeitszeit, betriebsüblicher Vollzeit und Beschäftigungsmonaten — die [Vorlage](/vorlage.xlsx) fragt genau diese Felder ab, und der [Schnellcheck](/schnellcheck) zeigt in zwei Minuten, wie die eigenen Zahlen teilzeitneutral aussehen.

## FAQ

**Unsere Standorte haben verschiedene Vollzeit-Wochenstunden (38,5 und 40). Was ist „betriebsüblich"?**
Die jeweils für die Person geltende Vollzeit — die 38,5-Stunden-Kraft wird auf 38,5 hochgerechnet, die 40-Stunden-Kraft auf 40. Deshalb erfasst die Vorlage die Vollzeit-Referenz je Person, nicht je Unternehmen.

**Zählt eine Teilzeitkraft im Quartil weniger?**
Nein. Die Quartile teilen die Beschäftigten nach ihrem Bruttostundenentgelt in vier gleich große Gruppen — jede Person zählt als eine Person, unabhängig vom Stundenumfang.

**Führt die VZÄ-Hochrechnung nicht zu Fantasiegehältern?**
Sie beantwortet eine andere Frage als die Gehaltsabrechnung: nicht „was wurde ausgezahlt", sondern „wie ist die Arbeit bewertet, auf gleiche Zeit normiert". Für Entgeltgleichheit ist das die richtige Frage — niemand soll besser abschneiden, nur weil seine Vergleichsgruppe mehr Stunden arbeitet.

## Die Betriebsvereinbarung zur Entgeltanalyse-Software: Warum sie sinnvoll ist und was hineingehört

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/betriebsvereinbarung-entgeltanalyse-software · Stand: 26.08.2026

Zwischen dem Beschluss „wir machen die Entgeltanalyse" und dem ersten Bericht steht in Betrieben mit Betriebsrat fast immer dieselbe Etappe: die Betriebsvereinbarung zur eingesetzten Software. Manche Projektleitung empfindet sie als Umweg. Das Gegenteil ist richtig — sauber aufgesetzt, ist sie der schnellste Weg, weil sie die eine Frage beantwortet, an der solche Projekte sonst hängen bleiben: Was passiert mit den Daten?

## Warum die Mitbestimmung greift

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu **geeignet** sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Auf die Absicht kommt es nach ständiger Rechtsprechung nicht an — die objektive Eignung genügt. Eine Software, die je Person Entgelt, Arbeitszeit und Tätigkeit verarbeitet, erfüllt das regelmäßig, auch wenn sie ausschließlich der Entgeltgleichheit dient.

Hinzu kommen zwei Nachbarrechte: Beim Entgeltsystem selbst — also den Kriterien der [Gruppenbildung](gleichwertige-arbeit-vergleichsgruppen-bilden-art-4) und Bewertung — besteht Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG, soweit kein Tarifvertrag die Sache regelt. Und beim Bericht nach Art. 9 verlangt die Richtlinie die Anhörung der Arbeitnehmervertretung vor der Bestätigung durch die Geschäftsleitung. Die vollständige Landkarte der Beteiligungsrechte zeichnet der Beitrag [Entgelttransparenz und Betriebsrat](betriebsrat-entgelttransparenz-mitbestimmung-anhoerung); hier geht es um das Werkzeug.

## Die acht Regelungspunkte

Eine gute Vereinbarung zur Analysesoftware ist kurz. Acht Punkte genügen:

1. **Zweck, abschließend.** Die Software dient ausschließlich der Herstellung von Entgeltgleichheit: Kennzahlen nach Art. 9, Vergleichsgruppen, Auskünfte nach Art. 7, Begründungen nach Art. 10. Das spiegelt zugleich die Zweckbindung des Art. 12 der Richtlinie.
2. **Verwertungsverbot.** Erkenntnisse aus der Software dürfen nicht für individuelle Maßnahmen gegen Beschäftigte verwendet werden — keine Leistungskontrolle, keine Verhaltensbewertung, keine personellen Einzelmaßnahmen. Dieser Satz ist der Kern; er nimmt der Nr.-6-Mitbestimmung ihren Anlass.
3. **Datenumfang, abschließend aufgezählt.** Personalnummer statt Name, Geschlecht, Arbeitszeit, Entgeltbestandteile, Tätigkeit, optional die Merkmale der bereinigten Analyse. Keine Namen, keine freien Textfelder mit Personenbezug — warum das genügt, zeigt der Beitrag [Entgeltanalyse und Datenschutz](datenschutz-entgeltanalyse-dsgvo).
4. **Zugriffe.** Wer im Unternehmen die Auswertungen sieht (typisch: HR-Leitung, Geschäftsführung), und dass der Betriebsrat die Ergebnisse und die Methodik erhält.
5. **Speicherung und Löschung.** Verschlüsselung, Serverstandort, feste Löschfrist für Rohdaten (etwa 90 Tage), Aufbewahrung nur aggregierter Ergebnisse für die [Vierjahres-Rückschau](entgeltbericht-meldung-veroeffentlichung).
6. **Auftragsverarbeitung.** Verweis auf den Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter; der Datenschutzbeauftragte wird beteiligt.
7. **Methodiktransparenz.** Die Berechnungsmethodik ist offengelegt und wird dem Betriebsrat ausgehändigt; Änderungen werden mitgeteilt. Bei Lohngleich ist die [Methodendokumentation](/methodik) öffentlich — der Betriebsrat kann jede Formel nachrechnen.
8. **Laufzeit und Kündigung.** Übliche Schlussbestimmungen; eine Erprobungsphase mit Auswertungsgespräch nach dem ersten Berichtslauf hat sich bewährt.

Ein vollständiges Muster mit genau dieser Struktur stellt Lohngleich kostenlos bereit: [Muster-Betriebsvereinbarung herunterladen](/static/muster-betriebsvereinbarung.txt). Es ist bewusst als Verhandlungsgrundlage formuliert, nicht als Diktat — Anpassung an die Gepflogenheiten des Hauses ist vorgesehen.

## Die typischen Streitfragen — und ihre Auflösung

**„Der Betriebsrat will die Einzeldaten sehen."** Nach § 80 Abs. 2 Satz 2 BetrVG hat der Betriebsausschuss ohnehin das Recht, in die Listen über Bruttolöhne und -gehälter Einblick zu nehmen — das Argument, die Analyse schaffe hier neue Begehrlichkeiten, verfängt nicht. Praktikabel ist die Trennung: Einblick in Bruttoentgeltlisten über den gesetzlichen Weg, aus der Analysesoftware die Ergebnisse, Gruppen und Methodik. So bleibt die Vereinbarung schlank.

**„Die KI-Bewertung ist eine Blackbox."** Berechtigter Einwand gegen jede Bewertung ohne Begründung — und lösbar durch Transparenzpflichten statt Technikverbote: Jede Tätigkeitsbewertung wird mit Punktwerten je Kriterium und schriftlicher Begründung ausgewiesen und ist durch den Arbeitgeber änderbar; Änderungen werden protokolliert. Genau so arbeitet Lohngleich — die Bewertung nach den vier Kriterien des Art. 4 steht mit Begründung in Anlage A des Berichts.

**„Erst die Vereinbarung, dann jede Datenverarbeitung."** Formal korrekt bei mitbestimmungspflichtigen Systemen — und ein Grund, die Vereinbarung früh zu terminieren statt spät. Der [Zeitplan bis Juni 2027](entgelttransparenz-zeitplan-2026-2027-vorbereitung) legt sie in den Herbst 2026. Für einen ersten anonymen Test ohne Echtdaten (etwa mit dem [Schnellcheck](/schnellcheck) und einer Beispieldatei) braucht es keine Vereinbarung.

## Ohne Betriebsrat?

In betriebsratslosen Unternehmen entfällt die Mitbestimmung, nicht aber der Datenschutz: Zweckbindung, Datenminimierung, Löschfristen und die Information der Beschäftigten gelten unverändert. Sinnvoll ist, die Punkte 1 bis 7 als interne Richtlinie zu dokumentieren — sie ist zugleich der Nachweis ordnungsgemäßer Verarbeitung und die Vorlage, falls später ein Betriebsrat gewählt wird oder das [Umsetzungsgesetz](entgelttransparenzrichtlinie-2027-pflichten-fristen) zusätzliche Dokumentation verlangt.

## FAQ

**Brauchen wir je Gesellschaft eine eigene Vereinbarung?**
Die Zuständigkeit richtet sich nach der Struktur der Vertretungen: örtliche Betriebsräte je Betrieb, Gesamtbetriebsrat bei unternehmenseinheitlichen Systemen, Konzernbetriebsrat bei konzernweiten. Eine konzernweit eingesetzte Analysesoftware spricht für eine Regelung auf der Ebene, die alle erfasst — Details im Beitrag [Entgelttransparenz im Konzern](entgelttransparenz-konzern-gesellschaften).

**Kann der Betriebsrat die Entgeltanalyse blockieren?**
Er kann bei der Software und beim Bewertungssystem mitbestimmen, nicht das Ob der gesetzlichen Pflichten verhindern — Bericht und Auskünfte schuldet der Arbeitgeber unabhängig vom Werkzeug. Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle. In der Praxis ist das die Ausnahme: Die Interessen laufen hier weitgehend parallel.

**Was kostet der Weg über die Einigungsstelle an Zeit?**
Mehrere Monate — genau die, die im Frühjahr 2027 fehlen würden. Die wirtschaftliche Antwort ist eine früh verhandelte, schlanke Vereinbarung auf Basis eines fairen Musters.

## Entgelttransparenz im Konzern: Je Gesellschaft berichten, gebündelt steuern

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/entgelttransparenz-konzern-gesellschaften · Stand: 26.08.2026

„Wir sind ein Unternehmen mit 800 Beschäftigten" — sagt die Kommunikationsabteilung. Das Gesellschaftsrecht sagt: vier GmbHs mit 320, 260, 130 und 90 Beschäftigten. Für die Entgelttransparenzrichtlinie zählt die zweite Sicht, und daraus folgt fast alles, was Konzerne bei der Umsetzung beachten müssen.

## Arbeitgeber ist die Gesellschaft

Die Pflichten der Richtlinie (EU) 2023/970 treffen den Arbeitgeber — die rechtliche Einheit, mit der die Arbeitsverträge bestehen. Im Beispiel oben heißt das:

| Gesellschaft | Beschäftigte | Erster Bericht | Rhythmus |
|---|---|---|---|
| Produktions-GmbH | 320 | 7. Juni 2027 | jährlich |
| Vertriebs-GmbH | 260 | 7. Juni 2027 | jährlich |
| Service-GmbH | 130 | 7. Juni 2031 | alle drei Jahre |
| Holding-GmbH | 90 | keine Berichtspflicht | — |

Vier Gesellschaften, drei verschiedene Regime — obwohl alle unter einer Marke auftreten. Die Schwellen im Einzelnen behandelt der Beitrag [100, 150, 250 Beschäftigte](entgelttransparenz-unternehmensgroessen-schwellen). Wichtig auch hier: Die größenunabhängigen Pflichten — [Auskunftsrecht](auskunftsrecht-art-7-entgelttransparenz-so-antworten-sie), [Transparenz bei der Einstellung](gehaltsspanne-stellenausschreibung-gehaltshistorie), objektive Entgeltkriterien — gelten in jeder der vier Gesellschaften, auch in der Holding.

## Was die Expertenkommission zulässt

Die deutsche Expertenkommission (Oktober 2025) hat für Konzerne zwei praxisrelevante Aussagen getroffen. Erstens: Ein Konzern darf die Berichte seiner Tochtergesellschaften **gebündelt vorlegen** — eine gemeinsame Einreichung, in der die Kennzahlen je Gesellschaft getrennt bleiben. Zweitens: **Getrennte Ausweise** nach Standort oder Bundesland, nach tariflichen und außertariflichen Beschäftigten oder nach Beschäftigungsstaat sind zulässig — zusätzlich zum Pflichtbericht der Gesellschaft, nicht an seiner Stelle.

Nicht vorgesehen ist das Umgekehrte: ein konsolidierter Konzernbericht, der die Belegschaften mehrerer Gesellschaften zu einem einzigen Kennzahlensatz verschmilzt und die Einzelberichte ersetzt. Die Vergleichsgruppen „gleichwertiger Arbeit" werden beim jeweiligen Arbeitgeber gebildet; ein Gefälle, das über Gesellschaften mit unterschiedlichen Vergütungssystemen gemittelt wird, ist methodisch nicht belastbar und rechtlich ohne Funktion. Deshalb weist auch die Konzernansicht von Lohngleich bewusst kein gesellschaftsübergreifendes Gesamtgefälle aus — sie stellt die Gesellschaften nebeneinander.

## Die vier Konzern-Sonderfälle

**Geteilte Führungskräfte und Doppelverträge.** Eine Geschäftsführerin mit Anstellungsvertrag bei der Holding und Organstellung in zwei Töchtern zählt dort, wo ihr Arbeitsverhältnis besteht. Wer echte Doppelarbeitsverhältnisse hat, erfasst die Person in jeder Gesellschaft mit dem dort gezahlten Entgelt und der dortigen Arbeitszeit.

**Matrixstrukturen.** Fachlich berichtet der Entwickler der Service-GmbH an den CTO der Produktions-GmbH — vertraglich bleibt er Beschäftigter der Service-GmbH und gehört in deren Bericht und Vergleichsgruppen. Die Matrix ist für die Gruppenbildung relevant (die Tätigkeit bewerten, nicht die Berichtslinie), nicht für die Zuordnung.

**Personalführende Gesellschaft und Arbeitnehmerüberlassung im Konzern.** Beschäftigt eine zentrale Gesellschaft das Personal und stellt es den Schwestern, zählen die Beschäftigten bei ihrem Vertragsarbeitgeber — der Personalgesellschaft, die damit schnell über die Schwellen rutscht, während die Einsatzgesellschaften klein wirken. Das Ergebnis kann unbeabsichtigt sein; wer solche Strukturen hat, sollte die Zahlen früh rechnen.

**Unterschiedliche Vergütungssysteme nach Zukäufen.** Nach einer Übernahme existieren oft zwei Gehaltslogiken nebeneinander — Alttarif und Neuvertrag. Innerhalb einer Gesellschaft landen beide Gruppen im selben Bericht, und Unterschiede innerhalb gleichwertiger Arbeit werden sichtbar. „Historisch gewachsen" ist keine [Begründung im Sinne des Art. 10](5-prozent-regel-gemeinsame-entgeltbewertung-art-10); zulässig können Besitzstände aus konkreten, dokumentierten Übergangsregeln sein. Die Harmonisierung sollte vor 2027 wenigstens begonnen sein.

## Konzernsteuerung: einheitliche Methodik, getrennte Berichte

Aus der Getrenntheit der Berichte folgt nicht, dass jede Gesellschaft ihr eigenes Verfahren erfinden soll — im Gegenteil. Drei Dinge gehören zentralisiert:

1. **Eine Methodik für alle.** Entgeltbestandteile ([Zuordnungstabelle](variable-verguetung-entgeltbericht)), Bewertungsverfahren für gleichwertige Arbeit, Umgang mit Sonderfällen — einmal definiert, in jeder Gesellschaft gleich angewandt. Das macht die Berichte vergleichbar und die [Anhörungen](betriebsrat-entgelttransparenz-mitbestimmung-anhoerung) effizient; bei konzernweitem Softwareeinsatz ist auch die [Betriebsvereinbarung](betriebsvereinbarung-entgeltanalyse-software) auf der passenden Ebene zu schließen.
2. **Ein Kalender für alle.** Die jährlich berichtenden Gesellschaften takten den Prozess; die Drei-Jahres-Gesellschaften laufen im selben Kalender mit, auch wenn sie seltener abgeben — die interne Jahresrechnung kostet mit stehender Methodik wenig und verhindert Überraschungen, siehe [Zeitplan](entgelttransparenz-zeitplan-2026-2027-vorbereitung).
3. **Ein Blick auf alles.** Die Steuerung braucht eine Übersicht: Welche Gesellschaft steht wo, welche Gruppen liegen über 5 %, wo laufen Begründungsfristen, wo fehlen Anhörung oder Bestätigung? In Lohngleich bündelt die Konzernansicht genau das — mehrere Gesellschaften unter einem Konto, je Berichtsjahr nebeneinander, mit Verlauf über die Jahre für die [Vierjahres-Rückschau](entgeltbericht-meldung-veroeffentlichung).

## FAQ

**Können wir kleine Gesellschaften freiwillig mitberichten?**
Ja — die Richtlinie lässt freiwillige Berichte unterhalb der Schwellen zu. Für die interne Steuerung ist das ohnehin sinnvoll: Auskunftsansprüche treffen auch die 90-Personen-Holding, und beantworten lassen sie sich nur mit gerechneten Gruppen.

**Zählt die Beschäftigtenzahl konzernweit für die Schwellen?**
Nach dem Richtlinienkonzept zählt der einzelne Arbeitgeber. Ob das deutsche Umsetzungsgesetz für verbundene Unternehmen Zurechnungsregeln schafft, bleibt abzuwarten; wer knapp unter einer Schwelle liegt, sollte beide Szenarien einplanen.

**Unsere Töchter sitzen in mehreren EU-Staaten. Gilt überall dasselbe?**
Die Richtlinie ja, die Umsetzung nein — Fristen im Detail, Meldeportale und Sanktionen regelt jeder Mitgliedstaat selbst, und einige waren schneller als Deutschland. Jede Gesellschaft berichtet nach dem Recht ihres Staates; die konzerneinheitliche Methodik nach dem Richtlinientext trägt in allen.

## Entgeltanalyse und Datenschutz: Pseudonymisierung, Sechs-Personen-Regel, Löschfristen

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/datenschutz-entgeltanalyse-dsgvo · Stand: 25.08.2026

Kaum ein Datenbestand im Unternehmen ist sensibler als die Gehaltsliste. Wer sie für den Entgeltbericht auswertet, bewegt sich zugleich in zwei Rechtsgebieten: Die Entgelttransparenzrichtlinie verlangt die Analyse, die Datenschutz-Grundverordnung setzt ihr den Rahmen. Beides passt gut zusammen — wenn einige Grundsätze von Beginn an eingehalten werden. Dieser Beitrag ordnet sie.

## Rechtsgrundlage und Zweckbindung

Entgeltdaten und das Geschlecht sind personenbezogene Daten, aber keine besonderen Kategorien im Sinne des Art. 9 DSGVO — die strengen Sonderregeln für Gesundheits- oder Religionsdaten greifen nicht. Als Rechtsgrundlage der Verarbeitung kommt nach Inkrafttreten des deutschen Umsetzungsgesetzes die rechtliche Verpflichtung in Betracht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO); bis dahin tragen die Beschäftigtendatenverarbeitung nach § 26 BDSG und das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) die vorbereitende Analyse — die Pflichten aus [Art. 7](auskunftsrecht-art-7-entgelttransparenz-so-antworten-sie) und dem Entgelttransparenzgesetz 2017 bestehen ohnehin schon.

Die Richtlinie selbst enthält in Art. 12 eine eigene Datenschutznorm mit einer klaren Zweckbindung: Daten, die für Auskünfte, Berichte oder die gemeinsame Entgeltbewertung erhoben werden, dürfen ausschließlich für die Durchsetzung der Entgeltgleichheit verwendet werden. Eine Zweitverwertung — etwa für Leistungsbeurteilungen oder Kündigungsentscheidungen — ist gesperrt. Das gehört ausdrücklich in die interne Dokumentation und in jede Vereinbarung mit Dienstleistern.

## Datenminimierung: Namen braucht die Analyse nicht

Der wirksamste Datenschutz ist der Verzicht auf Daten. Für sämtliche Kennzahlen des Art. 9 genügt je beschäftigter Person: eine Personalnummer oder ein Pseudonym, das Geschlecht, die vertragliche Arbeitszeit, die Entgeltbestandteile des Berichtsjahres und die Tätigkeit beziehungsweise Vergleichsgruppe — für die [bereinigte Analyse](logib-deutschland-ampel-bereinigtes-gefaelle) zusätzlich Geburtsjahr, Eintrittsdatum, Ausbildung und Ebene. Name, Adresse, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer: alles entbehrlich.

Das ist mehr als eine Formalie. Pseudonymisierte Daten bleiben zwar personenbezogen (der Arbeitgeber kann die Personalnummer auflösen), aber das Risiko jeder Übertragung und jeder Auswertung sinkt erheblich — und die Hemmschwelle im Haus ebenso: Eine Tabelle ohne Namen kann die Lohnbuchhaltung leichter herausgeben, der Betriebsrat leichter prüfen, ein Werkzeug leichter verarbeiten. Lohngleich nimmt aus diesem Grund grundsätzlich keine Namen an; die Importvorlage enthält schlicht kein Namensfeld.

## Kleine Gruppen: die Sechs-Personen-Regel

Aggregierte Kennzahlen können Personenbezug zurückgewinnen, wenn die Gruppe klein ist: Das „Durchschnittsentgelt der weiblichen Führungskräfte" ist bei genau einer weiblichen Führungskraft ihr Gehalt. Das deutsche Recht kennt dafür seit 2017 einen handfesten Maßstab: § 12 Abs. 3 EntgTranspG lässt die Auskunft über Vergleichsentgelte nur zu, wenn die Vergleichsgruppe mindestens sechs Beschäftigte des jeweiligen Geschlechts umfasst.

Für die Praxis heißt das: In Auskünften nach Art. 7 werden Durchschnittswerte nur ausgewiesen, wenn beide Geschlechter mit mindestens sechs Personen vertreten sind. Im Bericht selbst werden kleine Gruppen gerechnet, aber gekennzeichnet — ihre Werte sind statistisch ohnehin kaum belastbar. Und in der internen Kommunikation der Ergebnisse (Präsentationen, Aushänge) gehören Kennzahlen kleiner Gruppen nicht in die Fläche. Lohngleich markiert kleine Gruppen automatisch und lässt sie in Auskunftstexten weg.

## Speicherung, Löschung, Übermittlung

Drei Betriebsfragen entscheiden über das reale Schutzniveau:

**Wo liegen die Daten?** Für Lohndaten deutscher Beschäftigter ist die Verarbeitung auf Servern in Deutschland oder der EU der Normalfall, der keine Drittlandsprüfungen nach sich zieht. Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung ist Stand der Technik und bei diesem Datenbestand schlicht Pflicht (Art. 32 DSGVO).

**Wie lange?** Die Rohdaten der Analyse werden nicht ewig gebraucht: Nach der Berechnung genügen die aggregierten Kennzahlen für Bericht und Kommunikation. Eine feste Löschfrist für die Personendaten — bei Lohngleich 90 Tage, auf Wunsch sofort — setzt die Speicherbegrenzung um. Aufzubewahren sind dagegen die **Ergebnisse**: Art. 9 Abs. 9 verlangt auf Anfrage die Berichte der vier Vorjahre, und [Begründungen nach Art. 10](5-prozent-regel-gemeinsame-entgeltbewertung-art-10) müssen über die Sechs-Monats-Frist hinaus nachweisbar bleiben. Kennzahlen ohne Personenbezug dürfen bleiben; Einzeldaten gehen.

**Wer verarbeitet?** Wird ein externes Werkzeug oder ein Lohnbüro eingeschaltet, liegt eine Auftragsverarbeitung vor — ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist Pflicht, mit den üblichen Garantien zu Weisungsbindung, Unterauftragnehmern, Löschung und Kontrollrechten. Bei Lohngleich ist der Auftragsverarbeitungsvertrag Bestandteil der AGB; ein separates Papier ist nicht nötig.

Eine **Datenschutz-Folgenabschätzung** (Art. 35 DSGVO) ist für die systematische Auswertung von Vergütungsdaten größerer Belegschaften die vorsichtige und meist richtige Wahl. Sie ist keine Hürde, sondern eine strukturierte Dokumentation von Zweck, Rechtsgrundlage, Risiken und Abhilfen — das meiste davon entsteht bei sauberer Projektplanung ohnehin. Eine auf den Einsatz von Lohngleich zugeschnittene, vorausgefüllte Vorlage können Sie kostenlos herunterladen: [DSFA-Vorlage](/static/dsfa-vorlage.txt).

## Die Rolle des Betriebsrats

Der Betriebsrat ist beim Thema doppelt beteiligt: Er hat nach § 80 Abs. 2 BetrVG Einblick in die Bruttoentgeltlisten, und der Einsatz einer Analysesoftware, die Beschäftigtendaten verarbeitet, unterliegt regelmäßig der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Der bewährte Rahmen dafür ist eine Betriebsvereinbarung, die Zweck, Datenumfang, Zugriffe, Löschfristen und den Ausschluss von Verhaltenskontrolle festschreibt — Details und ein Muster im Beitrag [Die Betriebsvereinbarung zur Entgeltanalyse-Software](betriebsvereinbarung-entgeltanalyse-software). Richtig aufgesetzt, ist der Datenschutz hier kein Konfliktfeld, sondern die gemeinsame Basis: Auch der Betriebsrat will die Analyse — auf sauberen Daten, ohne Namen, mit klaren Regeln.

## FAQ

**Dürfen wir das Geschlecht überhaupt erfassen?**
Ja — für die Zwecke der Entgeltgleichheit ist es sogar erforderlich; ohne Geschlechtsangabe gibt es keine der Kennzahlen. Art. 3 Abs. 3 der Richtlinie stellt zugleich klar, dass keine weiteren Diskriminierungsmerkmale erhoben werden müssen. Beschäftigte mit der Angabe „divers" werden in Kopfzahlen und Quartilen geführt, im binären Frauen-Männer-Gefälle rechnerisch nicht.

**Muss jede beschäftigte Person einwilligen?**
Nein. Die Verarbeitung stützt sich auf gesetzliche Grundlagen, nicht auf Einwilligungen — die im Beschäftigungsverhältnis ohnehin selten freiwillig wären. Transparenz gehört trotzdem dazu: Die Informationspflichten nach Art. 13/14 DSGVO deckt ein Absatz in den Datenschutzhinweisen für Beschäftigte ab.

**Was ist mit dem Steuerberater, der die Lohndaten liefert?**
Der Export aus dem Lohnsystem an den eigenen Arbeitgeber ist unproblematisch — es sind dessen Daten. Achten Sie auf den Übertragungsweg: verschlüsselte Übermittlung statt unverschlüsselter E-Mail-Anhänge, und auf das Format ohne Namen, siehe [Lohndaten exportieren](lohndaten-fuer-entgeltbericht-exportieren-datev-personio).

## An wen geht der Entgeltbericht? Monitoringstelle, Beschäftigte, Öffentlichkeit

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/entgeltbericht-meldung-veroeffentlichung · Stand: 25.08.2026

Wenn die sieben Kennzahlen gerechnet sind, beginnt der Teil, der in vielen Projektplänen fehlt: die Verteilung. Die Richtlinie (EU) 2023/970 legt in Art. 9 nicht nur fest, was zu berechnen ist, sondern auch, welche Angabe an wen geht — und die Empfängerkreise unterscheiden sich je Kennzahl. Wer das erst im Mai 2027 sortiert, verliert die letzten Wochen vor dem Stichtag an Verfahrensfragen.

## Die vier Empfängerkreise

**1. Die Überwachungsstelle.** Der vollständige Kennzahlensatz — die Angaben nach Art. 9 Abs. 1 lit. a bis g — geht an die Behörde, die der Mitgliedstaat benennt. Deutschland hat diese Monitoringstelle noch nicht eingerichtet; die Expertenkommission empfiehlt ein digitales Meldeportal nach dem Vorbild von ELSTER mit Plausibilitätsprüfungen und Schnittstellen zu gängigen Lohnsystemen. Bis das Umsetzungsgesetz Zuständigkeit und Format festlegt, gilt: Die Kennzahlen selbst stehen im Richtlinientext fest — wer sie strukturiert vorliegen hat (als Datensatz, nicht nur als PDF), setzt jedes künftige Meldeformat kurzfristig um.

**2. Beschäftigte und Arbeitnehmervertretung.** Die gruppenbezogene Kennzahl — das Entgeltgefälle je Gruppe gleichwertiger Arbeit, aufgeschlüsselt nach Grundentgelt und variablen Bestandteilen (lit. g) — ist allen Beschäftigten und der Arbeitnehmervertretung bereitzustellen (Art. 9 Abs. 9). Das ist die brisanteste Zahl des gesamten Berichts, denn sie zeigt Unterschiede innerhalb gleichwertiger Arbeit. Auf sie folgt das Erläuterungsrecht: Beschäftigte und Betriebsrat können Aufklärung zu den Zahlen verlangen, und der Arbeitgeber muss nach Art. 9 Abs. 10 unbegründete Unterschiede beheben — die Brücke zur [5-Prozent-Systematik des Art. 10](5-prozent-regel-gemeinsame-entgeltbewertung-art-10).

**3. Die Öffentlichkeit — freiwillig.** Die Kennzahlen a bis f darf der Arbeitgeber veröffentlichen, etwa auf der eigenen Website (Art. 9 Abs. 7); die gruppenbezogene Kennzahl g gehört nicht in die Öffentlichkeit. Ob Veröffentlichung klug ist, ist eine Kommunikationsentscheidung: Ein gutes Ergebnis ist ein Argument im Arbeitsmarkt, ein schlechtes ohne Einordnung ein Risiko. Wer veröffentlicht, sollte die Lesart mitliefern — insbesondere den Unterschied zwischen unbereinigtem und [bereinigtem Gefälle](gender-pay-gap-berechnen-unbereinigt-bereinigt).

**4. Die Rückschau.** Auf Anfrage sind die Berichte beziehungsweise Angaben der vier vorangegangenen Jahre bereitzustellen, soweit vorhanden (Art. 9 Abs. 9). Das macht den Bericht zur Zeitreihe: Ergebnisse müssen über Jahre auffindbar, konsistent und methodisch vergleichbar bleiben. Eine Verlaufsdarstellung je Gesellschaft — wie sie Lohngleich in der Konzernansicht führt — deckt diese Anfrage mit einem Klick; zur Mehrgesellschafts-Lage der Beitrag [Entgelttransparenz im Konzern](entgelttransparenz-konzern-gesellschaften).

## Vor der Abgabe: Anhörung und Bestätigung

Der Verteilung vorgelagert ist das Verfahren des Art. 9 Abs. 6: Die Geschäftsleitung bestätigt die Richtigkeit der Angaben, nachdem die Arbeitnehmervertretung angehört wurde; die Vertretung erhält Zugang zur angewandten Methodik. Beides gehört dokumentiert — Datum der Anhörung, Datum der Bestätigung, ausgehändigte Methodikunterlagen. Der Bericht von Lohngleich enthält dafür einen Unterschriftenblock und hält beide Daten in der Auswertung fest; welche Beteiligungsrechte darüber hinaus bestehen, ordnet der Beitrag [Entgelttransparenz und Betriebsrat](betriebsrat-entgelttransparenz-mitbestimmung-anhoerung).

Die Expertenkommission empfiehlt für den Bericht Textform (§ 126b BGB) und ein digitales Verfahren — ein unterschriebenes PDF plus strukturierter Datensatz erfüllt beides.

## Übersicht: Welche Kennzahl an wen

| Angabe (Art. 9 Abs. 1) | Überwachungsstelle | Beschäftigte/Vertretung | Veröffentlichung |
|---|---|---|---|
| a) Entgeltgefälle gesamt | ja | über Abs. 7/Veröffentlichung bzw. Anfrage | zulässig |
| b) Gefälle variable Bestandteile | ja | dito | zulässig |
| c) Median-Gefälle | ja | dito | zulässig |
| d) Median-Gefälle variabel | ja | dito | zulässig |
| e) Anteil mit variablen Bestandteilen | ja | dito | zulässig |
| f) Quartilsverteilung | ja | dito | zulässig |
| g) Gefälle je Vergleichsgruppe | ja | **aktiv bereitzustellen** | nein |

## Was Deutschland noch festlegen muss

Offen sind beim Stand von heute vor allem Verfahrensfragen: welche Behörde die Monitoringstelle wird, in welchem Portal und Format gemeldet wird, ob es amtliche Berichtsvorlagen gibt und wie die Veröffentlichungspraxis flankiert wird. Nicht offen sind die Kennzahlen, die Fristen, das Berichtsjahr und die Empfängerlogik — sie stehen im Richtlinientext. Die praktische Konsequenz für 2026/2027 beschreibt der [Zeitplan-Beitrag](entgelttransparenz-zeitplan-2026-2027-vorbereitung): Substanz jetzt aufbauen, Verfahrensdetails nachziehen, sobald das Gesetz sie liefert. Lohngleich hält die Kennzahlen als strukturierten Datensatz (Excel-Anhang) und als unterschriftsreifes PDF bereit — welches Format die Monitoringstelle auch verlangt, die Zahlen sind meldefertig.

## FAQ

**Müssen wir den Bericht auf die Website stellen?**
Nein. Die Veröffentlichung der Kennzahlen a bis f ist ausdrücklich freiwillig. Verpflichtend sind die Meldung an die künftige Überwachungsstelle und die aktive Bereitstellung der Gruppenkennzahl g an Beschäftigte und Vertretung.

**Bekommen Beschäftigte den kompletten Bericht?**
Anspruch besteht auf die gruppenbezogenen Angaben nach Abs. 9 und auf Erläuterungen nach Abs. 10 — nicht zwingend auf das gesamte Berichtsdokument. Viele Arbeitgeber werden praktisch den Gesamtbericht teilen; entscheidend ist, dass kleine Gruppen geschützt bleiben ([Sechs-Personen-Regel](datenschutz-entgeltanalyse-dsgvo)).

**Was, wenn 2027 noch keine Monitoringstelle existiert?**
Dann läuft die Meldung ins Leere, bis der Staat sie einrichtet — die übrigen Pflichten bleiben davon unberührt: Anhörung, Bestätigung, Bereitstellung an die Belegschaft und die Behebungspflicht bei unbegründeten Unterschieden hängen nicht an der Behörde. Wer den Stichtag mit fertigem Bericht erreicht, ist in jeder Variante auf der sicheren Seite.

## Gehaltsspanne nennen, Gehaltshistorie tabu: Was Art. 5 für Einstellungen verlangt

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/gehaltsspanne-stellenausschreibung-gehaltshistorie · Stand: 24.08.2026

Entgeltungleichheit entsteht selten erst bei der Beförderung — sie beginnt oft am ersten Tag, mit dem Einstiegsgehalt. Wer sein letztes Gehalt offenlegen muss und aus einer schlechter bezahlten Position kommt, schleppt den Rückstand in jede neue Verhandlung. Genau an dieser Stelle setzt Art. 5 der Richtlinie (EU) 2023/970 an — mit zwei Regeln, die jede Einstellung betreffen, unabhängig von der Unternehmensgröße.

## Die zwei Regeln

**Erstens: Transparenz vor dem Gespräch.** Bewerberinnen und Bewerber haben das Recht, vom künftigen Arbeitgeber das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne für die ausgeschriebene Stelle zu erfahren — und zwar so rechtzeitig, dass eine informierte Verhandlung möglich ist, also vor dem Vorstellungsgespräch. Die Information kann in der Stellenanzeige stehen oder den Eingeladenen vorab mitgeteilt werden; sie darf nicht erst auf Nachfrage im Gespräch kommen. Grundlage der Angabe sollen objektive, geschlechtsneutrale Kriterien sein.

**Zweitens: Verbot der Gehaltshistorie.** Der Arbeitgeber darf Bewerberinnen und Bewerber nicht nach ihrer Entgeltentwicklung in früheren Beschäftigungsverhältnissen fragen — weder im Formular noch im Gespräch, auch nicht über Personalvermittler. Das bisherige Gehalt ist als Anker für das neue Angebot gesperrt.

Dazu kommt eine dritte, oft übersehene Anforderung: Stellenausschreibungen und Stellenbezeichnungen müssen geschlechtsneutral sein, und Einstellungsverfahren dürfen nicht diskriminierend geführt werden.

## Für wen und ab wann

Art. 5 kennt keine Beschäftigtenschwelle — er gilt für Arbeitgeber jeder Größe, vom Zehn-Personen-Betrieb bis zum Konzern; die Staffelung nach Größe betrifft nur die Berichtspflicht, siehe [Welche Schwelle welche Pflicht auslöst](entgelttransparenz-unternehmensgroessen-schwellen). Die Umsetzungsfrist der Richtlinie ist am 7. Juni 2026 abgelaufen. Für öffentliche Arbeitgeber wirken die hinreichend bestimmten Vorgaben seitdem unmittelbar ([Einzelheiten hier](oeffentliche-arbeitgeber-unmittelbare-wirkung)); private Arbeitgeber bindet erst das deutsche Umsetzungsgesetz. Klug ist die Umstellung trotzdem jetzt: Sie ist mit wenigen Wochen Vorlauf erledigt, signalisiert Bewerbern Professionalität — und niemand möchte seine Ausschreibungspraxis in dem Moment umbauen, in dem das Gesetz in Kraft tritt und alle hinschauen.

## Was eine brauchbare Spanne ist

Die Richtlinie verlangt das Einstiegsentgelt „oder dessen Spanne" — sie beziffert keine höchstzulässige Breite. Eine Spanne, die faktisch nichts aussagt („40.000 bis 90.000 €"), verfehlt aber den Zweck der informierten Verhandlung und wäre angreifbar. Praktikabel sind Spannen, die das realistische Einstiegsband der konkreten Stelle abbilden, in der Größenordnung von 10 bis 20 Prozent um den Zielwert. Drei Grundsätze haben sich bewährt:

- **Aus dem System ableiten, nicht je Anzeige erfinden.** Wer Gehaltsbänder je Funktionsstufe hat, nimmt das Band der Stufe. Wer keine hat, braucht sie ohnehin — spätestens für die Kriterien der Entgeltfestlegung nach Art. 6 und die [Vergleichsgruppen des Berichts](gleichwertige-arbeit-vergleichsgruppen-bilden-art-4).
- **Gesamtpaket klären.** Die Spanne bezieht sich auf das Entgelt; variable Bestandteile und Zusatzleistungen sollten benannt werden, damit die Angabe nicht irreführt ([was alles Entgelt ist](variable-verguetung-entgeltbericht)).
- **Konsistenz sichern.** Die genannte Spanne muss zu den Bestandsgehältern der Vergleichsgruppe passen. Eine Ausschreibung über dem Band der vorhandenen Beschäftigten schafft genau die Unterschiede, die später im Bericht auffallen und nach Art. 10 begründet werden müssen.

## Interviews und Prozesse umstellen

Die Verbotsnorm zur Gehaltshistorie erfordert mehr als das Streichen einer Frage. Prüfen Sie vier Stellen:

1. **Bewerbungsformulare und Karriereseiten** — Pflichtfelder „aktuelles Gehalt" oder „Gehaltsvorstellung auf Basis Ihres jetzigen Gehalts" entfernen. Die Frage nach der **Gehaltsvorstellung** für die neue Stelle bleibt zulässig; verboten ist der Blick zurück.
2. **Interviewleitfäden und Schulung** — Führungskräfte fragen die Historie oft beiläufig („Wo liegen Sie denn aktuell?"). Ein Satz im Leitfaden und eine kurze Schulung beugen vor; auch die Dokumentation der Gespräche sollte keine Historienangaben enthalten.
3. **Personalvermittler und Headhunter** — Was der Arbeitgeber nicht fragen darf, darf er sich nicht über Dritte beschaffen. Verträge mit Vermittlern um eine entsprechende Klausel ergänzen.
4. **Freiwillige Angaben** — Nennt eine Bewerberin ihr bisheriges Gehalt von sich aus, löst das kein Verbot aus; als Grundlage der Angebotskalkulation taugt es trotzdem nicht. Das Angebot sollte sich aus dem Band der Stelle begründen, nicht aus der Historie — nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist auch „besseres Verhandlungsgeschick" keine zulässige Rechtfertigung für Entgeltunterschiede (BAG, 16.02.2023, 8 AZR 450/21).

## Der Zusammenhang mit dem Bericht

Art. 5 wirkt auf den ersten Blick wie ein reines Recruiting-Thema. Tatsächlich ist er der vordere Teil derselben Systematik, deren hinteren Teil die Berichtspflicht bildet: Objektive Kriterien für das Entgelt (Art. 4), transparente Einstiegsgehälter (Art. 5), zugängliche Kriterien für Entgeltentwicklung (Art. 6), Auskunftsrechte (Art. 7), Bericht (Art. 9). Unternehmen, die ihre Bänder und Vergleichsgruppen für den Bericht 2027 aufbauen, bekommen die Art.-5-Spannen als Nebenprodukt — und umgekehrt zwingt Art. 5 zu genau der Systematik, die den [Bericht](entgelttransparenzrichtlinie-2027-pflichten-fristen) trägt. Es lohnt sich, beides als ein Projekt zu behandeln.

## FAQ

**Muss die Spanne in die Stellenanzeige?**
Nein. Die Richtlinie verlangt die Information vor dem Gespräch, nicht zwingend in der Anzeige — Mitteilung mit der Einladung genügt. Praktisch spricht viel für die Anzeige: ein Kommunikationsschritt weniger, bessere Bewerberresonanz, und einige Umsetzungsgesetze in anderen Mitgliedstaaten schreiben die Anzeige vor.

**Gilt das auch für interne Stellenbesetzungen?**
Die Transparenzpflicht des Art. 5 zielt auf Bewerberinnen und Bewerber vor Begründung des Arbeitsverhältnisses. Für Bestandsbeschäftigte greifen Art. 6 (Kriterien für Entgelt und Entwicklung) und Art. 7 (Auskunft). Einheitliche Spannen für interne wie externe Besetzungen sind gleichwohl der sauberste Weg — unterschiedliche Maßstäbe wären schwer zu erklären.

**Was droht bei Verstößen?**
Die Richtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten zu wirksamen, verhältnismäßigen und abschreckenden Sanktionen einschließlich Geldbußen; die Ausgestaltung übernimmt das Umsetzungsgesetz. Unabhängig davon verschiebt die Richtlinie die Beweislast zugunsten der Beschäftigten — zu den Risiken insgesamt der Beitrag [Sanktionen und Beweislast](entgelttransparenz-sanktionen-beweislast-risiken).

## Boni, Zulagen, Sachbezüge: Was als variabler Bestandteil in den Entgeltbericht gehört

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/variable-verguetung-entgeltbericht · Stand: 24.08.2026

Beim Grundgehalt sind die Unterschiede zwischen Frauen und Männern oft moderat. Bei Boni, Provisionen und Zulagen nicht: Variable Vergütung ist in der Praxis der größte Treiber des Entgeltgefälles — weil sie verhandelt wird, weil sie an Positionen mit ungleicher Besetzung hängt, weil sie seltener systematisch geregelt ist. Die Richtlinie (EU) 2023/970 nimmt genau das ins Visier: Von den sieben Kennzahlen des Art. 9 Abs. 1 betreffen zwei ausschließlich die „ergänzenden oder variablen Bestandteile" (lit. b und d), eine dritte den Anteil der Beschäftigten, die solche Bestandteile erhalten (lit. e). Wer seine Lohnarten nicht sauber zuordnet, bekommt diese Kennzahlen falsch.

## Der Entgeltbegriff der Richtlinie

Art. 3 Abs. 1 fasst „Entgelt" weit: Grund- oder Mindestlohn und -gehalt sowie alle sonstigen Vergütungen, die Beschäftigte unmittelbar oder mittelbar in bar oder als Sachleistung erhalten. Die Erwägungsgründe zählen beispielhaft auf: Boni, Überstundenvergütung, Fahrt-, Wohnungs- und Essenszulagen, Vergütung für Schulungsteilnahme, Betriebsrenten. „Ergänzende oder variable Bestandteile" sind alle Vergütungen, die über das Grundentgelt hinausgehen.

Die deutsche Expertenkommission (Bericht vom Oktober 2025) hat den Begriff praxistauglich zugespitzt: Maßgeblich ist das **Ist-Entgelt** — was im Berichtszeitraum tatsächlich gezahlt wurde, nicht was vertraglich vereinbart wäre. Variabel ist danach schlicht alles, was nicht monatliches Grundentgelt ist. Bestandteile ohne Bezug zur Arbeitsleistung, allen voran Abfindungen, bleiben außen vor; ebenso reine Auslagenerstattungen.

## Die Zuordnung in der Praxis

| Lohnart | Zuordnung | Anmerkung |
|---|---|---|
| Monatsgehalt, Stundenlohn | Grundentgelt | Bei Stundenlohn: Satz mal bezahlte Stunden |
| Urlaubs- und Weihnachtsgeld, 13. Gehalt | variabel/ergänzend | Sonderzahlung, kein monatliches Grundentgelt |
| Boni, Prämien, Tantiemen, Provisionen | variabel/ergänzend | Der klassische Fall |
| Schicht-, Nacht-, Sonntags-, Erschwerniszulagen | variabel/ergänzend | Auch wenn sie regelmäßig anfallen |
| Überstundenvergütung | variabel/ergänzend | Die zugrunde liegenden Stunden gehören nicht in die vertragliche Arbeitszeit fürs Stundenentgelt |
| Sachbezüge (Dienstwagen, Jobticket, Essenszuschuss) | variabel/ergänzend | Mit dem steuerlichen Sachbezugswert ansetzen |
| Vermögenswirksame Leistungen, Zuschüsse | variabel/ergänzend | Vergütungscharakter |
| Abfindungen | außen vor | Kein Entgelt für geleistete Arbeit |
| Reisekosten, Auslagenersatz | außen vor | Kein Vergütungscharakter |

Die Kommission diskutiert Erleichterungen — etwa eine Bagatellgrenze für Sachbezüge und die Möglichkeit, freiwillige Wahlleistungen und Leistungen Dritter (Aktienoptionen der Konzernmutter) auszunehmen. Bis das deutsche Gesetz das festlegt, gilt: lieber einbeziehen und dokumentieren als stillschweigend weglassen. Die Zuordnung jeder Lohnart ist eine Einmalarbeit; sie gehört schriftlich in die Methodikdokumentation, zu der der Betriebsrat Zugang erhält.

## Warum „unter Empfängern" gerechnet wird

Ein Rechenbeispiel zeigt die Tücke der Kennzahl (b). Angenommen, 40 % der Männer und 20 % der Frauen erhalten einen Bonus, und wer ihn erhält, bekommt im Schnitt gleich viel. Rechnet man das Bonus-Gefälle über alle Beschäftigten, erscheint ein Gefälle von 50 % — obwohl die Bonushöhe gleich ist; der Unterschied liegt im Zugang. Rechnet man nur unter den Empfängern, ist das Gefälle null — und der Zugangsunterschied verschwindet aus der Zahl.

Deshalb gehören beide Perspektiven in den Bericht: das Gefälle der variablen Bestandteile **unter den Empfängern** (so die verbreitete Berichtspraxis, etwa in Großbritannien und Irland) und der **Anteil der Empfänger je Geschlecht** (Kennzahl e), der den Zugang misst. Lohngleich weist beides aus, zusätzlich das Gefälle über alle Beschäftigten. Erst die Kombination beantwortet die beiden getrennten Fragen: Wer bekommt überhaupt variable Vergütung — und wie viel?

## Typische Befunde und was sie bedeuten

**Großes Bonus-Gefälle bei kleinem Grundentgelt-Gefälle.** Häufigstes Muster. Ursachen sind meist die Verteilung über Hierarchieebenen (Boni konzentrieren sich oben, oben sitzen mehr Männer) und individuell verhandelte Zielprämien. In der Gruppenbetrachtung nach Art. 9 Abs. 1 lit. g wird je Vergleichsgruppe getrennt nach Grundentgelt und variablen Bestandteilen ausgewiesen — dort zeigt sich, ob das Gefälle innerhalb gleichwertiger Arbeit besteht oder ein Struktureffekt ist.

**Zulagen als versteckter Treiber.** Schicht- und Erschwerniszulagen fließen überproportional in männerdominierte Tätigkeiten. Das ist erklärbar und zulässig, wenn die Zulage geschlechtsneutral an die Tätigkeit knüpft — aber es muss erklärt werden, spätestens wenn eine Gruppe die 5-%-Schwelle reißt (siehe [Die 5-Prozent-Regel](5-prozent-regel-gemeinsame-entgeltbewertung-art-10)).

**Ungleicher Zugang bei Teilzeit.** Wenn Teilzeitkräfte von Prämienprogrammen faktisch ausgeschlossen sind, trifft das überwiegend Frauen — ein Fall mittelbarer Benachteiligung, der in Kennzahl (e) sichtbar wird. Die Entgelthöhen selbst werden teilzeitneutral gerechnet, siehe [Teilzeit im Entgeltbericht](teilzeit-gender-pay-gap-vzae).

## So bereiten Sie Ihre Lohnarten vor

1. **Lohnartenliste exportieren.** Jede aktive Lohnart mit Bezeichnung und Jahressumme; in DATEV, Personio und den übrigen Systemen ist das ein Standardexport, siehe [Lohndaten exportieren](lohndaten-fuer-entgeltbericht-exportieren-datev-personio).
2. **Jede Lohnart einmal zuordnen:** Grundentgelt, variabel/ergänzend oder außen vor. Zweifelsfälle nach dem Kommissionsmaßstab entscheiden: Vergütung für Arbeit? Dann drin. Monatliches Grundentgelt? Dann Grundentgelt. Sonst variabel.
3. **Dokumentieren und einfrieren.** Die Zuordnungstabelle datieren und der Methodik beilegen. Änderungen nur begründet — sonst sind die Berichte über die Jahre nicht vergleichbar (Art. 9 Abs. 9 verlangt auf Anfrage die vier Vorjahre).
4. **Summen je Person bilden.** Für den Bericht genügt je Person die Jahressumme Grundentgelt und die Jahressumme variabler Bestandteile; die Importvorlage von Lohngleich sieht genau diese zwei Spalten vor, differenziertere Aufschlüsselungen (Zulagen, Boni, Sachbezüge getrennt) werden erkannt und zusammengefasst.

## FAQ

**Zählt der Arbeitgeberanteil zur betrieblichen Altersvorsorge mit?**
Betriebsrenten nennt die Richtlinie ausdrücklich als Entgeltbestandteil. Praktisch wird das deutsche Gesetz klären müssen, wie laufende Beiträge angesetzt werden; bis dahin ist der dokumentierte Einbezug der Arbeitgeberbeiträge als ergänzender Bestandteil die vorsichtige Lesart.

**Wie gehen Einmalzahlungen in das Stundenentgelt ein?**
Alle Bestandteile des Berichtsjahres werden summiert und durch die vertraglichen Jahresstunden geteilt. Eine Dezemberprämie erhöht also das Stundenentgelt des ganzen Jahres — gewollt, denn die Kennzahl misst die Gesamtvergütung pro vertraglicher Stunde.

**Unsere Boni schwanken stark von Jahr zu Jahr. Verzerrt das den Bericht?**
Es macht ihn volatil, nicht falsch — berichtet wird das Ist des Jahres. Gerade deshalb lohnt der jährliche Blick auch dann, wenn nur alle drei Jahre berichtet werden muss: Ein Ausreißerjahr erkennt nur, wer die Reihe kennt.

## 100, 150, 250 Beschäftigte: Welche Schwelle welche Pflicht auslöst — und wie gezählt wird

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/entgelttransparenz-unternehmensgroessen-schwellen · Stand: 23.08.2026

Kaum eine Frage kommt in Gesprächen über die Entgelttransparenzrichtlinie so früh wie diese: „Betrifft uns das überhaupt?" Die Antwort hat zwei Ebenen. Die Berichtspflicht des Art. 9 ist nach Unternehmensgröße gestaffelt — mit drei Schwellen und zwei Startterminen. Eine Reihe anderer Pflichten gilt dagegen für Arbeitgeber jeder Größe. Wer nur auf die Berichtsschwelle schaut, übersieht die Hälfte.

## Die Staffelung der Berichtspflicht

| Beschäftigte | Erster Bericht | Berichtsjahr | Rhythmus danach |
|---|---|---|---|
| 250 und mehr | bis 7. Juni 2027 | 2026 | jährlich |
| 150 bis 249 | bis 7. Juni 2027 | 2026 | alle drei Jahre |
| 100 bis 149 | bis 7. Juni 2031 | 2030 | alle drei Jahre |
| unter 100 | keine Pflicht | — | freiwillig möglich |

Zwei Dinge fallen auf. Erstens trifft der erste Stichtag 2027 beide oberen Gruppen gleichzeitig — ein Unternehmen mit 160 Beschäftigten hat denselben Termin wie ein Konzern mit 5.000. Zweitens bezieht sich der Bericht auf das jeweils vorangehende Kalenderjahr: Wer 2027 berichtet, berichtet über 2026. Die Daten entstehen also jetzt; den Fahrplan dazu liefert der Beitrag [Countdown bis Juni 2027](entgelttransparenz-zeitplan-2026-2027-vorbereitung).

Ein Mitgliedstaat darf strenger umsetzen. Ob das deutsche Umsetzungsgesetz Schwellen senkt, ist offen; die Expertenkommission des Bundes hat sich mehrheitlich gegen eine Ausweitung unter 100 Beschäftigte ausgesprochen. Daneben bleibt das Entgelttransparenzgesetz von 2017 in Kraft, das eigene Schwellen kennt — etwa den individuellen Auskunftsanspruch in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten und die Berichtspflichten für Arbeitgeber mit mehr als 500.

## Was unabhängig von der Größe gilt

Die Richtlinie enthält Pflichten, die keine Beschäftigtenschwelle kennen. Dazu gehören die Entgelttransparenz vor der Einstellung — Angabe des Einstiegsentgelts oder seiner Spanne, Verbot der Frage nach der Gehaltshistorie (Art. 5, ausführlich im Beitrag [Gehaltsspanne in der Stellenausschreibung](gehaltsspanne-stellenausschreibung-gehaltshistorie)) — und das Auskunftsrecht der Beschäftigten auf das Durchschnittsentgelt ihrer Vergleichsgruppe nach Geschlecht (Art. 7, siehe [So antworten Sie richtig](auskunftsrecht-art-7-entgelttransparenz-so-antworten-sie)). Auch die Anforderung, Entgeltsysteme auf objektive, geschlechtsneutrale Kriterien zu stützen (Art. 4), gilt für alle. Lediglich bei den leicht zugänglichen Kriterien für Entgeltentwicklung sieht die Richtlinie eine mögliche Erleichterung für Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten vor.

Für ein Unternehmen mit 120 Beschäftigten heißt das konkret: Der erste Bericht ist erst 2031 fällig, aber Auskunftsverlangen können deutlich früher eintreffen — und beantworten lassen sie sich nur mit derselben Datenbasis und denselben Vergleichsgruppen, die auch der Bericht braucht.

## Wer zählt mit?

Die Richtlinie erfasst Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im unionsrechtlichen Sinn — entscheidend ist das Beschäftigungsverhältnis, nicht die Vertragsbezeichnung. Für die Praxis der Zählung und der Datenerfassung bedeutet das:

- **Teilzeitbeschäftigte** zählen als Personen voll mit; für die Kennzahlen werden ihre Entgelte über Stundenentgelt und Vollzeitäquivalent neutralisiert.
- **Befristet Beschäftigte** zählen mit.
- **Führungskräfte** zählen mit — auch die Geschäftsführung, soweit sie arbeitnehmerähnlich beschäftigt ist; Organmitglieder ohne Arbeitsverhältnis nicht.
- **Leiharbeitskräfte** zählen beim Verleiher; im Einsatzbetrieb gehören sie nicht zur eigenen Belegschaft für den Bericht.
- **Auszubildende und Praktikanten**: Die Erwägungsgründe der Richtlinie beziehen sie ein, soweit ein Arbeitsverhältnis vorliegt. Die Expertenkommission lässt Spielraum; sinnvoll ist eine bewusste, dokumentierte Entscheidung, die im Bericht ausgewiesen wird.
- **Ruhende Arbeitsverhältnisse** (Elternzeit, Langzeiterkrankung ohne Entgelt) sind eine Frage der Entgeltdefinition: Wer im Berichtsjahr kein Entgelt bezogen hat, verzerrt die Ist-Entgelt-Betrachtung; wer unterjährig beschäftigt war, wird hochgerechnet.

Maßgeblicher Zeitpunkt der Zählung ist nach dem Richtlinienkonzept der Bestand des Berichtsjahres; das deutsche Umsetzungsgesetz kann hier Präzisierungen bringen (etwa Stichtags- oder Durchschnittsbetrachtung). Wer nahe an einer Schwelle liegt, sollte beide Lesarten rechnen.

## Knapp unter der Schwelle: die drei typischen Fehleinschätzungen

**„Wir haben 145 Beschäftigte, uns betrifft nichts."** Falsch in zwei Richtungen: Die größenunabhängigen Pflichten (Art. 4, 5, 7) gelten bereits, und Wachstum über 150 zieht die Berichtspflicht zum nächsten Zyklus nach. Wer heute die Datenbasis sauber hält, zahlt später keinen Nachholpreis.

**„Wir zählen nur die Vollzeitstellen."** Die Schwellen zählen Köpfe im Arbeitsverhältnis, nicht Vollzeitäquivalente. Ein Betrieb mit 80 Vollzeit- und 90 Teilzeitkräften liegt über 150, nicht darunter.

**„Unsere GmbHs haben je 90 Beschäftigte, also sind wir raus."** Die Berichtspflicht knüpft an den Arbeitgeber an, also an die rechtliche Einheit. Getrennte Gesellschaften berichten getrennt — aber das Auskunftsrecht und die Transparenzpflichten gelten in jeder, und ein Umsetzungsgesetz kann Konzernregeln bringen. Wie Konzerne sinnvoll damit umgehen, zeigt der Beitrag [Entgelttransparenz im Konzern](entgelttransparenz-konzern-gesellschaften).

## Was jetzt zu tun ist — je nach Größenklasse

**Ab 250:** Der jährliche Rhythmus macht den Bericht zum Regelprozess. Einmalige Investition in saubere Definitionen und Gruppen, danach Automatisierung; der jährliche Eigenaufwand sinkt auf Export und Prüfung.

**150 bis 249:** Gleicher erster Termin, aber nur alle drei Jahre. Verführerisch ist, das Projekt als Einmalaktion zu behandeln — riskant, weil Auskunftsverlangen und die Vierjahres-Rückschau des Art. 9 Abs. 9 kontinuierliche Daten voraussetzen.

**100 bis 149:** Zeit bis 2031, aber die größenunabhängigen Pflichten gelten jetzt. Der kostenlose [Schnellcheck](/schnellcheck) zeigt mit einem Lohndaten-Export in zwei Minuten, wo das Unternehmen steht — ohne Konto und ohne Namen.

## FAQ

**Zählt der Bericht je Betrieb oder je Unternehmen?**
Je Arbeitgeber, also je rechtlicher Einheit. Mehrere Betriebe oder Standorte einer GmbH werden zusammen betrachtet; die Expertenkommission hält getrennte Ausweise je Standort für zulässig, zusätzlich zum Gesamtbericht.

**Wir wachsen im Laufe von 2026 über 250. Müssen wir jährlich berichten?**
Maßgeblich ist die Beschäftigtenzahl des Arbeitgebers im Berichtszusammenhang; das Umsetzungsgesetz wird den genauen Zählzeitpunkt festlegen. Praktisch gilt: Wer um die 250 pendelt, sollte sich auf den jährlichen Rhythmus einstellen — die Datenbasis ist dieselbe.

**Gilt die Richtlinie auch ohne deutsches Gesetz?**
Für private Arbeitgeber wirkt sie nicht unmittelbar; hier bleibt bis zum Umsetzungsgesetz das Entgelttransparenzgesetz 2017 maßgeblich. Für öffentliche Arbeitgeber gilt die Richtlinie seit dem 7. Juni 2026 unmittelbar — Einzelheiten im Beitrag [Öffentliche Arbeitgeber und die unmittelbare Wirkung](oeffentliche-arbeitgeber-unmittelbare-wirkung). An Berichtsjahr und Terminen ändert ein spätes Gesetz nichts.

## Logib verstehen: Wie das Standard-Analysemodell rechnet und was die Ampel wirklich bedeutet

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/logib-deutschland-ampel-bereinigtes-gefaelle · Stand: 23.08.2026

Wenn über das „bereinigte" Entgeltgefälle gesprochen wird, fällt früher oder später der Name Logib. Das Werkzeug des Eidgenössischen Büros für die Gleichstellung von Frau und Mann (EBG) ist seit Jahren der praktische Standard für betriebliche Lohngleichheitsanalysen im deutschsprachigen Raum; in der Schweiz ist es das offizielle Prüfinstrument, in Deutschland stand mit Logib-D lange eine angepasste Fassung des Bundesfamilienministeriums bereit. Wer verstehen will, was ein bereinigtes Gefälle von „2,8 %, Ampel grün" aussagt — und was nicht —, muss das Modell dahinter kennen. Dieser Beitrag erklärt es ohne Formelballast.

## Das Grundprinzip: Erklärbares abziehen

Das unbereinigte Gefälle vergleicht schlicht die Durchschnittsentgelte von Frauen und Männern. Es enthält damit auch Unterschiede, die sich aus objektiven Merkmalen ergeben: mehr Berufserfahrung, längere Betriebszugehörigkeit, höhere Anforderungsstufe, Führungsverantwortung. Die bereinigte Analyse fragt, was übrig bleibt, wenn man diese Merkmale herausrechnet. Die Grundlagen beider Kennzahlen behandelt der Beitrag [Gender Pay Gap berechnen: unbereinigt und bereinigt](gender-pay-gap-berechnen-unbereinigt-bereinigt).

Technisch ist Logib Modul 1 eine Regressionsanalyse: Der Logarithmus des standardisierten Stundenentgelts wird erklärt durch Ausbildungsjahre, potenzielle Berufserfahrung (Alter minus Ausbildungsjahre minus sechs, mit abnehmendem Grenzeffekt), Dienstjahre im Betrieb, das Anforderungsniveau der Tätigkeit und die berufliche Stellung — und zusätzlich durch das Geschlecht. Der Koeffizient des Geschlechts ist das bereinigte Gefälle: der Entgeltunterschied, der bleibt, nachdem alle anderen Faktoren des Modells berücksichtigt sind.

Wichtig für die Datenbasis: Alle Entgeltbestandteile werden auf Vollzeit und die betriebsübliche Wochenarbeitszeit standardisiert. Teilzeit verzerrt das Ergebnis also nicht — warum das so ist, erläutert der Beitrag [Teilzeit im Entgeltbericht](teilzeit-gender-pay-gap-vzae).

## Die Ampel: drei Ergebnisse, drei Bedeutungen

Logib beantwortet zwei statistische Fragen. Erstens: Ist der Geschlechtskoeffizient überhaupt statistisch nachweisbar von null verschieden (zweiseitiger t-Test, 5-%-Niveau)? Zweitens: Liegt er mit 95 % Sicherheit über der Toleranzschwelle von 5 % (einseitiger t-Test)?

| Ampel | Statistischer Befund | Lesart |
|---|---|---|
| Grün | Kein statistisch nachweisbarer Unterschied | Nach den Modellfaktoren ist kein systematischer Unterschied erkennbar |
| Orange | Nachweisbarer Unterschied, aber nicht nachweisbar über 5 % | Es gibt einen Unterschied; er liegt innerhalb der Toleranz — beobachten und Ursachen prüfen |
| Rot | Mit 95 % Sicherheit über 5 % | Nach Logib-Maßstab eine „begründete Vermutung" systematischer Lohndiskriminierung |

Die 5-%-Toleranz der Ampel ist eine methodische Setzung des Schweizer Verfahrens. Sie ist nicht identisch mit der 5-%-Schwelle des Art. 10 der Richtlinie (EU) 2023/970 — die bezieht sich auf das unbereinigte Durchschnittsgefälle je Vergleichsgruppe und löst dort die Sechs-Monats-Frist aus, siehe [Die 5-Prozent-Regel und die gemeinsame Entgeltbewertung](5-prozent-regel-gemeinsame-entgeltbewertung-art-10). Beide Schwellen ergänzen sich, verwechseln sollte man sie nicht.

## Was das Modell braucht

Für eine belastbare Regression verlangt Logib Modul 1 mindestens 50 Datensätze und Beschäftigte beider Geschlechter. Je Person werden benötigt: Geschlecht, Geburtsjahr oder Alter, Eintrittsdatum oder Dienstjahre, höchster Ausbildungsabschluss (in Ausbildungsjahre übersetzt: Universität 17, Fachhochschule 15, Meister oder Techniker 14, Berufsausbildung 12, Anlernausbildung 11, ohne Abschluss 9), Anforderungsniveau, berufliche Stellung sowie die Entgeltbestandteile. Für kleinere Belegschaften sieht Logib das Modul 2 mit einer funktionsbezogenen Einzelbetrachtung vor.

In der Praxis scheitert die bereinigte Analyse selten an der Statistik und oft an den Stammdaten: fehlende Ausbildungsabschlüsse, ungepflegte Führungsebenen, Tätigkeiten in Freitext. Ein Testexport zeigt die Lücken früh; Hinweise dazu gibt der Beitrag [Lohndaten für den Entgeltbericht exportieren](lohndaten-fuer-entgeltbericht-exportieren-datev-personio).

## Was ein grünes Ergebnis nicht bedeutet

Das bereinigte Gefälle ist eine Obergrenze für nicht erklärte Unterschiede — kein Beweis für oder gegen Diskriminierung. Zwei Einschränkungen gehören zu jeder seriösen Interpretation.

Erstens erklärt das Modell nur, was es kennt. Sind Frauen systematisch in niedrigere Anforderungsniveaus eingruppiert, obwohl ihre Arbeit gleichwertig ist, „erklärt" das Modell den Unterschied mit der Eingruppierung — und übersieht gerade die Frage, die Art. 4 der Richtlinie stellt. Deshalb gehört neben die Regression immer die Prüfung der Gruppenbildung selbst, siehe [Gleichwertige Arbeit: Vergleichsgruppen bilden](gleichwertige-arbeit-vergleichsgruppen-bilden-art-4).

Zweitens ist ein statistisch nicht nachweisbarer Unterschied kein Unterschied von null. Bei kleinen Belegschaften sind die Unsicherheitsbänder breit; ein grünes Ergebnis mit 60 Datensätzen ist schwächer als eines mit 600. Deshalb weist eine gute Analyse neben dem Punktwert immer das Konfidenzintervall aus.

## Bedeutung für den Bericht 2027

Die Richtlinie verlangt das bereinigte Gefälle nicht als Pflichtkennzahl — die sieben Kennzahlen des Art. 9 Abs. 1 sind alle unbereinigt. Trotzdem hat die bereinigte Analyse im Berichtsprozess drei praktische Funktionen: Sie liefert die Argumentationsgrundlage, wenn Gruppen über 5 % objektiv begründet werden müssen (Art. 10 verlangt objektive, geschlechtsneutrale Kriterien — genau die Faktoren des Modells); sie ist das Frühwarnsystem, bevor Auskunftsverlangen nach [Art. 7](auskunftsrecht-art-7-entgelttransparenz-so-antworten-sie) und Berichtspflichten die Zahlen sichtbar machen; und sie ist die Kennzahl, die Geschäftsführung und Betriebsrat am ehesten gemeinsam interpretieren können, weil sie die offensichtlichen Einwände („die Männer sind halt länger im Betrieb") bereits verarbeitet hat.

Lohngleich rechnet die bereinigte Analyse nach dem Logib-Verfahren automatisch mit, sobald die nötigen Merkmale in den Daten vorhanden sind, und weist Ampel, Konfidenzintervall und die verwendeten Faktoren offen aus — nachrechenbar für Betriebsrat und Prüfer.

## FAQ

**Ist Logib in Deutschland verbindlich?**
Nein. In der Schweiz ist es das offizielle Prüfwerkzeug, in Deutschland ist keine Methode gesetzlich vorgeschrieben. Das Verfahren gilt aber als anerkannter Stand der Technik; auch das Statistische Bundesamt nutzt für den bereinigten Gender Pay Gap eine verwandte Regressionslogik. Wer nach Logib-Logik rechnet, rechnet nach einer veröffentlichten, überprüfbaren Methode — das zählt, wenn Betriebsrat oder Behörden Erläuterungen verlangen.

**Unser bereinigtes Gefälle ist grün, aber eine Vergleichsgruppe liegt über 5 %. Was gilt?**
Beides, nebeneinander. Die Gruppenbetrachtung nach Art. 9 Abs. 1 lit. g und Art. 10 läuft unabhängig von der Regression. Die Gruppe über 5 % braucht eine Begründung oder Behebung binnen sechs Monaten; die bereinigte Analyse kann Material für diese Begründung liefern.

**Reicht die bereinigte Zahl als Begründung nach Art. 10?**
Als alleiniger Satz „bereinigt sind es nur 2 %" nicht. Die Begründung muss die konkreten objektiven Kriterien benennen, die den Unterschied in dieser Gruppe erklären — Dienstalter, Erfahrung, Qualifikation, dokumentierte Leistung. Die Regression zeigt, welche Faktoren tragen; dokumentieren muss man sie je Gruppe.

## Countdown bis Juni 2027: Der Zeitplan für Ihren ersten Entgeltbericht — was wann zu tun ist

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/entgelttransparenz-zeitplan-2026-2027-vorbereitung · Stand: 22.08.2026

Der 7. Juni 2027 wirkt weit weg. Er ist es nicht. Nach Art. 9 Abs. 2 und 3 der Richtlinie (EU) 2023/970 legen Arbeitgeber mit 150 oder mehr Beschäftigten bis zu diesem Tag ihren ersten Entgeltbericht vor — und zwar „in Bezug auf das vorangehende Kalenderjahr“. Berichtsjahr ist also 2026, das Jahr, das gerade läuft und zu zwei Dritteln vorbei ist. Jede Zulage, die 2026 gezahlt wird, jeder Bonus, jede Einstufung landet in diesem Bericht. Korrigieren lässt sich daran im Frühjahr 2027 nichts mehr; aufbereiten, gruppieren und erklären schon. Dieser Beitrag rechnet den Termin rückwärts und macht daraus einen Quartalsplan, der ab sofort beginnt.

## Warum die Rechnung rückwärts läuft

Drei Punkte bestimmen die Planung.

Erstens der Stichtag: 7. Juni 2027 für Arbeitgeber ab 150 Beschäftigten (ab 250 danach jährlich, von 150 bis 249 alle drei Jahre). Unternehmen mit 100 bis 149 Beschäftigten berichten erstmals zum 7. Juni 2031, Berichtsjahr 2030. Die Schwellen und Rhythmen im Einzelnen behandelt der Beitrag [Entgelttransparenzrichtlinie: Welche Pflichten ab 2027 gelten](entgelttransparenzrichtlinie-2027-pflichten-fristen).

Zweitens das Berichtsjahr: Der Bericht 2027 bildet das Kalenderjahr 2026 ab. Die Datenbasis entsteht in den Lohnabrechnungen dieses Jahres. Vollständig ist sie erst mit der Dezemberabrechnung 2026, endgültig oft erst nach den Jahreswechselkorrekturen im Januar oder Februar 2027.

Drittens die Prozesskette vor der Abgabe: Bevor die Geschäftsführung die Richtigkeit der Angaben bestätigt, ist der Betriebsrat anzuhören und ihm der Zugang zur Methodik zu geben (Art. 9 Abs. 6). Vor der Anhörung müssen die Kennzahlen gerechnet sein, davor die Vergleichsgruppen stehen, davor die Entgeltbestandteile definiert und die Daten sauber sein. Wer diese Kette vom 7. Juni 2027 aus rückwärts legt, landet für den Projektstart im Herbst 2026.

## Der Quartalsplan

### Ab sofort bis Ende 2026: Datenlage, Entgeltbestandteile, Vergleichsgruppen

Die ersten Monate gehören der Substanz, nicht den Kennzahlen.

**Datenlage prüfen.** Klären, wo die benötigten Daten liegen: Grundentgelte, Zulagen, Boni, Sachbezüge im Abrechnungssystem; Geschlecht, Eintrittsdatum, Arbeitszeit in der Personalverwaltung; oft verteilt auf zwei oder drei Systeme und ergänzende Tabellen. Eine Testextraktion zeigt schnell, was fehlt — typisch sind lückenhafte Stellenbezeichnungen, uneinheitliche Lohnarten und Sonderfälle wie Altersteilzeit oder ruhende Arbeitsverhältnisse. Praktische Hinweise dazu enthält der Beitrag [Lohndaten für den Entgeltbericht exportieren](lohndaten-fuer-entgeltbericht-exportieren-datev-personio).

**Entgeltbestandteile definieren.** Festlegen, welche Lohnarten in den Berichtsbegriff des Entgelts einfließen und welche als „ergänzende oder variable Bestandteile“ nach Art. 9 Abs. 1 gesondert ausgewiesen werden. Diese Zuordnung ist eine Einmalarbeit, die später jeden Bericht trägt; sie sollte schriftlich dokumentiert werden, weil der Betriebsrat Zugang zur Methodik erhält.

**Vergleichsgruppen bilden.** Tätigkeiten nach objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien bewerten und zu Gruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit zusammenfassen (Art. 4 Abs. 4). Das ist der inhaltlich anspruchsvollste Schritt und derjenige mit Abstimmungsbedarf: Die Kriterien sind mit dem Betriebsrat zu vereinbaren. Das Vorgehen beschreibt der Beitrag [Gleichwertige Arbeit: Vergleichsgruppen bilden nach Art. 4](gleichwertige-arbeit-vergleichsgruppen-bilden-art-4).

**Betriebsrat einbinden.** Nicht als eigener Meilenstein am Ende, sondern von Beginn an: Information über das Projekt, Vereinbarung des Bewertungsverfahrens, gegebenenfalls Betriebsvereinbarung für die Analysesoftware. Welche Beteiligungsform wo gilt, ordnet der Beitrag [Entgelttransparenz und Betriebsrat: Wo Anhörung genügt und wo Mitbestimmung greift](betriebsrat-entgelttransparenz-mitbestimmung-anhoerung).

### Q1 2027: Probelauf mit den Daten 2025, dann Echtlauf 2026

Ein Probelauf mit dem abgeschlossenen Jahrgang 2025 ist das wirksamste Einzelinstrument der ganzen Vorbereitung. Er testet die komplette Strecke — Export, Gruppenzuordnung, Kennzahlenberechnung — an vollständigen Daten, ohne dass das Ergebnis veröffentlicht werden muss. Er zeigt, ob die Gruppenbildung trägt, und liefert eine Vorschau darauf, welche Gruppen sich der 5-Prozent-Schwelle des Art. 10 nähern. Auffälligkeiten lassen sich dann noch analysieren und begründen, bevor der Echtlauf sie amtlich macht. Wie die Kennzahlen definiert sind, erklärt der Beitrag [Gender Pay Gap berechnen: unbereinigt und bereinigt](gender-pay-gap-berechnen-unbereinigt-bereinigt).

Sobald die Dezemberabrechnung 2026 und die Jahreswechselkorrekturen vorliegen — realistisch im Februar 2027 —, folgt der Echtlauf mit den 2026er-Daten: Export, Validierung, Berechnung der sieben Kennzahlen nach Art. 9 Abs. 1, anschließend die interne Analyse. Für jede Gruppe mit auffälligem Gefälle sollte jetzt geprüft werden, ob objektive, geschlechtsneutrale Gründe vorliegen, und diese Begründung schriftlich festgehalten werden. Nach Art. 9 Abs. 10 können Beschäftigte, Betriebsrat und Behörden Erläuterungen zu den Zahlen verlangen; unerklärte Unterschiede lösen Abhilfepflichten aus.

### Q2 2027: Anhörung, Bestätigung, Abgabe

April: Berichtsentwurf samt Methodikbeschreibung an den Betriebsrat, Anhörung mit angemessener Frist, Einwände dokumentieren und beantworten. Mai: Bestätigung der Richtigkeit durch die Geschäftsführung (Art. 9 Abs. 6), Übermittlung an die zuständige Stelle und Bereitstellung der gruppenbezogenen Angaben nach Art. 9 Abs. 9 an Beschäftigte und Betriebsrat. Der Puffer bis zum 7. Juni ist bewusst kurz gehalten — er wird gebraucht, wenn die Anhörung Nacharbeiten auslöst.

## Meilensteine und Verantwortliche

| Zeitraum | Meilenstein | Verantwortlich | Beteiligt |
|---|---|---|---|
| September–Oktober 2026 | Projektauftrag, Bestandsaufnahme Datenquellen, Testextraktion | HR-Leitung | Lohnbuchhaltung, IT |
| Oktober–November 2026 | Entgeltbestandteile definiert und dokumentiert | HR-Leitung | Lohnbuchhaltung |
| Oktober–Dezember 2026 | Bewertungsverfahren vereinbart, Vergleichsgruppen gebildet | HR-Leitung | Betriebsrat, Führungskräfte |
| November–Dezember 2026 | Betriebsvereinbarung zur Analysesoftware | Geschäftsführung | Betriebsrat, Datenschutzbeauftragter |
| Januar 2027 | Probelauf mit Daten 2025, Methodik nachjustiert | HR | Betriebsausschuss |
| Februar–März 2027 | Echtlauf mit Daten 2026, Kennzahlen, Auffälligkeitsanalyse mit Begründungen | HR | Lohnbuchhaltung |
| April 2027 | Anhörung des Betriebsrats, Zugang zur Methodik | HR-Leitung | Betriebsrat |
| Mai 2027 | Bestätigung durch die Geschäftsführung | Geschäftsführung | HR-Leitung |
| Bis 7. Juni 2027 | Übermittlung und Bereitstellung des Berichts | HR-Leitung | — |

Der Plan unterstellt ein Unternehmen mit Betriebsrat und ohne durchgängige Tarifbindung. Mit Tarifbindung entfällt ein Teil der Abstimmung zur Gruppenbildung; ohne Betriebsrat entfallen Vereinbarung und Anhörung, nicht aber die übrigen Schritte.

## Typische Zeitfresser

**Verstreute und inkonsistente Daten.** Der häufigste Verzögerungsgrund ist nicht die Berechnung, sondern die Datenbeschaffung: Lohnarten, die über Jahre gewachsen sind, Stellenbezeichnungen in Freitextfeldern, Beschäftigte in zwei Systemen mit abweichenden Stammdaten. Wer die Testextraktion in den Herbst legt, entdeckt das mit neun Monaten Vorlauf statt mit sechs Wochen.

**Die Diskussion um Entgeltbestandteile.** Ob Dienstwagen, Zuschläge oder Einmalzahlungen zum Entgelt zählen und wie Teilzeit umgerechnet wird, klingt nach einer Fußnote und kostet regelmäßig mehrere Wochen, weil Lohnbuchhaltung, HR und Geschäftsführung unterschiedliche Begriffe verwenden. Früh entscheiden und dokumentieren.

**Vergleichsgruppen im Konsensverfahren.** Die Bewertung von 40 bis 80 Tätigkeiten mit Betriebsrat und Führungskräften braucht Termine, die im Jahresendgeschäft schwer zu bekommen sind. Die Bewertungsworkshops gehören in den November, nicht in den Januar.

**Jahreswechsel und Berichtssaison kollidieren.** Lohnbuchhaltungen sind von Dezember bis Februar mit Jahresmeldungen ausgelastet, HR mit Gehaltsrunden. Der Entgeltbericht konkurriert genau dann um dieselben Personen, wenn der Echtlauf ansteht. Was sich vorziehen lässt — Definitionen, Gruppen, Probelauf-Setup —, sollte 2026 erledigt sein.

**Späte Überraschungen bei den Ergebnissen.** Zeigt der Echtlauf im März erstmals ein Gefälle von 8 Prozent in einer großen Gruppe, beginnt die Ursachenanalyse unter Termindruck. Der Probelauf mit 2025er-Daten ist die Versicherung gegen dieses Szenario; die Folgen eines unerklärten Gefälles beschreibt der Beitrag [Die 5-Prozent-Regel und die gemeinsame Entgeltbewertung nach Art. 10](5-prozent-regel-gemeinsame-entgeltbewertung-art-10).

## Was gilt, wenn das deutsche Gesetz erst 2027 kommt

Die Umsetzungsfrist der Richtlinie ist am 7. Juni 2026 abgelaufen (Art. 34 Abs. 1); ein deutsches Umsetzungsgesetz liegt bislang nicht vor. Ein Grund zum Abwarten ist das nicht, denn am Berichtsjahr ändert ein spätes Gesetz nichts. Die Richtlinie legt den ersten Berichtstermin und den Bezug auf das vorangehende Kalenderjahr fest; ein Umsetzungsgesetz, das 2027 in Kraft tritt, wird sich an diesen Vorgaben orientieren müssen. Die Daten des Jahres 2026 werden also gebraucht, gleichgültig wann das Gesetz kommt — und 2026 lässt sich rückwirkend nicht mehr dokumentieren. Auch die sieben Kennzahlen des Art. 9 Abs. 1, die Anhörung nach Art. 9 Abs. 6 und die 5-Prozent-Systematik des Art. 10 stehen im Richtlinientext fest; nationale Spielräume betreffen vor allem Meldeweg, zuständige Stelle und mögliche Verschärfungen, nicht den Kern der Pflichten.

Offen sind damit die Fragen, die sich kurzfristig nachziehen lassen: an welche Stelle gemeldet wird, in welchem Format, ob Deutschland Schwellen senkt oder Fristen anpasst. Wer Datenbasis, Entgeltbestandteile und Vergleichsgruppen fertig hat, setzt solche Details in Wochen um. Wer auf das Gesetz gewartet hat, beginnt dann erst mit der Substanz. Sollte der Gesetzgeber den ersten Termin wider Erwarten verschieben, ist die Vorarbeit nicht verloren: Auskunftsverlangen nach Art. 7 und die Einsichtsrechte des Betriebsrats treffen dieselbe Datenbasis, siehe den Beitrag [Auskunftsrecht nach Art. 7: So antworten Sie richtig](auskunftsrecht-art-7-entgelttransparenz-so-antworten-sie).

## Aufwandsschätzung nach Unternehmensgröße

Die Werte sind Erfahrungsgrößen für den ersten Durchlauf mit gepflegten Abrechnungsdaten und einem Betriebsrat; Folgeberichte kosten einen Bruchteil, weil Definitionen und Gruppen stehen.

| Beschäftigte | Erster Bericht fällig | Interner Aufwand erster Durchlauf | Schwerpunkte |
|---|---|---|---|
| 100–149 | 7. Juni 2031 (Berichtsjahr 2030) | 10–15 Personentage, verteilt über 6 Monate | Vorbereitung ohne Termindruck; Auskunftsrechte gelten früher |
| 150–249 | 7. Juni 2027 (Berichtsjahr 2026) | 15–25 Personentage, verteilt über 9 Monate | Datenkonsolidierung, Gruppenbildung, eine Anhörung |
| 250–500 | 7. Juni 2027, danach jährlich | 25–40 Personentage im ersten Jahr, danach 5–10 jährlich | Mehr Gruppen und Standorte, jährlicher Regelprozess nötig |

Der Aufwand hängt weniger von der Kopfzahl ab als von der Zahl der Datenquellen und der Heterogenität der Tätigkeiten. Ein Produktionsbetrieb mit 400 Beschäftigten in tariflicher Eingruppierung ist schneller fertig als ein Dienstleister mit 180 Beschäftigten und frei verhandelten Gehältern. Die reine Berechnung fällt kaum ins Gewicht, wenn sie werkzeuggestützt läuft; mit einer Software wie Lohngleich reduziert sich der wiederkehrende Teil im Wesentlichen auf Datenexport und Prüfung, sodass der Eigenaufwand in der Vorbereitung der Datenbasis liegt.

## FAQ

**Wir haben 140 Beschäftigte. Betrifft uns der Juni 2027 überhaupt?**
Als Berichtstermin nicht: Arbeitgeber mit 100 bis 149 Beschäftigten berichten erstmals zum 7. Juni 2031 über das Jahr 2030 (Art. 9 Abs. 4). Beobachten sollten Sie zwei Dinge: die eigene Beschäftigtenzahl — wer bis zum Stichtag auf 150 wächst, rückt in die 2027er-Pflicht — und das deutsche Umsetzungsgesetz, das Schwellen senken könnte. Die übrigen Pflichten der Richtlinie, etwa Auskunftsrechte und Entgelttransparenz in Stellenausschreibungen, gelten unabhängig vom Berichtstermin.

**Reicht es, im Januar 2027 zu beginnen?**
Rechnerisch knapp, praktisch riskant. Zwischen Januar und Juni liegen Jahreswechselarbeiten der Lohnbuchhaltung, die Bewertung von Tätigkeiten mit dem Betriebsrat, der Echtlauf und die Anhörung. Jede Überraschung — inkonsistente Daten, ein unerwartetes Gefälle, eine strittige Gruppenbildung — frisst dann Puffer, der nicht mehr vorhanden ist. Der Herbst 2026 ist der letzte komfortable Startpunkt.

**Müssen die Daten von 2025 gemeldet werden?**
Nein. Der erste Bericht bezieht sich auf das Kalenderjahr 2026. Der Probelauf mit 2025er-Daten ist ein rein internes Instrument, um Methodik und Datenqualität zu testen und Auffälligkeiten früh zu erkennen. Aufbewahren lohnt sich trotzdem: Nach Art. 9 Abs. 9 sind auf Anfrage, soweit verfügbar, auch Informationen der vorangegangenen vier Jahre bereitzustellen.

**Wer muss den Bericht am Ende unterschreiben?**
Die Richtlinie verlangt, dass die Leitungsebene des Arbeitgebers die Richtigkeit der Angaben bestätigt, nach Anhörung der Arbeitnehmervertreter (Art. 9 Abs. 6). In einer GmbH ist das die Geschäftsführung. Sie sollte die Zwischenstände — insbesondere den Probelauf — kennen, bevor sie die Bestätigung abgibt.

## Die acht häufigsten Fehler bei der ersten Entgeltanalyse — und wie Sie sie vermeiden

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/gender-pay-gap-analyse-typische-fehler · Stand: 22.08.2026

Die erste Entgeltanalyse nach den Vorgaben der Richtlinie (EU) 2023/970 scheitert selten an der Statistik. Sie scheitert an Handwerksfehlern in der Datenaufbereitung: falsche Bezugsgrößen, unvollständige Entgeltbegriffe, unsauber gebildete Gruppen. Das Tückische daran: Die Analyse liefert trotzdem ein Ergebnis — nur eben ein falsches. Ein zu niedriger Wert wiegt in falscher Sicherheit, ein zu hoher löst unnötige Alarmreaktionen aus. Dieser Beitrag beschreibt die acht Fehler, die in der Praxis am häufigsten auftreten, jeweils mit Problem, Folge und Lösung.

## Fehler 1: Teilzeit nicht neutralisiert

**Problem.** Die Analyse vergleicht Jahres- oder Monatsentgelte, ohne die Arbeitszeit herauszurechnen. In den meisten Unternehmen arbeiten deutlich mehr Frauen als Männer in Teilzeit; ihr absolutes Entgelt ist entsprechend niedriger, auch wenn der Stundenlohn identisch ist.

**Folge.** Der ausgewiesene Gap ist drastisch überzeichnet. Die Beispieltabelle zeigt eine Gruppe, in der Frauen und Männer exakt denselben Stundenlohn erhalten:

| Kennzahl | Männer (alle Vollzeit) | Frauen (Ø 75 % Teilzeit) | Gap |
|---|---|---|---|
| Durchschnittliches Jahresentgelt | 52.000 € | 39.000 € | **25,0 %** |
| Vertragliche Wochenstunden | 40 | 30 | — |
| Entgelt je Stunde | 25,00 € | 25,00 € | **0,0 %** |

Auf Jahresbasis meldet die Analyse ein Gefälle von 25 Prozent — weit über der 5-Prozent-Schwelle des Art. 10. Auf Stundenbasis liegt es bei null.

**Lösung.** Alle Entgelte vor dem Vergleich auf eine einheitliche Basis bringen: Entgelt je Stunde oder je Vollzeitäquivalent (VZÄ). Die Richtlinie definiert den Vergleichsmaßstab entsprechend arbeitszeitneutral. Die Umrechnung gehört an den Anfang der Datenaufbereitung, nicht in eine spätere „Bereinigung".

## Fehler 2: Variable Bestandteile vergessen oder falsch abgegrenzt

**Problem.** Die Analyse rechnet nur mit dem Grundgehalt. Boni, Provisionen, Zulagen, Überstundenvergütung, Dienstwagen und andere Sachleistungen fehlen — oder sie werden inkonsistent erfasst, etwa der ausgezahlte Bonus des Vorjahres bei einem Teil der Belegschaft und die Zielprämie des laufenden Jahres beim anderen.

**Folge.** Gerade in den variablen Bestandteilen stecken erfahrungsgemäß die größten Unterschiede: Ermessensboni, individuell verhandelte Zulagen und Dienstwagenregelungen sind seltener systematisch geregelt als Grundgehälter. Eine Analyse ohne diese Bestandteile unterschätzt den tatsächlichen Gap systematisch — und weicht vom Entgeltbegriff des Art. 3 der Richtlinie ab, der ausdrücklich alle ergänzenden oder variablen Bestandteile einschließt. Der Bericht nach Art. 9 verlangt den Gap zudem separat für die ergänzenden und variablen Bestandteile.

**Lösung.** Vor der Analyse eine vollständige Liste aller Entgeltbestandteile aus der Lohnabrechnung erstellen und jede Lohnart eindeutig zuordnen: Grundentgelt, variabler Bestandteil oder nicht entgeltrelevant (etwa reiner Auslagenersatz). Für alle Beschäftigten denselben Referenzzeitraum verwenden. Sachleistungen mit ihrem geldwerten Vorteil ansetzen.

## Fehler 3: Gruppen nach Abteilung statt nach Anforderungen

**Problem.** Die Vergleichsgruppen werden entlang des Organigramms gebildet: Vertrieb, Produktion, Verwaltung. Das ist bequem, weil die Zuordnung im HR-System bereits existiert.

**Folge.** Die Richtlinie verlangt Gruppen von Beschäftigten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten — bewertet nach Kriterien wie Kompetenzen, Belastung, Verantwortung und Arbeitsbedingungen (Art. 4). Eine Abteilung ist keine solche Gruppe: Im Vertrieb sitzen Sachbearbeitung und Führungskräfte nebeneinander, und die gleichwertige Controllerin arbeitet in einer anderen Abteilung. Abteilungsgruppen verstecken echte Gefälle (weil Ungleiches gemischt wird) und erzeugen Scheingefälle (weil Hierarchieebenen zusammenfallen). Im Streitfall hält eine solche Gruppenbildung der Überprüfung nicht stand.

**Lösung.** Gruppen anhand einer anforderungsbezogenen Bewertung bilden, nicht anhand der Aufbauorganisation. Ein vorhandener Tarif- oder Entgeltrahmen ist ein brauchbarer Ausgangspunkt, ersetzt die Prüfung auf Gleichwertigkeit aber nicht vollständig. Das Vorgehen im Einzelnen beschreibt der Beitrag „Gleichwertige Arbeit: Vergleichsgruppen bilden nach Art. 4" auf dieser Wissensseite.

## Fehler 4: Zu kleine Gruppen ohne Kennzeichnung

**Problem.** Die Analyse weist für jede Gruppe einen Gap aus, auch wenn dort nur zwei Frauen und ein Mann arbeiten — ohne Hinweis auf die geringe Fallzahl.

**Folge.** In Kleinstgruppen bestimmt ein einzelnes Gehalt das Ergebnis. Ein Neueintritt oder eine einzelne Gehaltserhöhung lässt den Gap um zweistellige Prozentpunkte springen. Wer solche Werte unkommentiert berichtet, produziert Alarmzahlen ohne Aussagekraft; zugleich können Rückschlüsse auf einzelne Gehälter möglich werden, was datenschutzrechtlich problematisch ist.

**Lösung.** Eine Mindestgruppengröße festlegen (üblich sind mindestens drei Personen je Geschlecht), kleinere Gruppen ausweisen, aber als „nicht belastbar" kennzeichnen und im Kommentar erläutern. Kleinstgruppen nicht stillschweigend mit anderen zusammenlegen, um die Zahl zu glätten — eine Zusammenlegung ist nur zulässig, wenn die Arbeit tatsächlich gleichwertig ist.

## Fehler 5: Unterjährige Ein- und Austritte nicht hochgerechnet

**Problem.** Wer im September eingetreten ist, steht mit vier Monatsgehältern im Jahresdatensatz; wer im Juni gegangen ist, mit sechs. Beide gehen mit diesen Teilbeträgen in den Durchschnitt ein.

**Folge.** Die Werte dieser Personen sind keine Entgelte, sondern Zeitausschnitte. Je nachdem, welches Geschlecht im Analysejahr mehr Bewegung hatte, verschiebt sich der Gap in die eine oder andere Richtung — ohne dass sich an der Bezahlung irgendetwas geändert hätte. In Unternehmen mit 10 bis 15 Prozent Fluktuation betrifft das leicht ein Zehntel des Datensatzes.

**Lösung.** Entweder alle unterjährigen Fälle auf ein volles Jahr beziehungsweise auf den Stundensatz hochrechnen oder einen Stichtagsbestand mit den zu diesem Zeitpunkt gültigen vertraglichen Entgelten verwenden. Wichtig ist die einheitliche Regel für alle — und ihre Dokumentation, damit der nächste Bericht mit derselben Methode rechnet und die Werte vergleichbar bleiben.

## Fehler 6: Median mit Durchschnitt verwechselt

**Problem.** Die Begriffe werden synonym verwendet, oder es wird nur eine der beiden Kennzahlen berechnet. Der Bericht nach Art. 9 verlangt jedoch beide: das Gefälle beim durchschnittlichen und beim Median-Entgelt.

**Folge.** Die beiden Werte können erheblich auseinanderliegen, und wer sie verwechselt, berichtet schlicht falsche Zahlen. Ein Beispiel mit fünf Männern und fünf Frauen in einer Gruppe (Entgelt je Stunde):

| Kennzahl | Männer | Frauen | Gap |
|---|---|---|---|
| Stundensätze | 22, 23, 24, 25, 46 € | 22, 23, 24, 25, 26 € | — |
| Durchschnitt | 28,00 € | 24,00 € | **14,3 %** |
| Median | 24,00 € | 24,00 € | **0,0 %** |

Ein einzelner Ausreißer — hier ein hoch bezahlter Spezialist — treibt den Durchschnitts-Gap auf 14,3 Prozent, während der Median unverändert bleibt. Keine der beiden Zahlen ist „richtiger"; sie beantworten verschiedene Fragen und gehören beide in den Bericht.

**Lösung.** Beide Kennzahlen getrennt berechnen, konsistent beschriften und Abweichungen zwischen ihnen aktiv interpretieren: Ein großer Abstand zwischen Durchschnitts- und Median-Gap ist fast immer ein Hinweis auf Ausreißer, die man sich einzeln ansehen sollte. Die Formeln und ein durchgerechnetes Beispiel enthält der Beitrag „Gender Pay Gap berechnen: unbereinigt und bereinigt".

## Fehler 7: Bereinigten Gap als „kein Problem" fehlinterpretiert

**Problem.** Nach statistischer Bereinigung um Faktoren wie Position, Berufserfahrung und Qualifikation schrumpft der Gap von beispielsweise 12 auf 2 Prozent — und die Geschäftsführung erklärt das Thema für erledigt.

**Folge.** Zwei Denkfehler auf einmal. Erstens: Die Richtlinie fragt nicht nach dem bereinigten Gap. Berichtspflichtig nach Art. 9 ist das tatsächliche Gefälle je Gruppe; die 5-Prozent-Schwelle des Art. 10 bezieht sich auf den unbereinigten Wert, der sich nur durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien rechtfertigen lässt. Zweitens: Bereinigungsfaktoren können selbst Teil des Problems sein. Wer um die Hierarchieebene bereinigt, rechnet heraus, dass Frauen seltener befördert wurden — der bereinigte Wert sieht dann gut aus, obwohl genau hier die Ursache liegt.

**Lösung.** Beide Werte nebeneinander betrachten. Der unbereinigte Gap ist die berichtspflichtige Kennzahl und das juristische Risiko; die Bereinigung ist ein Analysewerkzeug, um Ursachen zu lokalisieren — nicht, um Entwarnung zu geben. Jeder Bereinigungsfaktor sollte daraufhin geprüft werden, ob er ein legitimes Kriterium oder ein Symptom ist.

## Fehler 8: Ergebnis ohne Betriebsrat und ohne Dokumentation

**Problem.** Die Analyse entsteht als vertrauliches Projekt zwischen HR und Geschäftsführung. Der Betriebsrat erfährt davon aus dem fertigen Bericht; wie gerechnet wurde, steht nirgends.

**Folge.** Doppeltes Risiko. Die Richtlinie weist den Arbeitnehmervertretungen feste Rollen zu — vom Zugang zu den Methoden bis zur Mitwirkung an einer gemeinsamen Entgeltbewertung nach Art. 10; in Deutschland kommen die Beteiligungsrechte des Betriebsrats nach BetrVG und EntgTranspG hinzu. Ein übergangener Betriebsrat wird die Zahlen anzweifeln, und ohne dokumentierte Methodik lässt sich keine einzige Kennzahl verteidigen — weder gegenüber der Arbeitnehmervertretung noch im Prozess, wo die Beweislast beim Arbeitgeber liegen kann. Zudem ist die Analyse im Folgejahr nicht reproduzierbar, wenn niemand festgehalten hat, wie Gruppen, Entgeltbestandteile und Stichtage definiert waren.

**Lösung.** Den Betriebsrat vor der Analyse einbinden, nicht nach ihr. Eine Methodendokumentation führen, die Referenzzeitraum, Entgeltbestandteile, Umrechnungsregeln, Gruppenbildung und Umgang mit Sonderfällen festhält. Diese Dokumentation ist zugleich die Grundlage für die Rechtfertigung von Unterschieden — und damit für die Verteidigung im Streitfall, wie der Beitrag „Was droht bei Verstößen: Beweislastumkehr, Schadensersatz und Sanktionen der Entgelttransparenzrichtlinie" zeigt.

## Die acht Fehler im Überblick

| Nr. | Fehler | Typische Verzerrung |
|---|---|---|
| 1 | Teilzeit nicht neutralisiert | Gap stark überzeichnet |
| 2 | Variable Bestandteile fehlen | Gap unterschätzt |
| 3 | Gruppen nach Abteilung | Gefälle versteckt oder vorgetäuscht |
| 4 | Kleinstgruppen ohne Kennzeichnung | Scheinalarme, Datenschutzrisiko |
| 5 | Ein-/Austritte nicht hochgerechnet | Zufällige Verschiebung in beide Richtungen |
| 6 | Median und Durchschnitt verwechselt | Falsche Berichtszahlen |
| 7 | Bereinigten Gap fehlinterpretiert | Risiko wird für erledigt erklärt |
| 8 | Ohne Betriebsrat, ohne Dokumentation | Zahlen nicht verteidigbar, nicht reproduzierbar |

## Häufige Fragen

### Reicht für den Bericht nach Art. 9 nicht einfach der Export aus der Lohnabrechnung?

Der Export ist der Rohstoff, nicht das Ergebnis. Lohnabrechnungsdaten enthalten Teilzeitentgelte, unterjährige Teilbeträge und Lohnarten, die erst zugeordnet werden müssen. Ohne die Schritte aus den Fehlern 1, 2 und 5 liefert der Rohexport verzerrte Kennzahlen. Welche Daten sich aus gängigen Systemen ziehen lassen, beschreibt der Beitrag zum Lohndaten-Export aus DATEV und Personio.

### Welche Fehler sind am gefährlichsten?

Die Fehler 3 und 7, weil sie das Ergebnis strukturell verfälschen und sich nicht durch bessere Rechentechnik beheben lassen. Eine falsche Gruppenbildung macht jede nachgelagerte Zahl angreifbar, und die Fehldeutung des bereinigten Gaps führt dazu, dass ein reales berichtspflichtiges Gefälle bis zum ersten Pflichtbericht unbearbeitet bleibt — dann mit Rückwirkungsrisiko.

### Sollte die erste Analyse extern vergeben oder intern gerechnet werden?

Entscheidend ist nicht wer rechnet, sondern ob Methodik und Gruppenbildung den Anforderungen der Richtlinie folgen und dokumentiert sind. Intern spricht die Nähe zu den Daten, extern die Erfahrung mit der Gruppenbildung. In beiden Fällen gilt Fehler 8: ohne Methodendokumentation und ohne Einbindung des Betriebsrats ist das Ergebnis wenig wert.

### Wie oft sollte die Analyse wiederholt werden?

Mindestens im Rhythmus der Berichtspflicht, sinnvollerweise jährlich — auch für Unternehmen, die nur alle drei Jahre berichten müssen. Ein jährlicher interner Lauf mit gleichbleibender Methodik zeigt Trends, fängt neue Gefälle früh ab und lässt genug Zeit, Korrekturen über reguläre Gehaltsrunden umzusetzen, bevor ein Wert berichtspflichtig wird.

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Wer diese acht Punkte in einer Checkliste abarbeitet, hat die häufigsten Ursachen falscher Kennzahlen ausgeräumt; Werkzeuge wie Lohngleich haben die Neutralisierung von Teilzeit, die Trennung der Entgeltbestandteile und die Kennzeichnung kleiner Gruppen bereits in der Auswertungslogik hinterlegt.

## Entgelttransparenz und Betriebsrat: Wo Anhörung genügt und wo Mitbestimmung greift

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/betriebsrat-entgelttransparenz-mitbestimmung-anhoerung · Stand: 21.08.2026

Wer den ersten Entgeltbericht nach der Richtlinie (EU) 2023/970 vorbereitet, muss zwei Rechtsebenen auseinanderhalten. Die Richtlinie selbst nennt die Arbeitnehmervertreter an mehreren Stellen, verlangt aber unterschiedlich viel: Mal sind Kriterien mit ihnen zu vereinbaren, mal sind sie nur anzuhören, mal wird eine echte Zusammenarbeit vorgeschrieben. Daneben steht das deutsche Betriebsverfassungsgesetz mit erzwingbarer Mitbestimmung, die unabhängig von der Richtlinie gilt und teilweise weiter reicht. Für Unternehmen mit 100 bis 500 Beschäftigten ist die praktische Frage deshalb nicht, ob der Betriebsrat beteiligt wird, sondern in welcher Form bei welchem Schritt. Dieser Beitrag ordnet die Beteiligungsrechte und zeigt, wie sich die Zusammenarbeit ohne Reibungsverluste organisieren lässt.

## Was die Richtlinie verlangt

### Art. 4 Abs. 4: Kriterien „mit den Arbeitnehmervertretern vereinbart“

Die stärkste Formulierung der Richtlinie steht in Art. 4 Abs. 4. Entgeltstrukturen müssen so beschaffen sein, dass sich anhand „objektiver, geschlechtsneutraler und mit den Arbeitnehmervertretern vereinbarter Kriterien“ beurteilen lässt, ob sich Beschäftigte im Hinblick auf den Wert ihrer Arbeit in einer vergleichbaren Situation befinden — sofern es solche Vertreter gibt. Die Kriterien umfassen Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen sowie gegebenenfalls weitere stellenbezogene Faktoren.

„Vereinbart“ ist mehr als angehört. Wo ein Betriebsrat besteht, kann der Arbeitgeber das Bewertungsverfahren, mit dem er gleichwertige Arbeit bestimmt und Vergleichsgruppen bildet, nicht einseitig festlegen. Wie die Vergleichsgruppen inhaltlich zustande kommen, beschreibt der Beitrag [Gleichwertige Arbeit: Vergleichsgruppen bilden nach Art. 4](gleichwertige-arbeit-vergleichsgruppen-bilden-art-4) auf dieser Wissensseite.

### Art. 9 Abs. 6: Anhörung vor der Bestätigung, Zugang zur Methodik

Beim Bericht selbst genügt der Richtlinie weniger. Nach Art. 9 Abs. 6 wird die Richtigkeit der Angaben „von der Leitungsebene des Arbeitgebers nach Anhörung der Arbeitnehmervertreter bestätigt“. Die Arbeitnehmervertreter haben Zugang zu den vom Arbeitgeber angewandten Methoden.

Das ist eine Anhörung, kein Zustimmungserfordernis. Der Betriebsrat kann Einwände erheben, die der Arbeitgeber zur Kenntnis nehmen und sinnvollerweise dokumentieren sollte; er kann die Bestätigung durch die Geschäftsführung aber nicht blockieren. Der Zugang zur Methodik ist die eigentlich wichtige Komponente: Der Betriebsrat muss nachvollziehen können, welche Entgeltbestandteile einbezogen, wie die Gruppen geschnitten und wie die Kennzahlen gerechnet wurden. Eine Anhörung ohne diese Unterlagen erfüllt die Vorgabe nicht.

### Art. 10: Gemeinsame Entgeltbewertung als Zusammenarbeit

Zeigt der Bericht in einer Vergleichsgruppe ein Gefälle von mindestens 5 Prozent, das der Arbeitgeber nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien rechtfertigt und nicht binnen sechs Monaten korrigiert, ist nach Art. 10 Abs. 1 eine gemeinsame Entgeltbewertung „in Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmervertretern“ durchzuführen. Die Gründe für Entgeltunterschiede werden dabei ausdrücklich „von den Arbeitnehmervertretern und dem Arbeitgeber gemeinsam festgestellt“ (Art. 10 Abs. 2 Buchst. d), und auch die Abhilfemaßnahmen setzt der Arbeitgeber „in enger Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmervertretern“ um (Art. 10 Abs. 4). Details zu Auslösern und Ablauf enthält der Beitrag [Die 5-Prozent-Regel und die gemeinsame Entgeltbewertung nach Art. 10](5-prozent-regel-gemeinsame-entgeltbewertung-art-10).

Die Beteiligungsintensität steigt also mit der Eskalationsstufe: Anhörung beim Bericht, Vereinbarung bei den Kriterien, gleichberechtigte Zusammenarbeit in der gemeinsamen Entgeltbewertung.

## Die deutsche Seite: Betriebsverfassungsgesetz und Entgelttransparenzgesetz

### § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG: Entlohnungsgrundsätze sind mitbestimmt

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG hat der Betriebsrat bei „Fragen der betrieblichen Lohngestaltung, insbesondere die Aufstellung von Entlohnungsgrundsätzen und die Einführung und Anwendung von neuen Entlohnungsmethoden sowie deren Änderung“ mitzubestimmen. Das ist erzwingbare Mitbestimmung: Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle (§ 87 Abs. 2 BetrVG).

Für die Vorbereitung des Entgeltberichts ist das an einer Stelle unmittelbar relevant. Wer erstmals ein Bewertungsverfahren einführt, das Tätigkeiten nach Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen einstuft und daraus Entgeltgruppen oder Vergleichsgruppen ableitet, stellt Entlohnungsgrundsätze im Sinne der Nr. 10 auf oder ändert sie — jedenfalls dann, wenn die Bewertung nicht nur der Statistik dient, sondern die Vergütungsstruktur prägt. Die Vereinbarungspflicht aus Art. 4 Abs. 4 der Richtlinie und die Mitbestimmung nach Nr. 10 laufen hier auf dasselbe Ergebnis hinaus: Das Verfahren gehört in eine Vereinbarung mit dem Betriebsrat.

Wichtig ist der Eingangssatz des § 87 Abs. 1 BetrVG: Mitbestimmung besteht nur, „soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht“. Wo ein Tarifvertrag die Eingruppierung abschließend regelt, ist für die Mitbestimmung über die Entlohnungsgrundsätze insoweit kein Raum. Für tarifgebundene Unternehmen reduziert sich die Frage damit häufig auf die außertariflichen Beschäftigten.

### § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Betriebsvereinbarung für die Analysesoftware

Weniger offensichtlich, in der Praxis aber regelmäßig einschlägig, ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts genügt die objektive Eignung zur Überwachung; auf eine Überwachungsabsicht kommt es nicht an.

Eine Software, die personenbezogene Entgelt-, Stammdaten- und Arbeitszeitdaten zusammenführt, je Person Vergleichsgruppen zuordnet und Auswertungen erzeugt, ist objektiv geeignet, Aussagen über einzelne Beschäftigte zu treffen. Die Einführung eines Analysewerkzeugs für den Entgeltbericht ist deshalb im Regelfall mitbestimmungspflichtig und sollte über eine Betriebsvereinbarung oder eine bestehende IT-Rahmenvereinbarung abgesichert werden — bevor die ersten Echtdaten verarbeitet werden, nicht danach.

### § 80 Abs. 2 BetrVG und § 13 EntgTranspG: Einblick in die Bruttoentgeltlisten

Unabhängig vom Bericht hat der Betriebsrat bereits heute Informationsrechte. Nach § 80 Abs. 2 BetrVG ist er zur Durchführung seiner Aufgaben rechtzeitig und umfassend zu unterrichten; der Betriebsausschuss kann Einblick in die Listen über die Bruttolöhne und -gehälter nehmen. Zu den Aufgaben gehört nach § 80 Abs. 1 Nr. 2a BetrVG ausdrücklich die Förderung der tatsächlichen Gleichstellung von Frauen und Männern.

§ 13 EntgTranspG konkretisiert das für die Entgeltgleichheit: Der Betriebsrat fördert deren Durchsetzung im Betrieb, und der Betriebsausschuss hat das Recht, die Bruttoentgeltlisten „einzusehen und auszuwerten“. Die Listen sind nach Geschlecht aufzuschlüsseln und müssen alle Entgeltbestandteile enthalten, einschließlich übertariflicher Zulagen und individuell ausgehandelter Zahlungen. Ein Arbeitgeber, der seine Berichtsdaten aufbereitet, sollte davon ausgehen, dass der Betriebsrat dieselbe Datenbasis einsehen kann — ein Grund mehr, die Datenqualität vor der ersten Auswertung zu klären, wie im Beitrag [Lohndaten für den Entgeltbericht exportieren](lohndaten-fuer-entgeltbericht-exportieren-datev-personio) beschrieben.

## Beteiligungsformen im Überblick

| Vorgang | Beteiligungsform | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kriterien und Verfahren zur Bewertung gleichwertiger Arbeit | Vereinbarung; bei Prägung der Vergütungsstruktur erzwingbare Mitbestimmung | Art. 4 Abs. 4 RL (EU) 2023/970; § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG |
| Entgeltbericht (Kennzahlen nach Art. 9 Abs. 1) | Anhörung vor Bestätigung durch die Leitung; Zugang zur Methodik | Art. 9 Abs. 6 RL (EU) 2023/970 |
| Einführung einer Analysesoftware | Erzwingbare Mitbestimmung, Betriebsvereinbarung | § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG |
| Einblick in Bruttoentgeltlisten | Einsichts- und Auswertungsrecht des Betriebsausschusses | § 80 Abs. 2 BetrVG; § 13 Abs. 2 und 3 EntgTranspG |
| Gemeinsame Entgeltbewertung nach ungerechtfertigtem Gefälle ab 5 Prozent | Gleichberechtigte Zusammenarbeit | Art. 10 RL (EU) 2023/970 |
| Abhilfemaßnahmen nach der Bewertung | Enge Zusammenarbeit; bei Änderung der Entlohnungsgrundsätze Mitbestimmung | Art. 10 Abs. 4 RL; § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG |

## Die Position der Expertenkommission

Wie der deutsche Gesetzgeber die Beteiligungsrechte ausgestaltet, ist noch offen; ein Umsetzungsgesetz liegt bislang nicht vor. Eine Orientierung bietet der Bericht der von der Bundesregierung eingesetzten Expertenkommission „Bürokratiearme Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie“, vorgelegt am 24. Oktober 2025. Die Kommission spricht sich für eine Umsetzung nahe am Richtlinientext aus und zieht daraus zwei Linien: Bei tarifgebundenen Arbeitgebern soll keine zusätzliche Mitbestimmung über die Bewertungskriterien erforderlich sein, wenn der Tarifvertrag den Anforderungen des Art. 4 Abs. 4 entspricht. Und beim Entgeltbericht soll es bei der Anhörung nach Art. 9 Abs. 6 bleiben; ein Zustimmungserfordernis des Betriebsrats zum Bericht ist nicht vorgesehen.

Ob der Gesetzgeber dem folgt, bleibt abzuwarten. Für die Planung heißt das: Wer die Anhörung sauber organisiert, die Methodik offenlegt und das Bewertungsverfahren mit dem Betriebsrat vereinbart, ist unter jeder realistischen Umsetzungsvariante richtig aufgestellt.

## Praktischer Fahrplan für die Zusammenarbeit

1. **Frühzeitig informieren, nicht erst anhören.** Den Betriebsrat vor Projektbeginn über Zeitplan, Datenquellen und geplantes Vorgehen unterrichten (§ 80 Abs. 2 BetrVG).
2. **Bewertungsverfahren gemeinsam festlegen.** Kriterien, Gewichtung und Zuschnitt der Vergleichsgruppen mit dem Betriebsrat vereinbaren; bei Tarifbindung klären, welche Beschäftigtengruppen der Tarifvertrag bereits abdeckt.
3. **Software über eine Betriebsvereinbarung einführen.** Zweckbindung, Zugriffsrechte, Auswertungsgrenzen und Löschfristen regeln, bevor Echtdaten verarbeitet werden.
4. **Probelauf teilen.** Die Auswertung eines Testjahrgangs mit dem Betriebsausschuss durchgehen; das erfüllt zugleich den Zugang zur Methodik nach Art. 9 Abs. 6 und entschärft die spätere Anhörung.
5. **Anhörung mit Frist und Protokoll.** Dem Betriebsrat den Berichtsentwurf samt Methodikbeschreibung mit angemessener Frist zuleiten, Einwände dokumentieren und beantworten, dann die Bestätigung durch die Geschäftsführung einholen.
6. **Eskalationsfall vorab regeln.** Festlegen, wie beide Seiten vorgehen, wenn eine Gruppe die 5-Prozent-Schwelle reißt: Wer prüft Rechtfertigungen, in welcher Frist, wer sitzt in der gemeinsamen Entgeltbewertung.

## Kernpunkte einer Betriebsvereinbarung Entgelttransparenz

Eine einzige Vereinbarung kann die Themen bündeln. Bewährt haben sich folgende Regelungsgegenstände:

- Gegenstand und Zweckbindung: Verarbeitung der Entgeltdaten ausschließlich zur Erfüllung der Pflichten aus der Richtlinie und dem Umsetzungsgesetz, keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Beschäftigter.
- Bewertungsverfahren: Kriterien nach Art. 4 Abs. 4, Gewichtung, Verfahren der Gruppenbildung, Mindestgruppengröße für Auswertungen.
- Datenumfang: einbezogene Entgeltbestandteile, Stichtage, Umgang mit Teilzeit und unterjährigen Eintritten.
- Software: eingesetztes System, Zugriffsberechtigte, Protokollierung, Speicher- und Löschfristen.
- Informationsrechte: Turnus und Form des Einblicks des Betriebsausschusses, Bereitstellung der Methodik, Ablauf der Anhörung nach Art. 9 Abs. 6 mit Fristen.
- Verfahren bei Auffälligkeiten: Rechtfertigungsprüfung, Sechs-Monats-Frist, Zusammensetzung und Arbeitsweise einer gemeinsamen Entgeltbewertung.
- Vertraulichkeit und Datenschutz: Umgang mit personenbeziehbaren Auswertungen, Verweis auf die DSGVO.

Wer den Bericht mit einer Software wie Lohngleich erstellt, kann dem Betriebsrat den Methodikzugang nach Art. 9 Abs. 6 unmittelbar aus dem System heraus bereitstellen; die Betriebsvereinbarung regelt dann nur noch, wer wann welche Auswertung sieht.

## FAQ

**Kann der Betriebsrat den Entgeltbericht verhindern?**
Nein. Art. 9 Abs. 6 der Richtlinie sieht eine Anhörung vor, kein Zustimmungserfordernis. Die Geschäftsführung bestätigt die Richtigkeit der Angaben nach der Anhörung auch dann, wenn der Betriebsrat Einwände aufrechterhält. Diese Einwände sollten allerdings dokumentiert und inhaltlich beantwortet werden.

**Brauchen wir für die Analysesoftware zwingend eine Betriebsvereinbarung?**
Sobald die Software personenbezogene Entgeltdaten verarbeitet und ein Betriebsrat besteht, greift § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG nach der Rechtsprechung regelmäßig, weil die objektive Eignung zur Überwachung genügt. Eine Betriebsvereinbarung oder die Aufnahme in eine bestehende IT-Rahmenvereinbarung ist der sichere Weg.

**Gilt die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG auch bei Tarifbindung?**
Nur eingeschränkt. Der Eingangssatz des § 87 Abs. 1 BetrVG schließt die Mitbestimmung aus, soweit eine tarifliche Regelung besteht. Regelt der Tarifvertrag die Eingruppierung abschließend, bleibt für die Mitbestimmung über Entlohnungsgrundsätze insoweit kein Raum; die Expertenkommission will das auf die Kriterien nach Art. 4 Abs. 4 übertragen, sofern der Tarifvertrag deren Anforderungen erfüllt. Für außertarifliche Beschäftigte gilt die Mitbestimmung unverändert.

**Was ist mit Unternehmen ohne Betriebsrat?**
Die Beteiligungsrechte der Richtlinie knüpfen an vorhandene Arbeitnehmervertreter an; Art. 4 Abs. 4 gilt ausdrücklich, „sofern es solche Vertreter gibt“. Ohne Betriebsrat entfallen Vereinbarung und Anhörung, nicht aber die Pflichten selbst: Kriterien müssen objektiv und geschlechtsneutral sein, der Bericht ist zu erstellen und zu bestätigen.

## Was droht bei Verstößen: Beweislastumkehr, Schadensersatz und Sanktionen der Entgelttransparenzrichtlinie

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/entgelttransparenz-sanktionen-beweislast-risiken · Stand: 21.08.2026

Die Berichtspflichten der Richtlinie (EU) 2023/970 sind der sichtbare Teil der neuen Rechtslage. Der weniger sichtbare, aber wirtschaftlich gewichtigere Teil steht in den Durchsetzungsvorschriften der Art. 15 bis 25. Sie regeln, was passiert, wenn ein Bericht ein unerklärtes Entgeltgefälle ausweist oder ein Arbeitgeber seine Transparenzpflichten verletzt: Beweislast beim Arbeitgeber, vollständiger Schadensersatz ohne Obergrenze, Verjährung von mindestens drei Jahren und Sanktionen bis zum Ausschluss von öffentlichen Aufträgen. Dieser Beitrag ordnet die einzelnen Mechanismen ein und zeigt, was sie für ein Unternehmen mit 100 bis 500 Beschäftigten finanziell bedeuten können.

## Die Beweislastumkehr nach Art. 18: Der Arbeitgeber muss sich entlasten

### Was heute schon gilt

Schon nach geltendem deutschen Recht (§ 22 AGG) genügt es, wenn eine klagende Person Indizien vorträgt, die eine Benachteiligung wegen des Geschlechts vermuten lassen. Dann muss der Arbeitgeber beweisen, dass kein Verstoß vorliegt. Wie hoch diese Hürde inzwischen liegt, hat das Bundesarbeitsgericht am 16. Februar 2023 entschieden (8 AZR 450/21): Verdient ein männlicher Kollege bei gleicher Arbeit mehr, begründet das die Vermutung der Entgeltbenachteiligung. Das Argument, der Kollege habe schlicht besser verhandelt, ließ das Gericht als Rechtfertigung nicht gelten. Die Klägerin erhielt die Entgeltdifferenz rückwirkend zugesprochen, dazu eine Entschädigung nach § 15 Abs. 2 AGG.

### Was sich mit Art. 18 verschärft

Art. 18 der Richtlinie übernimmt diesen Mechanismus und geht einen entscheidenden Schritt weiter. Trägt eine Arbeitnehmerin Tatsachen vor, die eine unmittelbare oder mittelbare Diskriminierung vermuten lassen, obliegt es dem Arbeitgeber nachzuweisen, dass keine Diskriminierung vorlag. Neu ist Art. 18 Abs. 2: Hat der Arbeitgeber seine Transparenzpflichten aus den Art. 5 bis 10 verletzt — etwa keine Auskunft nach Art. 7 erteilt, keine Kriterien für die Entgeltfestlegung offengelegt oder keinen Bericht nach Art. 9 vorgelegt —, geht die Beweislast automatisch auf ihn über. Die klagende Person muss dann nicht einmal mehr Indizien für eine Diskriminierung vortragen; der Pflichtverstoß allein genügt.

Praktisch bedeutet das: Ein Unternehmen, das seine Berichtspflicht versäumt oder Auskunftsersuchen unbeantwortet lässt, steht in jedem Entgeltprozess von Beginn an in der Defensive. Es muss lückenlos dokumentieren können, nach welchen objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien jedes einzelne Gehalt zustande gekommen ist. Ohne dokumentierte Entgeltstruktur ist dieser Beweis kaum zu führen.

## Schadensersatz nach Art. 16: Vollständig, rückwirkend, ohne Obergrenze

Art. 16 verpflichtet die Mitgliedstaaten sicherzustellen, dass geschädigte Beschäftigte eine vollständige Entschädigung erhalten. Die Vorschrift zählt ausdrücklich auf, was dazu gehört:

- die vollständige Nachzahlung entgangenen Entgelts, einschließlich Boni, Zulagen und Sachleistungen,
- Entschädigung für entgangene Chancen, etwa eine verpasste Beförderung,
- Ersatz immaterieller Schäden,
- Zinsen auf die Nachzahlungsbeträge.

Zwei Punkte verdienen besondere Aufmerksamkeit. Erstens: Die Entschädigung darf nicht durch eine im Voraus festgelegte Obergrenze beschränkt werden. Pauschale Deckelungen, wie sie § 15 Abs. 2 AGG für bestimmte Bewerbungsfälle kennt, sind für Entgeltdiskriminierung nicht zulässig. Zweitens: Der Anspruch wirkt rückwirkend. Wer drei Jahre lang 400 Euro im Monat zu wenig verdient hat, kann die gesamte Differenz nachfordern — nicht nur eine Anpassung für die Zukunft.

Für den Arbeitgeber kommt hinzu, was in keiner Klageschrift steht: Auf Nachzahlungen von Arbeitsentgelt fallen Sozialversicherungsbeiträge an, auch der Arbeitgeberanteil. Eine Nachzahlung von 100.000 Euro brutto kostet das Unternehmen real deutlich mehr.

## Verjährung nach Art. 19: Mindestens drei Jahre statt zwei Monate

Nach heutigem deutschen Recht müssen Entschädigungsansprüche nach § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend gemacht werden; daneben kappen tarifliche Ausschlussfristen von drei bis sechs Monaten viele Vergütungsansprüche. Art. 19 der Richtlinie setzt hier an: Die Verjährungsfrist für Klagen wegen Verletzung des Entgeltgleichheitsgebots muss mindestens drei Jahre betragen. Sie beginnt erst zu laufen, wenn die klagende Person von der Rechtsverletzung Kenntnis hat oder vernünftigerweise haben konnte — bei intransparenten Gehaltsstrukturen also unter Umständen sehr spät. Zusätzlich sieht die Richtlinie Hemmungstatbestände vor.

Für die Risikobewertung heißt das: Der Zeitraum, für den ein Unternehmen mit Nachforderungen rechnen muss, verlängert sich erheblich. Kurze Ausschlussfristen, die bisher viele Ansprüche faktisch abgeschnitten haben, sind in dieser Form nicht mehr haltbar. Ein heute bestehendes, unentdecktes Entgeltgefälle wird mit jedem weiteren Jahr teurer.

## Sanktionen nach Art. 23: In Deutschland noch offen, aber absehbar

Art. 23 verpflichtet die Mitgliedstaaten, wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen festzulegen, ausdrücklich einschließlich Geldbußen. Bei wiederholten Verstößen sollen die Sanktionen verschärft werden. Das deutsche Umsetzungsgesetz liegt noch nicht vor; das geltende Entgelttransparenzgesetz kennt bislang keine eigenen Bußgeldtatbestände. Wie hoch die deutschen Bußgelder ausfallen, ist damit offen. Sicher ist nur, dass es sie geben muss — die Richtlinie lässt den Mitgliedstaaten hier keinen Verzicht, sondern nur Gestaltungsspielraum bei der Höhe. Die Umsetzungsfrist ist am 7. Juni 2026 abgelaufen; mit dem Umsetzungsgesetz ist kurzfristig zu rechnen.

### Art. 24: Ausschluss von öffentlichen Aufträgen

Art. 24 verknüpft die Entgeltgleichheit mit dem Vergaberecht. Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass Auftraggeber bei öffentlichen Aufträgen und Konzessionen die Einhaltung des Entgeltgleichheitsgebots berücksichtigen; als mögliche Sanktion nennt die Richtlinie ausdrücklich den Ausschluss vom Vergabeverfahren. Für Unternehmen, deren Geschäft an öffentlichen Aufträgen hängt — Bau, IT-Dienstleistungen, Facility Management, Medizintechnik —, ist das potenziell einschneidender als jede Geldbuße: Ein dokumentierter Verstoß kann den Zugang zu einem ganzen Marktsegment kosten.

## Verbandsklage nach Art. 15: Der Arbeitgeber verhandelt nicht mehr nur mit Einzelnen

Art. 15 gibt Verbänden, Gleichbehandlungsstellen und Arbeitnehmervertretungen das Recht, im Namen oder zur Unterstützung von Beschäftigten Verfahren zu führen — mit deren Zustimmung auch für mehrere Beschäftigte gemeinsam. Das verändert die Prozesswirklichkeit: Bisher scheiterten viele Entgeltklagen daran, dass einzelne Beschäftigte das persönliche und finanzielle Risiko scheuten. Künftig kann eine Gewerkschaft die Ansprüche einer ganzen Vergleichsgruppe bündeln. Ein Entgeltbericht, der in einer Gruppe ein unerklärtes Gefälle ausweist, liefert dafür die Ausgangsdaten frei Haus.

## Was ein sauberer Bericht bewirkt

Die Durchsetzungsmechanismen wirken in beide Richtungen. Ein Bericht nach Art. 9, der in jeder Vergleichsgruppe ein Gefälle unter 5 Prozent ausweist oder verbleibende Unterschiede anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien erklärt, ist im Streitfall das wichtigste Entlastungsdokument des Arbeitgebers. Die Systematik der Richtlinie stützt das: Wo die Transparenzpflichten erfüllt sind, greift die automatische Beweislastverlagerung des Art. 18 Abs. 2 nicht, und die im Bericht dokumentierten Kriterien widerlegen die Indizwirkung, die ein pauschaler Verweis auf Gehaltsunterschiede sonst entfalten könnte. Wie die Vergleichsgruppen dafür sauber zu bilden sind, beschreibt der Beitrag „Gleichwertige Arbeit: Vergleichsgruppen bilden nach Art. 4" auf dieser Wissensseite; was bei einem Gefälle ab 5 Prozent droht, der Beitrag zur 5-Prozent-Regel und zur gemeinsamen Entgeltbewertung nach Art. 10.

Der Bericht ist damit kein reines Compliance-Dokument, sondern die zentrale Verteidigungslinie. Umgekehrt gilt: Ein Bericht mit unerklärten Gefällen ist ein Beweismittel gegen das eigene Unternehmen — öffentlich zugänglich und drei Jahre lang verwertbar.

## Risikoabschätzung: Was ein unentdecktes Gefälle kostet

Die folgende Beispielrechnung zeigt das finanzielle Risiko eines mittleren Szenarios: In einer Vergleichsgruppe verdienen zehn Frauen im Schnitt 350 Euro brutto im Monat weniger als männliche Kollegen bei gleichwertiger Arbeit, ohne dass objektive Kriterien den Unterschied erklären. Nach erfolgreicher Geltendmachung über die volle Verjährungsfrist von drei Jahren ergibt sich:

| Position | Rechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Entgeltdifferenz pro Person und Jahr | 350 € × 12 Monate | 4.200 € |
| Nachzahlung pro Person (3 Jahre) | 4.200 € × 3 | 12.600 € |
| Nachzahlung für 10 Personen | 12.600 € × 10 | 126.000 € |
| Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (ca. 20 %) | 126.000 € × 0,20 | 25.200 € |
| Zinsen (vereinfacht ca. 5 % auf mittlere Laufzeit) | | ca. 9.500 € |
| Entschädigung immaterieller Schaden (Größenordnung BAG: 2.000 € je Person) | 2.000 € × 10 | 20.000 € |
| **Gesamtrisiko ohne Verfahrenskosten** | | **ca. 180.700 €** |

Nicht eingerechnet sind Anwalts- und Gerichtskosten, der interne Aufwand, mögliche Bußgelder nach dem kommenden Umsetzungsgesetz und der dauerhafte Effekt: Die Gehälter sind nach der Anpassung strukturell höher, die Nachzahlung ist also nur die Einmalkomponente. Ebenfalls nicht eingerechnet ist der Reputationsschaden eines öffentlich einsehbaren Berichts mit auffälligen Werten in einem angespannten Arbeitsmarkt.

Zum Vergleich: Dasselbe Gefälle, im Rahmen einer internen Analyse zwei Jahre vor dem ersten Pflichtbericht entdeckt und über reguläre Gehaltsrunden abgebaut, kostet nur die laufende Anpassung — ohne Rückwirkung, ohne Zinsen, ohne Entschädigung, ohne Verfahren.

## Prioritäten zur Risikominderung

Aus der Mechanik der Art. 15 bis 24 ergibt sich eine klare Reihenfolge:

1. **Interne Analyse vor dem ersten Pflichtbericht.** Wer sein Gefälle je Vergleichsgruppe kennt, bevor es berichtspflichtig wird, kann korrigieren statt nachzahlen. Jedes Jahr Vorlauf senkt das Rückwirkungsrisiko.
2. **Entgeltkriterien dokumentieren.** Objektive, geschlechtsneutrale Kriterien für Einstufung, Entwicklung und variable Vergütung sind die einzige belastbare Verteidigung, wenn die Beweislast beim Unternehmen liegt.
3. **Transparenzpflichten vollständig erfüllen.** Auskunftsersuchen fristgerecht beantworten, Berichte fristgerecht vorlegen. Jeder formale Verstoß löst die automatische Beweislastverlagerung nach Art. 18 Abs. 2 aus — unabhängig davon, ob tatsächlich diskriminiert wurde.
4. **Gefälle ab 5 Prozent sofort bearbeiten.** Die Sechs-Monats-Frist des Art. 10 ist kurz; wer erst nach Vorlage des Berichts mit der Ursachenanalyse beginnt, verliert sie mit Abstimmungen.
5. **Vergaberelevanz prüfen.** Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern sollten das Thema nicht als HR-Randthema, sondern als Voraussetzung für die Teilnahme an Ausschreibungen behandeln.

## Häufige Fragen

### Gilt die Beweislastumkehr erst ab dem deutschen Umsetzungsgesetz?

Die verschärfte Fassung des Art. 18 wird mit dem Umsetzungsgesetz nationales Recht. Eine Beweislastverlagerung bei Indizien existiert aber schon heute über § 22 AGG, und das BAG wendet sie in Entgeltfällen konsequent an (Urteil vom 16. Februar 2023, 8 AZR 450/21). Das Risiko besteht also bereits jetzt; die Richtlinie senkt vor allem die Schwelle für den Übergang der Beweislast.

### Kann ein Unternehmen die Nachzahlung durch eine Obergrenze im Arbeitsvertrag begrenzen?

Nein. Art. 16 Abs. 3 untersagt es ausdrücklich, die Entschädigung durch eine im Voraus festgelegte Obergrenze zu beschränken. Auch kurze vertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen sind an der Mindestverjährung von drei Jahren nach Art. 19 zu messen.

### Wie hoch werden die Bußgelder in Deutschland ausfallen?

Das ist offen, solange das Umsetzungsgesetz nicht vorliegt. Art. 23 verlangt wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen einschließlich Geldbußen und eine Verschärfung bei wiederholten Verstößen. Das bisherige Entgelttransparenzgesetz enthält keine Bußgeldtatbestände; hier wird der deutsche Gesetzgeber nachlegen müssen.

### Schützt ein Bericht mit Werten unter 5 Prozent vollständig vor Klagen?

Nein, aber er verändert die Ausgangslage grundlegend. Einzelne Beschäftigte können weiterhin klagen, denn der Bericht arbeitet mit Gruppendurchschnitten. Ein Bericht ohne auffällige Gefälle, gestützt auf dokumentierte, geschlechtsneutrale Kriterien, entzieht solchen Klagen jedoch die Indizbasis und erfüllt zugleich die Transparenzpflichten, sodass die automatische Beweislastverlagerung nicht greift.

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Wer das eigene Risiko beziffern will, braucht zuerst belastbare Zahlen je Vergleichsgruppe — mit einer Software wie Lohngleich lässt sich diese Analyse aus den vorhandenen Lohndaten erstellen, bevor der erste Pflichtbericht sie öffentlich macht.

## Gleichwertige Arbeit: Wie Sie Vergleichsgruppen nach Art. 4 der Entgelttransparenzrichtlinie bilden

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/gleichwertige-arbeit-vergleichsgruppen-bilden-art-4 · Stand: 20.08.2026

Der Entgeltbericht nach der Richtlinie (EU) 2023/970 vergleicht nicht Frauen mit Männern im Unternehmen insgesamt, sondern Frauen und Männer, die gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten. Die Qualität des gesamten Berichts hängt deshalb an einer Vorfrage, die vor jeder Berechnung beantwortet sein muss: Welche Tätigkeiten gehören in dieselbe Gruppe? Wer diese Frage nach Bauchgefühl oder nach dem Organigramm beantwortet, erhält Zahlen, die weder gegenüber der Belegschaft noch gegenüber der Aufsichtsbehörde tragen.

Dieser Beitrag beschreibt, was die Richtlinie unter gleichwertiger Arbeit versteht, wie eine analytische Bewertung in der Praxis aussieht und wo Unternehmen mittlerer Größe erfahrungsgemäß danebengreifen.

## Was Art. 4 verlangt

Art. 4 Abs. 1 der Richtlinie verpflichtet die Mitgliedstaaten sicherzustellen, dass Arbeitgeber über Entgeltstrukturen verfügen, die gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit gewährleisten. Entscheidend ist Art. 4 Abs. 4: Die Systeme zur Festlegung und zum Vergleich des Werts von Arbeit müssen auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien beruhen. Die Richtlinie nennt vier Kriterien ausdrücklich:

- **Kompetenzen** (Fachwissen, Ausbildung, Erfahrung, kommunikative und soziale Fähigkeiten),
- **Belastungen** (körperliche, psychische und mentale Anforderungen),
- **Verantwortung** (für Budget, Personen, Daten, Umwelt, Führung),
- **Arbeitsbedingungen** (Arbeitszeitlage, Umgebungseinflüsse, Störungen).

Weitere Faktoren dürfen hinzukommen, wenn sie für die konkrete Stelle relevant sind. Ein Satz in Art. 4 Abs. 4 wird häufig überlesen und ist doch der praktisch wichtigste: Relevante soziale Kompetenzen dürfen dabei nicht unterbewertet werden.

Die Kriterien sind keine Empfehlung, sondern der Maßstab, an dem die Vergleichsgruppen eines Entgeltberichts später gemessen werden. Ergibt der Bericht in einer Gruppe eine Differenz von mindestens 5 Prozent, die sich nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien rechtfertigen lässt und nicht binnen sechs Monaten behoben wird, folgt die gemeinsame Entgeltbewertung mit den Arbeitnehmervertretern nach Art. 10. Spätestens dann muss die Gruppenbildung einer genauen Prüfung standhalten.

## Warum soziale Kompetenzen so oft zu kurz kommen

Klassische Entgeltsysteme sind in Industrie und Handwerk entstanden. Sie bewerten Körperkraft, Maschinenverantwortung und technische Ausbildung differenziert, während Anforderungen an Kommunikation, Kooperation oder Einfühlungsvermögen pauschal oder gar nicht erfasst werden. Das Ergebnis ist eine systematische Schieflage: Tätigkeiten mit hohem Anteil an Interaktion, etwa in Kundenservice, Assistenz, Pflege oder Personalarbeit, erscheinen weniger anspruchsvoll, als sie es nach einer vollständigen Bewertung wären. Weil diese Tätigkeiten überwiegend von Frauen ausgeübt werden, wirkt sich der Bewertungsfehler unmittelbar auf das Entgeltgefälle aus.

Ein Beispiel: Ein Servicetechniker im Außendienst und eine Mitarbeiterin in der Kundenbetreuung haben beide eine dreijährige Ausbildung. Beim Techniker fließen Verantwortung für Anlagen, Körperkraft und Reisetätigkeit in die Bewertung ein. Bei der Kundenbetreuerin wird die tägliche Vermittlung unerwünschter Inhalte (Absagen, Reklamationen), der Umgang mit aufgebrachten Kunden und die Notwendigkeit, die eigene Gefühlslage auszublenden, in vielen Systemen nicht als Anforderung gezählt. Ein Bewertungsverfahren, das Art. 4 Abs. 4 genügt, muss beides sichtbar machen.

## Analytische Punktverfahren: der GleichWertCheck als Referenz

Die Richtlinie schreibt kein Verfahren vor. In Deutschland ist der GleichWertCheck aus dem EG-Check der Antidiskriminierungsstelle des Bundes das verbreitetste frei verfügbare Instrument. Er ist als Excel-Arbeitsmappe veröffentlicht und bewertet jede Tätigkeit anhand von 20 Anforderungsmerkmalen, die genau den vier Kriterien der Richtlinie zugeordnet sind. Jedes Merkmal wird in Stufen eingeordnet, die Stufenwerte werden addiert. Der Höchstwert beträgt 64 Punkte.

| Kriterium | Anforderungsmerkmale | Maximale Punkte |
|---|---|---|
| 1. Kompetenzen | Fachkenntnisse (DQR-Niveau, 1–7), Zusatzqualifikationen (0–3), fachliche Erfahrung (0–4), Planungs- und Prozesskompetenz (0–4), Kommunikationskompetenz (0–4), Kooperationskompetenz (0–3), Einfühlungs- und Überzeugungsvermögen (0–3) | 28 |
| 2. Belastungen | Körperkraft (0–2), Körperhaltung und Sinnesorgane (0–2), psychosoziale Belastungen (0–4), Arbeitsunterbrechungen (0–2), ununterbrochene Konzentration (0–2) | 12 |
| 3. Verantwortung | ökonomische Verantwortung (0–3), Sicherheit anderer Personen (0–3), Arbeit anderer und Führung (0–4), Umwelt (0–2), eigene Qualifizierung (0–2) | 14 |
| 4. Arbeitsbedingungen | belastende Arbeitszeitlage (0–3), beeinträchtigende Umgebungsbedingungen (0–4), Einflüsse technologischer Transformation (0–3) | 10 |
| **Summe** | | **64** |

Zwei Eigenschaften des Verfahrens sind für die Richtlinienkonformität wesentlich. Erstens: Die sozialen Kompetenzen (Kommunikation, Kooperation, Einfühlungs- und Überzeugungsvermögen) machen zusammen 10 von 28 Kompetenzpunkten aus und sind damit gleichrangig neben der formalen Qualifikation. Zweitens: Die Belastungen unterscheiden ausdrücklich zwischen physischen, psychosozialen und mentalen Anforderungen. Die Konfrontation mit Aggressionen, mit dem Leid anderer oder mit strikten Zeitrastern zählt ebenso wie das Heben schwerer Lasten.

Die Gewichtung der vier Kriterien ist damit vorgegeben: Kompetenzen 44 Prozent, Verantwortung 22 Prozent, Belastungen 19 Prozent, Arbeitsbedingungen 16 Prozent. Unternehmen können ein eigenes Verfahren mit anderer Gewichtung verwenden, müssen dann aber begründen können, warum die Gewichtung geschlechtsneutral ist. Ein System, das Verantwortung mit 50 Prozent und Belastungen mit 5 Prozent gewichtet, wird diese Begründung schwer liefern können.

### Beispiel: fünf Tätigkeiten eines Produktionsunternehmens

Die folgende Tabelle zeigt eine illustrierende Bewertung nach dem GleichWertCheck für ein Unternehmen mit rund 300 Beschäftigten. Die Punktwerte sind Beispielwerte, keine Normwerte.

| Tätigkeit | Kompetenzen (max. 28) | Belastungen (max. 12) | Verantwortung (max. 14) | Arbeitsbedingungen (max. 10) | Summe (max. 64) |
|---|---|---|---|---|---|
| Industriemechaniker Instandhaltung | 14 | 7 | 6 | 6 | 33 |
| Sachbearbeiterin Auftragsabwicklung | 13 | 5 | 5 | 2 | 25 |
| Teamleitung Kundenservice (8 Personen) | 18 | 6 | 9 | 2 | 35 |
| Schichtführer Montage (12 Personen) | 15 | 7 | 9 | 5 | 36 |
| Personalreferentin | 17 | 5 | 7 | 1 | 30 |

Die Auswertung zeigt, was eine Gruppenbildung nach Abteilung verdeckt hätte: Teamleitung Kundenservice und Schichtführer Montage liegen mit 35 und 36 Punkten nahe beieinander und gehören in dieselbe Vergleichsgruppe, obwohl der eine Bereich überwiegend weiblich und der andere überwiegend männlich besetzt ist. Der Industriemechaniker (33) und die Personalreferentin (30) bilden eine weitere plausible Gruppe. Die Sachbearbeiterin (25) steht in einer eigenen Stufe.

Für die Bildung der Gruppen muss ein Punktkorridor festgelegt werden, etwa Bandbreiten von fünf bis sieben Punkten. Die Korridore sollten sich an den Entgeltgruppen des Unternehmens oder des Tarifvertrags orientieren und vor der Auswertung schriftlich fixiert werden. Wer die Bandbreiten erst nach Sichtung der Ergebnisse setzt, setzt sich dem Vorwurf aus, die Gruppen an das gewünschte Ergebnis angepasst zu haben.

## Tarifverträge als Grundlage

Tarifgebundene Unternehmen haben einen Vorteil: Die Entgeltgruppen des Tarifvertrags sind bereits eine Arbeitsbewertung, die von beiden Sozialpartnern verhandelt wurde. Die Tätigkeitsmerkmale des Entgeltrahmenabkommens der Metall- und Elektroindustrie, des TVöD oder der Chemie-Tarifverträge lassen sich als Vergleichsgruppen übernehmen.

Zwei Einschränkungen gelten. Erstens muss der Tarifvertrag selbst den Kriterien des Art. 4 Abs. 4 genügen. Ältere Tarifwerke, die etwa Leichtlohngruppen kannten oder soziale Kompetenzen nicht abbilden, sind keine sichere Grundlage. Zweitens erfasst der Tarifvertrag nur die tarifgebundenen Beschäftigten. Außertarifliche Angestellte, Führungskräfte und Beschäftigte in nicht tarifierten Bereichen müssen mit demselben Verfahren bewertet werden, sonst entsteht ein Bruch in der Systematik. In der Praxis empfiehlt es sich, die AT-Bereiche mit einem Punktverfahren zu bewerten und die Ergebnisse an die tariflichen Entgeltgruppen anzuschließen.

## Die Rolle des Betriebsrats

Die Bildung von Vergleichsgruppen ist keine rein technische Aufgabe der Personalabteilung. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG hat der Betriebsrat bei Fragen der betrieblichen Lohngestaltung mitzubestimmen, insbesondere bei der Aufstellung von Entlohnungsgrundsätzen und der Einführung neuer Entlohnungsmethoden. Ein neu eingeführtes analytisches Bewertungsverfahren fällt regelmäßig darunter, jedenfalls dort, wo es Einfluss auf die Eingruppierung hat.

Die Richtlinie ergänzt das um eine eigene Beteiligung: Nach Art. 9 Abs. 6 bestätigt die Leitung des Arbeitgebers die Richtigkeit der Berichtsangaben nach Anhörung der Arbeitnehmervertreter. Die Arbeitnehmervertreter haben Zugang zu den vom Arbeitgeber angewandten Methoden. Der Betriebsrat muss also nachvollziehen können, nach welchen Kriterien und mit welchen Punktwerten die Gruppen gebildet wurden.

Für die Praxis heißt das: Das Bewertungsverfahren, die Gewichtung und die Punktkorridore sollten in einer Betriebsvereinbarung festgelegt werden, bevor der erste Bericht erstellt wird. Eine paritätisch besetzte Bewertungskommission aus zwei bis drei Personen je Seite hat sich bewährt. Sie bewertet die Tätigkeiten gemeinsam, dokumentiert die Stufeneinordnung und löst Zweifelsfälle im Konsens. Der Aufwand liegt für 300 Beschäftigte mit 40 bis 60 unterscheidbaren Tätigkeiten typischerweise bei drei bis fünf Arbeitstagen.

## Typische Fehler bei der Gruppenbildung

### Gruppen nach Abteilung statt nach Anforderung

Der häufigste Fehler ist, das Organigramm zur Vergleichsgruppe zu erklären: Vertrieb, Produktion, Verwaltung. Die Richtlinie fragt nicht, wo jemand arbeitet, sondern was die Arbeit erfordert. Eine Abteilung enthält regelmäßig Tätigkeiten mit sehr unterschiedlichem Anforderungsniveau; zugleich befinden sich gleichwertige Tätigkeiten in verschiedenen Abteilungen. Wer nach Abteilung gruppiert, vergleicht innerhalb der Gruppe Ungleiches und verhindert den Vergleich zwischen den Bereichen, in dem das Gefälle meist erst sichtbar wird.

### Zu kleine Gruppen

Auf der anderen Seite steht die Versuchung, jede Stellenbezeichnung zur eigenen Gruppe zu machen. Bei 300 Beschäftigten und 80 Stellenbezeichnungen entstehen Gruppen mit zwei oder drei Personen, in denen ein Mittelwert nichts aussagt und die Anonymität der Beschäftigten nicht gewahrt ist. Das deutsche Entgelttransparenzgesetz kennt für den individuellen Auskunftsanspruch bereits eine Untergrenze: Nach § 12 Abs. 3 EntgTranspG ist das Vergleichsentgelt nicht anzugeben, wenn die Vergleichstätigkeit von weniger als sechs Beschäftigten des jeweils anderen Geschlechts ausgeübt wird. Diese Sechs-Personen-Regel ist ein sinnvoller Orientierungswert auch für den Bericht: Gruppen, in denen ein Geschlecht mit weniger als sechs Personen vertreten ist, sollten mit benachbarten Gruppen zusammengefasst oder in der Auswertung als nicht ausweisbar gekennzeichnet werden. Wie der deutsche Gesetzgeber die Mindestgröße für die Berichtspflicht nach der Richtlinie ausgestaltet, ist mit dem Umsetzungsgesetz zu prüfen.

### Bewertung der Person statt der Stelle

Bewertet wird die Tätigkeit, nicht die Person, die sie ausübt. Ob die Stelleninhaberin einen Master hat, ist unerheblich, wenn die Stelle eine dreijährige Ausbildung erfordert.

### Fehlende Dokumentation

Jede Stufeneinordnung braucht eine kurze Begründung. Ohne sie lässt sich die Bewertung weder gegenüber dem Betriebsrat noch in einem Verfahren nach Art. 10 nachvollziehen.

## Vorgehen in sechs Schritten

1. Tätigkeiten inventarisieren: Aus Stellenbeschreibungen und Tätigkeitsschlüsseln eine Liste unterscheidbarer Tätigkeiten erstellen, nicht der Stellenbezeichnungen. Typisch sind 40 bis 80 Tätigkeiten bei 100 bis 500 Beschäftigten.
2. Verfahren und Gewichtung festlegen: GleichWertCheck, tarifliche Merkmale oder ein eigenes Punktverfahren; mit dem Betriebsrat vereinbaren.
3. Bewertungskommission bilden und Tätigkeiten bewerten; jede Stufeneinordnung begründen.
4. Punktkorridore festlegen und Vergleichsgruppen bilden; auf Mindestgröße prüfen.
5. Ergebnis mit dem Betriebsrat abstimmen (Art. 9 Abs. 6).
6. Zuordnung jeder Personalnummer zu einer Vergleichsgruppe in den Stammdaten hinterlegen, damit die Zuordnung für die Folgeberichte nicht neu erarbeitet werden muss.

Wer diese Schritte einmal sauber durchläuft, hat die Grundlage für alle künftigen Berichte. Lohngleich übernimmt die Gruppenzuordnung aus den Stammdaten und rechnet die Entgeltkennzahlen je Vergleichsgruppe automatisch.

## FAQ

**Müssen wir zwingend ein Punktverfahren verwenden?**
Nein. Die Richtlinie verlangt objektive, geschlechtsneutrale Kriterien, kein bestimmtes Verfahren. Ein Punktverfahren ist jedoch der einfachste Weg, die Kriterien nachweisbar anzuwenden und die Bewertung zu dokumentieren. Summarische Verfahren, die Tätigkeiten als Ganzes einstufen, sind zulässig, aber schwerer zu begründen.

**Reicht die tarifliche Eingruppierung als Vergleichsgruppe?**
Für tarifgebundene Beschäftigte in der Regel ja, sofern der Tarifvertrag die vier Kriterien angemessen abbildet. Außertarifliche Beschäftigte müssen mit einem anschlussfähigen Verfahren bewertet werden.

**Wie viele Vergleichsgruppen sind angemessen?**
Das hängt von der Bandbreite der Tätigkeiten ab. Bei 100 bis 500 Beschäftigten sind sechs bis zwölf Gruppen üblich. Weniger als vier Gruppen deuten auf zu grobe, mehr als 20 auf zu feine Abgrenzung hin.

**Was passiert, wenn der Betriebsrat der Gruppenbildung nicht zustimmt?**
Die Anhörung nach Art. 9 Abs. 6 setzt keine Zustimmung voraus, aber die Einwände sind zu dokumentieren. Soweit das Verfahren unter § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG fällt, entscheidet bei fehlender Einigung die Einigungsstelle. Eine frühzeitige gemeinsame Bewertung vermeidet diesen Weg in fast allen Fällen.

## Welche Lohndaten der Entgeltbericht braucht — und wie Sie sie aus DATEV, Personio und SAP exportieren

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/lohndaten-fuer-entgeltbericht-exportieren-datev-personio · Stand: 20.08.2026

Der Entgeltbericht nach der Richtlinie (EU) 2023/970 ist im Kern eine Rechenaufgabe über die Lohndaten eines Kalenderjahres. Die Rechnung selbst ist überschaubar; der Aufwand steckt in der Datenbeschaffung. Lohnabrechnung, Personalverwaltung und Zeitwirtschaft liegen in Unternehmen mit 100 bis 500 Beschäftigten häufig in zwei oder drei verschiedenen Systemen, teils beim Steuerberater. Dieser Beitrag beschreibt, welche Felder der Bericht mindestens benötigt, wie der Entgeltbegriff der Richtlinie abzugrenzen ist und auf welchem Weg die Daten aus den verbreiteten Systemen herauskommen.

## Der Mindestdatensatz

Für jede Person, die im Berichtsjahr beschäftigt war, werden sechs Angaben benötigt. Alles Weitere ist hilfreich, aber nicht zwingend.

| Feld | Zweck im Bericht | Typische Quelle |
|---|---|---|
| Personalnummer | Pseudonymer Schlüssel, verbindet Stammdaten, Entgelt und Tätigkeit | Lohnabrechnung |
| Geschlecht | Gruppierungsmerkmal für alle Kennzahlen | Lohnabrechnung (Meldewesen) |
| Vertragliche Wochenarbeitszeit | Umrechnung auf Vollzeitäquivalente; Teilzeit darf das Gefälle nicht verzerren | Lohnabrechnung oder HR-System |
| Grundentgelt im Berichtsjahr | Basis für das Grundentgeltgefälle | Lohnabrechnung (Lohnarten) |
| Variable und ergänzende Bestandteile | Basis für das Gefälle bei variablen Bestandteilen und für das Gesamtgefälle | Lohnabrechnung (Lohnarten) |
| Tätigkeit oder Tätigkeitsschlüssel | Zuordnung zur Vergleichsgruppe gleicher oder gleichwertiger Arbeit | Lohnabrechnung (DEÜV-Meldung) oder HR-System |

Ergänzend sinnvoll sind Eintritts- und Austrittsdatum (für unterjährige Beschäftigungen), Entgeltgruppe oder Stufe bei Tarifbindung sowie die Zuordnung zur Vergleichsgruppe, sobald sie einmal festgelegt wurde.

Was nicht benötigt wird: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Bankverbindung. Diese Felder sind in fast jedem Standardexport enthalten und müssen vor der Weiterverarbeitung entfernt werden.

## Der Entgeltbegriff der Richtlinie

Art. 3 Abs. 1 Buchst. a der Richtlinie definiert Entgelt als die üblichen Grund- oder Mindestlöhne und -gehälter sowie alle sonstigen Vergütungen, die ein Arbeitgeber aufgrund des Dienstverhältnisses unmittelbar oder mittelbar als Geld- oder Sachleistung zahlt. Die sonstigen Vergütungen werden als ergänzende oder variable Bestandteile bezeichnet (Art. 3 Abs. 1 Buchst. c). Der Bericht nach Art. 9 Abs. 1 weist beide Ebenen getrennt aus: das Gefälle beim Grundentgelt und das Gefälle bei den ergänzenden oder variablen Bestandteilen, jeweils als Durchschnitt und Median.

Drei Abgrenzungen sind für die Datenaufbereitung wichtig.

**Ist-Entgelt, nicht Soll-Entgelt.** Maßgeblich ist, was im Berichtsjahr tatsächlich gezahlt wurde, nicht das vertraglich vereinbarte Jahresgehalt. Die vom Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend eingesetzte Kommission zur Umsetzung der Richtlinie hat in ihrem Bericht vom Oktober 2025 die Grundlagen für das deutsche Umsetzungsgesetz beschrieben; die endgültige Ausgestaltung des Entgeltbegriffs ergibt sich aus dem Gesetzestext, der zum Zeitpunkt dieses Beitrags noch nicht in Kraft ist. Unternehmen sollten ihre Datenbasis so anlegen, dass beide Betrachtungen möglich sind: die vertragliche Basis aus den Stammdaten und die tatsächliche Zahlung aus den Lohnarten.

**Grundentgelt oder variabel.** Zum Grundentgelt zählen Tarif- oder Vertragsgehalt, Stundenlohn multipliziert mit Sollstunden und fest vereinbarte monatliche Zulagen. Zu den ergänzenden oder variablen Bestandteilen zählen Boni, Provisionen, Prämien, Überstundenvergütung, Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit, Weihnachts- und Urlaubsgeld, Sachbezüge wie Dienstwagen, Jobticket oder Essenszuschüsse sowie Arbeitgeberzuschüsse zur betrieblichen Altersversorgung, soweit sie über den gesetzlichen Pflichtzuschuss hinausgehen. Jede Lohnart im Lohnsystem muss einer der beiden Kategorien zugeordnet werden. Diese Zuordnungstabelle ist einmalig zu erstellen und dann Bestandteil der Berichtsdokumentation.

**Was nicht dazugehört.** Nicht zum Entgelt zählen Auslagenersatz und Reisekostenerstattungen, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Entgeltfortzahlung aus Kassen (Krankengeld, Elterngeld), Abfindungen und einmalige Aufwandsentschädigungen. Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber ist dagegen Entgelt. Elternzeit und längere Krankheit ohne Entgeltfortzahlung verringern das Ist-Entgelt; für den Bericht sollte daher die Zahl der bezahlten Monate mitgeführt werden, um auf Jahres- oder Monatsbasis normieren zu können.

## Der Tätigkeitsschlüssel als kostenlose Quelle

Für jede sozialversicherungspflichtig beschäftigte Person meldet der Arbeitgeber mit der DEÜV-Meldung einen neunstelligen Tätigkeitsschlüssel an die Sozialversicherung. Er ist in jedem Lohnsystem gepflegt und enthält zwei Angaben, die für den Entgeltbericht unmittelbar nützlich sind.

| Stelle | Inhalt | Nutzen für den Bericht |
|---|---|---|
| 1–5 | Ausgeübte Tätigkeit nach der Klassifikation der Berufe 2010 | Erste Näherung an die Vergleichsgruppe |
| 5 | Anforderungsniveau: 1 Helfer, 2 Fachkraft, 3 Spezialist, 4 Experte | Objektives Merkmal für das Kriterium Kompetenzen |
| 6 | Höchster Schulabschluss | Kontrollmerkmal |
| 7 | Höchster Berufsabschluss | Kontrollmerkmal |
| 8 | Arbeitnehmerüberlassung (1 nein, 2 ja) | Abgrenzung Leiharbeit |
| 9 | Vertragsform: 1 Vollzeit unbefristet, 2 Teilzeit unbefristet, 3 Vollzeit befristet, 4 Teilzeit befristet | Vollzeit- und Befristungsstatus ohne separaten Export |

Der Schlüssel ersetzt keine analytische Arbeitsbewertung. Die fünfstellige Berufskennziffer ist aber ein brauchbarer Ausgangspunkt für die Inventarisierung der Tätigkeiten, und das Anforderungsniveau an fünfter Stelle liefert ein objektives, bereits gemeldetes Merkmal für die Plausibilisierung der Vergleichsgruppen. Voraussetzung ist, dass der Schlüssel im Lohnsystem gepflegt ist; in der Praxis finden sich bei Beschäftigten mit langer Betriebszugehörigkeit häufig veraltete Werte, die vor der Verwendung zu prüfen sind.

## Exportwege aus den gängigen Systemen

Die folgenden Wege beschreiben den Stand der Systeme im Sommer 2026. Menübezeichnungen können sich mit Versionswechseln ändern; die Hilfe des jeweiligen Herstellers ist maßgeblich.

### DATEV Lohn und Gehalt

Das Daten-Analyse-System Lohn (DALY) ist das Auswertungswerkzeug für DATEV Lohn und Gehalt. Der Stammdatenexport liefert Personalnummer, Geschlecht, Eintritt, Austritt, Wochenarbeitszeit und Tätigkeitsschlüssel je Mitarbeiter als Excel- oder CSV-Datei. Die Entgeltbestandteile kommen aus der Lohnartenauswertung über den Jahreszeitraum, in der jede Lohnart mit Jahressumme je Personalnummer ausgewiesen wird. Beide Exporte werden über die Personalnummer zusammengeführt.

### DATEV LODAS

Bei LODAS, das häufig über die Steuerberatungskanzlei läuft, ist das Jahreslohnjournal (Auswertung 22) der geeignete Weg. Es enthält je Personalnummer die Jahressummen aller Lohnarten und damit sowohl Grundentgelt als auch variable Bestandteile. Die Stammdaten einschließlich Tätigkeitsschlüssel werden gesondert über die Personalstammdaten-Auswertung bereitgestellt. Wer LODAS nicht selbst bedient, sollte die Kanzlei bitten, beide Auswertungen als Tabellendatei (nicht als PDF) zu liefern, da PDF-Ausgaben eine manuelle Nacherfassung erfordern.

### Personio

Personio führt Stammdaten und Gehaltsangaben, aber keine vollständige Lohnabrechnung. Unter Berichte lassen sich benutzerdefinierte Berichte anlegen und exportieren; alternativ steht der Export der Mitarbeiterliste mit auswählbaren Attributen zur Verfügung. Für den Entgeltbericht sind die Attribute Mitarbeiter-ID, Geschlecht, Wochenstunden, Festgehalt, Bonus- und Provisionsfelder sowie Position und Abteilung zu wählen. Da Personio das Sollgehalt und nicht das Ist-Entgelt kennt, ist für die tatsächlich gezahlten variablen Bestandteile zusätzlich der Export aus dem angebundenen Lohnsystem (meist DATEV) erforderlich.

### SAP SuccessFactors

In SuccessFactors werden die benötigten Felder mit einem Story-Report im Report Center zusammengestellt: Personal-ID, Gender, Standard Hours, Pay Components mit Betrag und Zeitraum sowie Job Classification. Der Report wird als Excel-Datei ausgegeben. Falls die Abrechnung in SAP HCM oder Employee Central Payroll läuft, sind die Ist-Beträge aus den Abrechnungsergebnissen zu ziehen, nicht aus den Pay Components, die den Sollwert abbilden.

### Lexware lohn+gehalt

Für kleinere Unternehmen im unteren Bereich der Berichtspflicht ist Lexware verbreitet. Der Personalstammblatt-Export liefert die Stammdaten einschließlich Tätigkeitsschlüssel; die Jahressummen je Lohnart kommen aus dem Lohnjournal für den Jahreszeitraum, exportiert als Excel-Datei.

### Logib-D-Erfassungsbogen

Logib-D ist ein vom Bundesfamilienministerium bereitgestelltes Werkzeug zur statistischen Analyse der Entgeltgleichheit. Sein Erfassungsbogen hat sich als Zwischenformat bewährt: Er enthält je Person genau die Felder, die auch der Entgeltbericht braucht, und viele Unternehmen haben ihn bereits für frühere Analysen befüllt. Wer Daten im Logib-D-Format vorliegen hat, muss sie nicht neu aufbereiten.

## Übersicht: System, Exportweg, Felder

| System | Exportweg | Stammdaten | Entgelt | Tätigkeit |
|---|---|---|---|---|
| DATEV Lohn und Gehalt | DALY Stammdatenexport + Lohnartenauswertung Jahr | Personalnummer, Geschlecht, Wochenstunden, Ein-/Austritt | Jahressumme je Lohnart | Tätigkeitsschlüssel |
| DATEV LODAS | Jahreslohnjournal (Auswertung 22) + Personalstammdaten | Personalnummer, Geschlecht, Wochenstunden | Jahressumme je Lohnart | Tätigkeitsschlüssel |
| Personio | Berichte oder Mitarbeiterlisten-Export | Mitarbeiter-ID, Geschlecht, Wochenstunden | Festgehalt, Bonusfelder (Soll) | Position, Abteilung |
| SAP SuccessFactors | Story-Report im Report Center | Personal-ID, Gender, Standard Hours | Pay Components (Soll) oder Abrechnungsergebnis (Ist) | Job Classification |
| Lexware lohn+gehalt | Personalstammblatt-Export + Lohnjournal | Personalnummer, Geschlecht, Wochenstunden | Jahressumme je Lohnart | Tätigkeitsschlüssel |
| Logib-D | Erfassungsbogen (Excel) | vollständig | Grund- und Zusatzentgelt | Anforderungsniveau, Tätigkeit |

## Datenschutz und Mitbestimmung

Der Entgeltbericht verarbeitet Gehaltsdaten, also personenbezogene Daten mit hohem Schutzbedarf. Vier Punkte sind vor dem ersten Export zu regeln.

**Keine Namen.** Der Export für den Bericht enthält die Personalnummer als einzigen Schlüssel. Namen, Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummern werden vor der Übergabe an das Berichtswerkzeug entfernt, nicht erst danach. Wer das Werkzeug beim Steuerberater oder einem Dienstleister betreibt, gibt nur den bereinigten Datensatz weiter.

**Pseudonyme statt Personalnummern.** Ist die Personalnummer im Unternehmen allgemein bekannt, etwa weil sie auf Ausweisen oder in E-Mail-Signaturen erscheint, sollte sie vor dem Export durch ein Pseudonym ersetzt werden. Die Zuordnungstabelle verbleibt in der Personalabteilung. Für den Bericht selbst ist eine Rückführung nicht erforderlich; sie wird erst gebraucht, wenn in einem Verfahren nach Art. 10 einzelne Fälle geprüft werden.

**Auftragsverarbeitung.** Wird der Bericht mit einer Software erstellt, die Daten außerhalb des Unternehmens verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen. Er muss den Verarbeitungsort, die Löschfristen und die Unterauftragnehmer benennen. Ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit ist um den Entgeltbericht zu ergänzen.

**Betriebsvereinbarung.** Die Zusammenführung von Stammdaten, Entgelt und Tätigkeit in einem Auswertungssystem ist eine technische Einrichtung, die geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Sie unterliegt damit der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Eine Betriebsvereinbarung sollte festlegen, welche Felder exportiert werden, wer Zugriff hat, wie lange die Daten vorgehalten werden und dass Auswertungen unterhalb einer Mindestgruppengröße nicht erfolgen. Da Art. 9 Abs. 6 der Richtlinie ohnehin die Anhörung der Arbeitnehmervertreter zum Bericht vorsieht, lassen sich beide Themen in einer Vereinbarung regeln.

## Empfohlene Reihenfolge

1. Lohnarten des eigenen Systems einmalig in Grundentgelt, variabel und nicht relevant einteilen und die Tabelle dokumentieren.
2. Betriebsvereinbarung zu Datenumfang und Zugriff abschließen.
3. Stammdatenexport und Jahres-Lohnartenauswertung ziehen, über die Personalnummer zusammenführen, Namen entfernen.
4. Tätigkeitsschlüssel auf Aktualität prüfen; Vergleichsgruppe je Personalnummer eintragen.
5. Datensatz auf Vollständigkeit prüfen: jede Personalnummer mit Geschlecht, Wochenstunden, mindestens einem Entgeltwert und einer Gruppenzuordnung.
6. Bereinigten Datensatz in das Berichtswerkzeug laden.

Der Aufwand für die erste Aufbereitung liegt bei 300 Beschäftigten und einem Lohnsystem erfahrungsgemäß bei ein bis zwei Arbeitstagen; in den Folgejahren sind es wenige Stunden. Lohngleich nimmt die genannten Exportformate direkt entgegen und prüft den Datensatz beim Import auf die beschriebenen Vollständigkeitsregeln.

## FAQ

**Reicht das Jahresbruttoentgelt aus der Lohnsteuerbescheinigung?**
Nein. Die Lohnsteuerbescheinigung fasst alle steuerpflichtigen Bestandteile zusammen und trennt nicht zwischen Grundentgelt und variablen Bestandteilen. Sie enthält zudem Beträge, die nicht zum Entgelt im Sinne der Richtlinie zählen. Die Lohnartenauswertung ist die richtige Quelle.

**Wie gehen wir mit Beschäftigten um, die unterjährig eingetreten sind?**
Das Ist-Entgelt wird auf die bezahlten Monate normiert, in der Regel auf ein Monatsentgelt bei Vollzeitäquivalent. Eintritts- und Austrittsdatum sowie die Wochenarbeitszeit müssen dafür im Datensatz sein.

**Unser Steuerberater rechnet mit LODAS ab und wir haben keinen Zugang. Was fordern wir an?**
Das Jahreslohnjournal (Auswertung 22) und die Personalstammdaten mit Tätigkeitsschlüssel für das Berichtsjahr, beides als Excel- oder CSV-Datei. Die Kanzlei benötigt dafür keine Zusatzmodule.

**Dürfen wir das Geschlecht aus dem Lohnsystem für den Bericht verwenden?**
Ja. Das Geschlecht wird für das Meldewesen ohnehin erhoben und ist für den Bericht die erforderliche Grundlage. Die Verarbeitung ist durch die gesetzliche Berichtspflicht gedeckt; der Zweck sollte in der Datenschutzdokumentation ergänzt werden.

## Entgelttransparenzrichtlinie: Welche Pflichten ab 2027 gelten — Fristen, Schwellen, Berichtsinhalte

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/entgelttransparenzrichtlinie-2027-pflichten-fristen · Stand: 19.08.2026

Die Richtlinie (EU) 2023/970 zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Frauen und Männer ist am 6. Juni 2023 in Kraft getreten. Sie verpflichtet Arbeitgeber in der gesamten EU zu regelmäßigen Entgeltberichten, erweitert die Auskunftsrechte der Beschäftigten und kehrt in Streitfällen die Beweislast um. Für Unternehmen mit 100 bis 500 Beschäftigten ändert sich damit die Arbeit der Personalabteilung spürbar. Dieser Beitrag ordnet die Pflichten, Termine und Schwellenwerte ein und beschreibt, was 2026 bereits erledigt werden sollte.

## Der Zeitplan: drei Stichtage

Die Richtlinie arbeitet mit drei Daten, die man auseinanderhalten muss.

| Datum | Was passiert | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 7. Juni 2026 | Umsetzungsfrist für die Mitgliedstaaten; nationale Gesetze müssen in Kraft sein | Art. 34 Abs. 1 |
| 7. Juni 2027 | Erster Berichtstermin für Arbeitgeber ab 150 Beschäftigten (Berichtsjahr 2026) | Art. 9 Abs. 2 und 3 |
| 7. Juni 2031 | Erster Berichtstermin für Arbeitgeber mit 100 bis 149 Beschäftigten (Berichtsjahr 2030) | Art. 9 Abs. 4 |

Der erste Bericht 2027 bezieht sich auf das vorangegangene Kalenderjahr. Das bedeutet: Die Entgeltdaten, die im Juni 2027 veröffentlicht werden müssen, entstehen jetzt, im laufenden Jahr 2026. Wer erst 2027 beginnt, die Daten zu sammeln, kann die Vergangenheit nicht mehr korrigieren.

## Schwellenwerte: 100, 150, 250

Die Berichtspflicht ist nach Unternehmensgröße gestaffelt. Maßgeblich ist die Zahl der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, nicht die Zahl der Vollzeitäquivalente.

| Beschäftigte | Berichtsrhythmus | Erster Bericht | Grundlage |
|---|---|---|---|
| 250 und mehr | jährlich | 7. Juni 2027 | Art. 9 Abs. 2 |
| 150 bis 249 | alle drei Jahre | 7. Juni 2027 | Art. 9 Abs. 3 |
| 100 bis 149 | alle drei Jahre | 7. Juni 2031 | Art. 9 Abs. 4 |
| unter 100 | keine Pflicht; Mitgliedstaaten können sie einführen | – | Art. 9 Abs. 5 |

Ein Unternehmen mit 180 Beschäftigten berichtet also erstmals 2027 und dann 2030, 2033 und so fort; eines mit 320 Beschäftigten ab 2027 jedes Jahr. Wer mit 120 Beschäftigten knapp unter der 150er-Schwelle liegt, sollte die Mitarbeiterzahl im Blick behalten: Wächst das Unternehmen bis zum Stichtag über 150, greift die frühere Frist.

Die nationalen Gesetzgeber dürfen strenger sein. Sie können die Schwellen senken oder den Rhythmus verkürzen (Art. 9 Abs. 5). Ob Deutschland davon Gebrauch macht, ist derzeit nicht absehbar.

## Die sieben Kennzahlen des Art. 9 Abs. 1

Der Bericht ist keine Freitext-Erklärung, sondern ein fest definierter Kennzahlensatz. Art. 9 Abs. 1 zählt sieben Angaben auf:

1. **Geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle** (Buchst. a): Differenz des durchschnittlichen Entgelts von Frauen und Männern, ausgedrückt in Prozent des Männerentgelts, über die gesamte Belegschaft.
2. **Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen** (Buchst. b): dieselbe Rechnung, aber nur für Boni, Zulagen, Provisionen und ähnliche Zahlungen.
3. **Mittleres (Median-)Entgeltgefälle** (Buchst. c): der Unterschied der Medianentgelte, robuster gegen Ausreißer als der Durchschnitt.
4. **Mittleres Entgeltgefälle bei variablen Bestandteilen** (Buchst. d).
5. **Anteil der Beschäftigten mit variablen Bestandteilen** (Buchst. e): getrennt nach Geschlecht. Diese Kennzahl zeigt, ob Boni überhaupt gleich verteilt sind.
6. **Verteilung auf Entgeltquartile** (Buchst. f): der Anteil von Frauen und Männern in jedem der vier Entgeltviertel.
7. **Entgeltgefälle nach Arbeitnehmergruppen** (Buchst. g): aufgeschlüsselt nach Gruppen von Beschäftigten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten, jeweils nach Grundentgelt und variablen Bestandteilen.

Die Kennzahlen a bis f werden veröffentlicht und an eine nationale Überwachungsstelle übermittelt (Art. 9 Abs. 7). Die Kennzahl g wird nicht öffentlich gemacht, aber allen Beschäftigten und ihren Vertretungen zugänglich gemacht (Art. 9 Abs. 9). Die Richtigkeit der Angaben bestätigt die Unternehmensleitung nach Rücksprache mit der Arbeitnehmervertretung (Art. 9 Abs. 6).

Die siebte Kennzahl ist die anspruchsvollste. Sie setzt voraus, dass das Unternehmen seine Stellen zuvor in Gruppen gleichwertiger Arbeit eingeteilt hat. Ohne ein nachvollziehbares, geschlechtsneutrales Bewertungsverfahren nach Art. 4 lässt sich diese Aufschlüsselung nicht seriös erstellen.

## Auskunftsrecht der Beschäftigten (Art. 7)

Unabhängig von der Unternehmensgröße erhalten alle Beschäftigten ein individuelles Auskunftsrecht. Sie können schriftlich verlangen, dass ihnen der Arbeitgeber die eigene Entgelthöhe und das durchschnittliche Entgelt, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, für die Gruppe der Beschäftigten mitteilt, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten (Art. 7 Abs. 1). Die Antwort muss innerhalb von zwei Monaten erfolgen (Art. 7 Abs. 4). Arbeitgeber müssen die Beschäftigten jährlich auf dieses Recht hinweisen (Art. 7 Abs. 3).

Zwei Punkte unterscheiden das neue Auskunftsrecht vom bisherigen deutschen Entgelttransparenzgesetz von 2017: Es gilt ohne Mindestgröße des Betriebs, und Vertraulichkeitsklauseln, die Beschäftigten das Sprechen über ihr Gehalt verbieten, sind unzulässig (Art. 7 Abs. 5). Zudem verlangt Art. 5, dass Bewerberinnen und Bewerber vor dem Vorstellungsgespräch über das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne informiert werden und dass nach dem bisherigen Gehalt nicht mehr gefragt werden darf.

## Die 5-Prozent-Regel und die gemeinsame Entgeltbewertung (Art. 10)

Der Bericht ist nicht nur eine Veröffentlichungspflicht, sondern löst unter bestimmten Bedingungen eine Handlungspflicht aus. Nach Art. 10 Abs. 1 muss der Arbeitgeber gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung eine Entgeltbewertung durchführen, wenn drei Bedingungen zusammentreffen:

- Der Bericht weist in mindestens einer Gruppe gleichwertiger Arbeit einen Unterschied im durchschnittlichen Entgelt von mindestens 5 Prozent aus.
- Der Arbeitgeber kann diesen Unterschied nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien rechtfertigen.
- Der Unterschied wurde nicht innerhalb von sechs Monaten nach Vorlage des Berichts behoben.

Die gemeinsame Entgeltbewertung umfasst eine Analyse der Ursachen, der Bewertungskriterien und einen Maßnahmenplan mit Zeitrahmen (Art. 10 Abs. 2). Sie ist den Beschäftigten und der Überwachungsstelle zugänglich zu machen.

Die 5-Prozent-Schwelle gilt pro Gruppe, nicht für den Gesamtwert. Ein Unternehmen mit einem unternehmensweiten Gefälle von 3 Prozent kann trotzdem in die Bewertung rutschen, wenn eine einzelne Gruppe, etwa die Vertriebsmitarbeiter, bei 8 Prozent liegt. Unternehmen mit 100 bis 500 Beschäftigten haben hier oft ein statistisches Problem: Kleine Gruppen mit drei oder vier Personen reagieren empfindlich auf einzelne Gehälter. Eine saubere Gruppeneinteilung ist deshalb nicht nur eine Berichtsfrage, sondern entscheidet darüber, ob die Handlungspflicht ausgelöst wird.

## Beweislastumkehr und Rechtsdurchsetzung

Art. 18 regelt die Beweislast. Legt eine beschäftigte Person Tatsachen dar, die eine Entgeltdiskriminierung vermuten lassen, muss der Arbeitgeber nachweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt (Art. 18 Abs. 1). Hat der Arbeitgeber seine Transparenzpflichten aus Art. 5, 6, 7, 9 oder 10 nicht erfüllt, trägt er die Beweislast unabhängig davon (Art. 18 Abs. 2). Ein fehlender oder unvollständiger Bericht wird damit im Prozess unmittelbar zum Nachteil.

Betroffene haben Anspruch auf vollständige Entschädigung einschließlich Nachzahlung und Zinsen (Art. 16); die Verjährungsfrist beträgt mindestens drei Jahre (Art. 21).

## Sanktionen

Die Richtlinie schreibt keine konkreten Bußgeldhöhen vor. Art. 23 verlangt von den Mitgliedstaaten wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen, ausdrücklich einschließlich Geldbußen, die sich am Bruttojahresumsatz oder an der Lohnsumme des Arbeitgebers orientieren können. Wiederholte Verstöße sind gesondert zu sanktionieren. Art. 24 sieht zusätzlich vor, dass Arbeitgeber bei öffentlichen Aufträgen ihre Entgelttransparenzpflichten einhalten müssen. Wie hoch die Bußgelder in Deutschland tatsächlich ausfallen, entscheidet das Umsetzungsgesetz; die Zahl steht noch nicht fest.

## Stand in Deutschland (August 2026)

Die Umsetzungsfrist des 7. Juni 2026 ist abgelaufen, ohne dass Deutschland ein Umsetzungsgesetz verabschiedet hat. Ein Referentenentwurf liegt bis heute nicht vor. Das Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend hatte im Oktober 2025 eine Expertenkommission eingesetzt, die Vorschläge für die Umsetzung erarbeiten sollte; deren Ergebnisse sind bislang nicht in einen Gesetzentwurf eingeflossen. Das bestehende Entgelttransparenzgesetz von 2017 gilt weiter, deckt aber weder die Berichtspflichten nach Art. 9 noch die 5-Prozent-Regel nach Art. 10 ab.

Für Unternehmen entstehen daraus drei Konsequenzen. Erstens: Die Berichtstermine der Richtlinie verschieben sich durch die deutsche Verspätung nicht. Der 7. Juni 2027 bleibt das Datum, an dem die EU die Vorlage erwartet, und ein verspätetes deutsches Gesetz wird den ersten Bericht mit hoher Wahrscheinlichkeit für das Berichtsjahr 2026 verlangen. Zweitens: Wie die deutschen Regelungen im Detail aussehen, insbesondere Bußgeldhöhen, Überwachungsstelle und Berichtsformat, ist offen. Drittens: Die Kennzahlen selbst stehen fest, weil Art. 9 sie abschließend definiert. Was sich am deutschen Gesetz noch ändern kann, betrifft die Verpackung, nicht den Inhalt.

## Was Unternehmen 2026 bereits tun sollten

Die Vorbereitung lässt sich in fünf Arbeitspakete gliedern, die sich weitgehend unabhängig vom Wortlaut des deutschen Gesetzes erledigen lassen.

### 1. Datenbasis prüfen

Aus dem Lohnabrechnungssystem müssen für jede Person Geschlecht, Grundentgelt, variable Bestandteile, Sachleistungen, vertragliche Wochenarbeitszeit und Zuordnung zur Stellengruppe exportierbar sein. Häufig fehlen Sachleistungen (Dienstwagen, Zuschüsse) und eine saubere Arbeitszeit für die Stundenbasis. Diese Lücken lassen sich rückwirkend schwer schließen.

### 2. Gruppen gleichwertiger Arbeit bilden

Art. 4 Abs. 4 nennt die Kriterien: Kompetenzen, Belastung, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Tarifgebundene Unternehmen können auf die Entgeltgruppen aufsetzen, sollten sie aber auf geschlechtsneutrale Kriterien prüfen. Unternehmen ohne Tarifbindung brauchen ein eigenes, dokumentiertes Bewertungsverfahren.

### 3. Probeberichte rechnen

Wer 2026 die sieben Kennzahlen einmal für das Jahr 2025 berechnet, sieht, wo das Unternehmen steht und ob einzelne Gruppen über der 5-Prozent-Marke liegen. Für diese Gruppen bleibt dann noch Zeit, Ursachen zu klären und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, bevor die Zahlen 2027 öffentlich werden.

### 4. Prozesse für Auskunft und Bewerbung anpassen

Der Zwei-Monats-Prozess für Auskunftsersuchen nach Art. 7 und die Gehaltsangabe in Stellenausschreibungen nach Art. 5 lassen sich unabhängig vom Berichtstermin einführen. Vertraulichkeitsklauseln in Arbeitsverträgen sollten überprüft werden.

### 5. Arbeitnehmervertretung einbinden

Der Bericht wird mit dem Betriebsrat abgestimmt (Art. 9 Abs. 6), die gemeinsame Entgeltbewertung wird mit ihm durchgeführt (Art. 10). Ein früher Einstieg in das Thema verhindert, dass die erste Diskussion über Entgeltgefälle erst unter Fristdruck stattfindet.

Die Berechnung der Kennzahlen selbst ist der am besten automatisierbare Teil. Werkzeuge wie Lohngleich lesen die Abrechnungsdaten ein und erzeugen die sieben Kennzahlen nach Art. 9 Abs. 1 in Berichtsform. Die Gruppeneinteilung und die Bewertung der Ursachen bleiben Aufgabe der Personalabteilung.

## FAQ

**Zählen Teilzeitkräfte, Auszubildende und Leiharbeitnehmer bei der Schwelle mit?**
Die Richtlinie stellt auf die Zahl der Arbeitnehmer ab, nicht auf Vollzeitäquivalente; Teilzeitkräfte zählen daher voll. Bei Auszubildenden und Leiharbeitnehmern hängt die Antwort vom nationalen Arbeitnehmerbegriff ab, den das deutsche Umsetzungsgesetz festlegen wird. Im Zweifel sollte die Berechnung beide Varianten ausweisen.

**Muss ein Unternehmen mit 120 Beschäftigten vor 2031 etwas tun?**
Die Berichtspflicht beginnt erst 2031. Das Auskunftsrecht nach Art. 7, die Vorgaben für Stellenausschreibungen nach Art. 5 und die Beweislastumkehr nach Art. 18 gelten aber ab Umsetzung unabhängig von der Größe. Zudem steht dem deutschen Gesetzgeber frei, die Schwelle abzusenken.

**Was passiert, wenn das deutsche Gesetz erst 2027 kommt?**
Die Berichtstermine der Richtlinie bleiben unverändert. Ein spätes Gesetz wird nach aller Erfahrung eine kurze Übergangsfrist vorsehen und den ersten Bericht für das Berichtsjahr 2026 verlangen. Wer die Daten für 2026 nicht erfasst hat, kann sie dann nicht mehr vollständig rekonstruieren.

**Reicht das bisherige Entgelttransparenzgesetz aus?**
Nein. Das Gesetz von 2017 kennt zwar ein Auskunftsrecht ab 200 Beschäftigten und eine Berichtspflicht ab 500, aber weder die sieben Kennzahlen des Art. 9 noch die 5-Prozent-Regel des Art. 10 oder die Gehaltsangabe vor dem Vorstellungsgespräch. Es wird durch das Umsetzungsgesetz ersetzt oder erheblich erweitert werden.

## Gender Pay Gap berechnen: unbereinigt, bereinigt, Median — die Formeln mit Rechenbeispiel

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/gender-pay-gap-berechnen-unbereinigt-bereinigt · Stand: 19.08.2026

Der Gender Pay Gap ist eine einfache Kennzahl mit vielen Fallstricken. Stunden- oder Jahresbasis, Durchschnitt oder Median, mit oder ohne Boni, bereinigt oder nicht: Jede Entscheidung verändert das Ergebnis um mehrere Prozentpunkte. Die Richtlinie (EU) 2023/970 legt für die Berichtspflicht nach Art. 9 fest, welche Variante gefordert ist. Dieser Beitrag erklärt die Definitionen, zeigt die Formeln und rechnet ein Beispiel mit acht Personen durch.

## Die Definitionen nach Art. 3 der Richtlinie

Art. 3 Abs. 1 der Richtlinie definiert die Begriffe, auf denen alle Kennzahlen aufbauen:

- **Entgelt** (Buchst. a): Grund- oder Mindestentgelt sowie alle sonstigen Vergütungen, unmittelbar oder mittelbar, in bar oder als Sachleistung. Dienstwagen, Zuschüsse, Boni und Provisionen gehören dazu.
- **Entgelthöhe** (Buchst. b): Bruttojahresentgelt und entsprechendes Bruttostundenentgelt.
- **Geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle** (Buchst. e): Unterschied der durchschnittlichen Entgelthöhe von Frauen und Männern als Prozentsatz der durchschnittlichen Entgelthöhe der Männer.
- **Mittleres geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle** (Buchst. g): dieselbe Rechnung auf Basis des Medians (Buchst. f), also des Werts, bei dem die Hälfte der Beschäftigten mehr und die andere Hälfte weniger verdient.
- **Entgeltquartil** (Buchst. h): Einteilung der Belegschaft in vier gleich große Gruppen nach Entgelthöhe.

Der Bericht verlangt Durchschnitt und Median, jeweils für das Gesamtentgelt und für die variablen Bestandteile (Art. 9 Abs. 1 Buchst. a bis d).

## Die Grundformel

Alle Varianten des unbereinigten Gaps folgen derselben Formel:

**Gender Pay Gap = (Entgelt Männer − Entgelt Frauen) / Entgelt Männer × 100**

Ein positiver Wert bedeutet, dass Frauen weniger verdienen. Verdienen Männer im Schnitt 25 Euro pro Stunde und Frauen 21 Euro, ergibt sich (25 − 21) / 25 = 16 Prozent.

Derselbe Unterschied, bezogen auf das Frauenentgelt, ergäbe 4 / 21 = 19 Prozent. Für den Bericht zählt ausschließlich die Variante mit dem Männerentgelt im Nenner.

## Stundenbasis oder Jahresbasis, und das Problem Teilzeit

Art. 3 Abs. 1 Buchst. b nennt beide Größen. Für das Entgeltgefälle ist die Stundenbasis die übliche, weil sie den Effekt unterschiedlicher Arbeitszeiten neutralisiert.

Der Grund liegt in der Teilzeitquote. In Deutschland arbeiten deutlich mehr Frauen als Männer in Teilzeit; Jahresentgelte messen deshalb vor allem unterschiedliche Arbeitszeit. Ein Unternehmen, in dem alle pro Stunde gleich bezahlt werden, aber die Hälfte der Frauen 20 Stunden pro Woche arbeitet, weist auf Jahresbasis ein Gefälle von rund 25 Prozent aus, auf Stundenbasis von null.

Für die Umrechnung teilt man das Bruttojahresentgelt durch die vertraglichen Jahresarbeitsstunden: bei 40 Wochenstunden 2.080, bei 30 Stunden 1.560. Das Stundenentgelt enthält sämtliche Bestandteile, auch Boni. Überstunden und deren Vergütung sind konsistent zu behandeln, entweder beides einbeziehen oder beides herausrechnen.

## Median oder Durchschnitt

Der Durchschnitt summiert alle Entgelte und teilt durch die Zahl der Personen. Der Median sortiert alle Entgelte und nimmt den mittleren Wert; bei gerader Personenzahl das Mittel der beiden mittleren Werte.

Der Unterschied wird relevant, sobald einzelne sehr hohe Gehälter vorkommen. Eine Geschäftsführerin mit 250.000 Euro Jahresentgelt hebt den Durchschnitt von 40 Frauen um über 5.000 Euro an, verändert den Median aber kaum. Die Richtlinie verlangt beide Werte. Liegen sie weit auseinander, sind Ausreißer die Ursache.

## Quartile

Für die Kennzahl nach Art. 9 Abs. 1 Buchst. f sortiert man alle Beschäftigten nach Stundenentgelt, teilt die Liste in vier gleich große Gruppen und gibt für jede den Frauen- und Männeranteil an. Diese Kennzahl enthält keine Entgeltdifferenz, sondern zeigt, ob Frauen in den unteren Gehaltsstufen überrepräsentiert sind.

## Variable Bestandteile

Die Kennzahlen nach Art. 9 Abs. 1 Buchst. b und d verlangen die Gap-Berechnung ausschließlich für ergänzende oder variable Bestandteile: Boni, Provisionen, Prämien, Zuschläge, Sachleistungen. Die Formel bleibt dieselbe. Zusätzlich fordert Buchst. e den Anteil der Frauen und Männer, die überhaupt variable Bestandteile erhalten. Ob Personen ohne variable Bestandteile mit dem Wert null eingehen oder ausgeschlossen werden, lässt die Richtlinie offen; das Vorgehen sollte dokumentiert und über die Jahre beibehalten werden.

## Rechenbeispiel: acht Personen

Fiktive Belegschaft: vier Frauen, vier Männer, zwei Stellengruppen. Alle Beträge sind Bruttojahresentgelte.

| Person | Geschlecht | Gruppe | Wochenstunden | Jahresstunden | Grundentgelt | Bonus | Gesamt | Stundenentgelt |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A | w | Sachbearbeitung | 30 | 1.560 | 39.000 € | 0 € | 39.000 € | 25,00 € |
| B | w | Sachbearbeitung | 40 | 2.080 | 52.000 € | 1.000 € | 53.000 € | 25,48 € |
| C | w | Sachbearbeitung | 20 | 1.040 | 26.000 € | 0 € | 26.000 € | 25,00 € |
| D | w | Projektleitung | 40 | 2.080 | 68.000 € | 3.000 € | 71.000 € | 34,13 € |
| E | m | Sachbearbeitung | 40 | 2.080 | 54.000 € | 2.000 € | 56.000 € | 26,92 € |
| F | m | Projektleitung | 40 | 2.080 | 72.000 € | 5.000 € | 77.000 € | 37,02 € |
| G | m | Projektleitung | 40 | 2.080 | 75.000 € | 6.000 € | 81.000 € | 38,94 € |
| H | m | Sachbearbeitung | 40 | 2.080 | 50.000 € | 0 € | 50.000 € | 24,04 € |

### Schritt 1: Unbereinigter Gap auf Jahresbasis

Durchschnitt Frauen: (39.000 + 53.000 + 26.000 + 71.000) / 4 = 47.250 €
Durchschnitt Männer: (56.000 + 77.000 + 81.000 + 50.000) / 4 = 66.000 €
Gap = (66.000 − 47.250) / 66.000 = **28,4 Prozent**

### Schritt 2: Unbereinigter Gap auf Stundenbasis (Durchschnitt)

Durchschnitt Frauen: (25,00 + 25,48 + 25,00 + 34,13) / 4 = 27,40 €
Durchschnitt Männer: (26,92 + 37,02 + 38,94 + 24,04) / 4 = 31,73 €
Gap = (31,73 − 27,40) / 31,73 = **13,6 Prozent**

Der Wechsel auf die Stundenbasis halbiert den Gap; die Differenz geht allein auf die Teilzeit von A und C zurück.

### Schritt 3: Median-Gap auf Stundenbasis

Frauen sortiert: 25,00 / 25,00 / 25,48 / 34,13. Median = (25,00 + 25,48) / 2 = 25,24 €
Männer sortiert: 24,04 / 26,92 / 37,02 / 38,94. Median = (26,92 + 37,02) / 2 = 31,97 €
Gap = (31,97 − 25,24) / 31,97 = **21,1 Prozent**

Der Median-Gap liegt hier über dem Durchschnitts-Gap, weil D als einzige Frau in der Projektleitung den Durchschnitt anhebt, den Median aber nicht.

### Schritt 4: Gap bei variablen Bestandteilen

Empfänger: Frauen 2 von 4 (50 Prozent), Männer 3 von 4 (75 Prozent). Das ist die Kennzahl nach Buchst. e.
Durchschnittsbonus der Empfänger: Frauen (1.000 + 3.000) / 2 = 2.000 €, Männer (2.000 + 5.000 + 6.000) / 3 = 4.333 €
Gap = (4.333 − 2.000) / 4.333 = **53,8 Prozent**

### Schritt 5: Gap je Gruppe (Art. 9 Abs. 1 Buchst. g)

Sachbearbeitung, Stundenbasis: Frauen (25,00 + 25,48 + 25,00) / 3 = 25,16 €, Männer (26,92 + 24,04) / 2 = 25,48 €. Gap = **1,3 Prozent**.
Projektleitung, Stundenbasis: Frauen 34,13 €, Männer (37,02 + 38,94) / 2 = 37,98 €. Gap = **10,1 Prozent**.

In der Sachbearbeitung sind die Entgelte nahezu gleich. In der Projektleitung liegt der Unterschied bei 10 Prozent und damit über der 5-Prozent-Schwelle des Art. 10 Abs. 1. Kann das Unternehmen die Differenz nicht mit objektiven Kriterien wie Berufserfahrung erklären, löst diese Gruppe die gemeinsame Entgeltbewertung aus.

### Schritt 6: Quartile

Alle acht Stundenentgelte sortiert: 24,04 (H) / 25,00 (A) / 25,00 (C) / 25,48 (B) / 26,92 (E) / 34,13 (D) / 37,02 (F) / 38,94 (G). Vier Quartile zu je zwei Personen:

| Quartil | Personen | Frauenanteil |
|---|---|---|
| Unteres | H, A | 50 % |
| Zweites | C, B | 100 % |
| Drittes | E, D | 50 % |
| Oberes | F, G | 0 % |

Bei acht Personen ist das statistisch wenig belastbar, aber das Muster ist typisch: Das oberste Quartil ist rein männlich besetzt.

## Der bereinigte Gap: was er aussagt und was nicht

Der unbereinigte Gap vergleicht alle Frauen mit allen Männern und enthält deshalb auch Unterschiede durch Stellenstruktur, Qualifikation oder Berufserfahrung. Der bereinigte Gap rechnet diese Faktoren heraus und weist nur den Teil aus, der bei vergleichbaren Merkmalen übrig bleibt.

Das Standardverfahren ist eine Regressionsanalyse. Man erklärt das (logarithmierte) Stundenentgelt durch Merkmale wie Stellengruppe, Ausbildung, Betriebszugehörigkeit und Führungsverantwortung und nimmt das Geschlecht als zusätzliche Variable auf. Dessen Koeffizient zeigt, wie viel Prozent Unterschied nach Kontrolle aller anderen Merkmale bleibt. Das Schweizer Instrument Logib arbeitet nach diesem Prinzip. Die Oaxaca-Blinder-Zerlegung teilt den unbereinigten Gap zusätzlich in einen erklärten Teil (unterschiedliche Merkmale) und einen unerklärten Teil (unterschiedliche Bezahlung gleicher Merkmale) auf.

Der bereinigte Gap ist ein nützliches Diagnoseinstrument, aber er hat drei Grenzen:

1. **Er ist nur so gut wie die Merkmale, die man einbezieht.** Fehlt ein relevanter Faktor, landet dessen Wirkung im unerklärten Rest. Nimmt man umgekehrt Merkmale auf, die selbst Ergebnis von Diskriminierung sind, etwa die Zuordnung zu einer niedrigeren Stellengruppe trotz gleicher Qualifikation, rechnet man Diskriminierung als erklärt heraus.
2. **Er sagt nichts über die Struktur.** Ein bereinigter Gap von null ist mit einem Unternehmen vereinbar, in dem alle Führungspositionen von Männern besetzt sind. Deshalb verlangt die Richtlinie die Quartilsverteilung und die Aufschlüsselung nach Gruppen.
3. **Er ist nicht die Berichtskennzahl.** Art. 9 Abs. 1 fordert die unbereinigten Werte nach Durchschnitt und Median. Der bereinigte Gap kann ergänzend erläutern und bei der Rechtfertigung nach Art. 10 Abs. 1 helfen, die geforderten Zahlen aber nicht ersetzen.

Hinzu kommt: Eine Regression mit sechs oder acht Merkmalen braucht mehrere hundert Datenpunkte. Bei 120 Beschäftigten leistet die Aufschlüsselung nach Gruppen nach Art. 9 Abs. 1 Buchst. g oft mehr, weil sie konkret zeigt, wo der Unterschied entsteht.

## Einordnung: die Werte für Deutschland

Das Statistische Bundesamt weist für 2025 einen unbereinigten Gender Pay Gap von 16 Prozent aus: Frauen verdienten pro Stunde im Durchschnitt 16 Prozent weniger als Männer. Der bereinigte Gap, bei dem Destatis unter anderem Beruf, Branche, Qualifikation, Beschäftigungsumfang und Führungsverantwortung berücksichtigt, liegt bei 6 Prozent. Rund zehn Prozentpunkte erklären sich also durch strukturelle Faktoren, sechs bleiben unerklärt.

Beide Werte sind Durchschnitte über die gesamte Volkswirtschaft und nur begrenzt als Vergleichsmaßstab für ein einzelnes Unternehmen geeignet. Der relevante Maßstab für den Bericht ist ohnehin nicht der Bundeswert, sondern die 5-Prozent-Schwelle des Art. 10 Abs. 1 je Gruppe.

Die Berechnung selbst lässt sich automatisieren, sobald die Daten strukturiert vorliegen. Werkzeuge wie Lohngleich übernehmen die Umrechnung auf Stundenbasis, Median, Quartile und die Aufschlüsselung nach Gruppen und geben die sieben Kennzahlen des Art. 9 Abs. 1 in Berichtsform aus. Welche Personen zu welcher Gruppe gehören und wie variable Bestandteile behandelt werden, bleibt eine fachliche Entscheidung, die vor der Rechnung getroffen und dokumentiert werden muss.

## FAQ

**Welche Personen fließen in die Berechnung ein?**
Alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zum Stichtag, einschließlich Teilzeit und befristet Beschäftigter. Ob Auszubildende, Geschäftsführung und Leiharbeitnehmer einbezogen werden, wird das deutsche Umsetzungsgesetz regeln. Bis dahin ist es sinnvoll, die Rechnung mit und ohne diese Gruppen zu führen.

**Ist ein negativer Gap ein Problem?**
Ein negativer Wert bedeutet, dass Frauen im Durchschnitt mehr verdienen. Die 5-Prozent-Regel des Art. 10 Abs. 1 stellt auf den Unterschied ab, nicht auf das Vorzeichen. Ein Gap von minus 7 Prozent in einer Gruppe ist ebenso erklärungsbedürftig wie einer von plus 7 Prozent.

**Reicht der bereinigte Gap, um einen Unterschied nach Art. 10 zu rechtfertigen?**
Nur bedingt. Eine Regression kann zeigen, dass der Unterschied statistisch mit Berufserfahrung oder Verantwortung zusammenhängt; sie ersetzt aber nicht die Begründung im Einzelfall, warum diese Kriterien für die Gruppe gelten und wie sie gewichtet sind.

## Die 5-Prozent-Regel: Wann die gemeinsame Entgeltbewertung nach Art. 10 droht — und wie Sie sie vermeiden

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/5-prozent-regel-gemeinsame-entgeltbewertung-art-10 · Stand: 18.08.2026

Die gemeinsame Entgeltbewertung ist das schärfste Instrument der Richtlinie (EU) 2023/970. Sie zwingt den Arbeitgeber, seine Entgeltstruktur zusammen mit der Arbeitnehmervertretung zu analysieren und zu korrigieren und die Ergebnisse an Behörden weiterzugeben. Die Bezeichnung „5-Prozent-Regel" ist dabei irreführend. Fünf Prozent allein reichen nicht. Es müssen drei Voraussetzungen zusammenkommen, und der Arbeitgeber hat auf zwei davon erheblichen Einfluss.

## Die drei kumulativen Auslöser

Art. 10 Abs. 1 nennt drei Bedingungen, die alle gleichzeitig erfüllt sein müssen:

1. **Ein Gefälle von mindestens 5 Prozent.** Der Entgeltbericht nach Art. 9 weist in mindestens einer Gruppe von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten, einen Unterschied der durchschnittlichen Entgelthöhe zwischen Frauen und Männern von mindestens 5 Prozent aus.
2. **Keine objektive Rechtfertigung.** Der Arbeitgeber hat diesen Unterschied nicht anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien gerechtfertigt.
3. **Keine Behebung binnen sechs Monaten.** Der Arbeitgeber hat den ungerechtfertigten Unterschied nicht innerhalb von sechs Monaten nach dem Tag der Vorlage des Entgeltberichts beseitigt.

Ein Gefälle von 7 Prozent, das vollständig durch Dienstalter erklärt ist, löst keine Bewertung aus. Ein Gefälle von 6 Prozent ohne Erklärung, das innerhalb von fünf Monaten auf unter 5 Prozent gebracht wird, ebenfalls nicht. Nur die Kombination aus Gefälle, fehlender Begründung und Untätigkeit führt in das Verfahren.

Die 5 Prozent beziehen sich nicht auf das unternehmensweite Gefälle, sondern auf jede einzelne Vergleichsgruppe. Ein Unternehmen mit einem Gesamtgefälle von 3 Prozent kann in einer Gruppe von zwölf Personen bei 9 Prozent liegen und ist damit betroffen. Je kleiner die Gruppen, desto stärker verschiebt ein einzelnes Gehalt den Durchschnitt.

## Wer betroffen ist und ab wann

Die gemeinsame Entgeltbewertung setzt einen Entgeltbericht voraus. Berichtspflichtig sind nach Art. 9 Arbeitgeber ab 100 Beschäftigten, allerdings gestaffelt:

- 250 und mehr Beschäftigte: jährlich, erstmals bis 7. Juni 2027 (Art. 9 Abs. 2)
- 150 bis 249 Beschäftigte: alle drei Jahre, erstmals bis 7. Juni 2027 (Art. 9 Abs. 3)
- 100 bis 149 Beschäftigte: alle drei Jahre, erstmals bis 7. Juni 2031 (Art. 9 Abs. 4)

Für Unternehmen zwischen 150 und 500 Beschäftigten beginnt die Uhr also mit dem ersten Bericht im Juni 2027. Die Sechs-Monats-Frist des Art. 10 Abs. 1 Buchst. c endet dann im Dezember 2027.

## Was die gemeinsame Entgeltbewertung umfasst

Art. 10 Abs. 2 legt den Inhalt in sieben Buchstaben fest. Die Bewertung wird zusammen mit den Arbeitnehmervertretern durchgeführt und umfasst:

| Buchst. | Inhalt | Praktische Bedeutung |
|---|---|---|
| a | Analyse des Anteils von Frauen und Männern in jeder Gruppe | Offenlegung der Geschlechterverteilung je Vergleichsgruppe |
| b | Durchschnittliche Entgelthöhe nach Geschlecht, aufgeschlüsselt nach Entgeltbestandteilen | Grundgehalt, variable Vergütung, Zulagen und Sachleistungen werden getrennt ausgewiesen |
| c | Ermittlung aller Unterschiede in der durchschnittlichen Entgelthöhe zwischen Frauen und Männern in jeder Gruppe | Nicht nur die auslösende Gruppe, sondern alle Gruppen werden untersucht |
| d | Gründe für die Unterschiede anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien | Jede Differenz muss erklärt werden, nicht nur die auffällige |
| e | Anteil der Frauen und Männer, deren Entgelt nach Rückkehr aus Mutterschafts-, Vaterschafts-, Eltern- oder Pflegeurlaub gestiegen ist | Prüfung, ob Auszeiten zu dauerhaften Nachteilen führen |
| f | Maßnahmen zur Beseitigung der Unterschiede, sofern sie nicht objektiv gerechtfertigt sind | Konkreter Maßnahmenplan mit Zeitrahmen |
| g | Bewertung der Wirksamkeit früherer Maßnahmen | Nachweis, dass Korrekturen tatsächlich gewirkt haben |

Nach Art. 10 Abs. 3 wird die Bewertung den Arbeitnehmern und Arbeitnehmervertretern zur Verfügung gestellt und an die Überwachungsstelle übermittelt; auf Anfrage erhalten sie auch Arbeitsaufsicht und Gleichbehandlungsstelle. Art. 10 Abs. 4 verpflichtet den Arbeitgeber, die Maßnahmen in enger Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmervertretern innerhalb einer angemessenen Frist umzusetzen und dabei geschlechtsneutrale Arbeitsbewertung und Einstufung einzuführen.

Der Bericht beschreibt. Die gemeinsame Bewertung verpflichtet zu Maßnahmen, deren Umsetzung von der Arbeitnehmervertretung begleitet und von Behörden eingesehen wird.

## Objektive Rechtfertigungsgründe und ihre Grenzen

Die zweite Bedingung ist der Hebel, an dem gut vorbereitete Unternehmen ansetzen. Ein Gefälle ist unschädlich, wenn es sich durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien erklären lässt. Art. 4 Abs. 4 nennt als Kriterien der Arbeitsbewertung Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Für die Erklärung von Unterschieden innerhalb einer Gruppe kommen typischerweise hinzu:

**Dienstalter und Betriebszugehörigkeit.** Längere Zugehörigkeit kann höheres Entgelt rechtfertigen, wenn die Vergütungsregeln das vorsehen und die Regel für alle gleich angewendet wird. Die Grenze: Dienstalter darf nicht als Sammelbegriff dienen. Wenn Frauen in der Gruppe im Schnitt kürzer dabei sind, weil sie nach Elternzeit als Neueinstellungen behandelt wurden, erklärt das Kriterium das Gefälle nicht, sondern beschreibt seine Ursache.

**Qualifikation.** Eine formale Zusatzqualifikation, die für die Tätigkeit relevant ist, kann ein höheres Entgelt begründen. Nicht ausreichend ist eine Qualifikation, die zwar vorhanden, für die Tätigkeit aber ohne Bedeutung ist.

**Leistung.** Leistungsbezogene Entgeltbestandteile sind zulässig, wenn die Leistungsbewertung nach dokumentierten, für alle gleichen Maßstäben erfolgt. Die Grenze: Eine Bewertung, die auf Anwesenheit, Verfügbarkeit außerhalb der Arbeitszeit oder subjektiven Einschätzungen der Führungskraft beruht, ist angreifbar, weil sie mittelbar an das Geschlecht anknüpfen kann.

**Marktbedingungen und Verhandlungsergebnis.** Das individuelle Verhandlungsgeschick ist nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts zum EntgTranspG kein Rechtfertigungsgrund für ein höheres Entgelt bei gleicher Arbeit (BAG, Urteil vom 16. Februar 2023, 8 AZR 450/21). Marktzulagen für schwer besetzbare Stellen sind denkbar, müssen aber konkret belegt und zeitlich begrenzt sein.

Entscheidend ist in allen Fällen: Der Grund muss vor dem Bericht existieren und dokumentiert sein. Eine nachträglich gefundene Erklärung, die erst nach Auftreten des Gefälles konstruiert wird, hält einer Prüfung durch Arbeitnehmervertretung oder Überwachungsstelle selten stand.

## Dokumentation

Die Rechtfertigung muss belegbar sein. Für jede Vergleichsgruppe sollten vorliegen:

- die Zuordnungsregel, nach der Tätigkeiten dieser Gruppe zugewiesen werden, mit Bezug auf die Kriterien des Art. 4 Abs. 4
- die Vergütungsregeln der Gruppe: Gehaltsbänder, Stufen, Kriterien für Zulagen und variable Bestandteile
- je Person die Werte der Rechtfertigungsmerkmale (Eintrittsdatum, Stufe, Qualifikation, Leistungsbewertung) zum Stichtag
- eine Berechnung, die zeigt, welcher Teil des Gefälles durch welches Merkmal erklärt wird und welcher Rest bleibt

Der letzte Punkt ist der aufwendigste, aber auch der wirksamste. Ein Gefälle von 8 Prozent, von dem 6 Prozentpunkte auf dokumentiertes Dienstalter und 2 Prozentpunkte auf Leistungsbewertung entfallen, ist erklärt. Ein Gefälle von 8 Prozent mit dem Vermerk „historisch gewachsen" ist es nicht.

## Budgetwirkung einer Anpassung: Beispielrechnung

Angenommen, eine Vergleichsgruppe umfasst 20 Frauen und 15 Männer. Das durchschnittliche Jahresbruttoentgelt der Männer beträgt 52.000 Euro, das der Frauen 47.840 Euro. Das Gefälle beträgt 8 Prozent, bezogen auf das Männerentgelt. Eine objektive Erklärung ist nur für 2 Prozentpunkte vorhanden. Der unerklärte Rest von 6 Prozentpunkten soll unter die Schwelle gebracht werden, und zwar vollständig, nicht nur knapp unter 5 Prozent, weil ein Gefälle knapp unter der Schwelle im Folgejahr bei jeder Personalbewegung wieder darüber liegen kann.

| Position | Berechnung | Betrag |
|---|---|---|
| Zielentgelt der Frauen (unerklärter Rest geschlossen) | 52.000 Euro × (1 − 0,02) | 50.960 Euro |
| Anhebung je Frau im Durchschnitt | 50.960 − 47.840 | 3.120 Euro |
| Anhebung für 20 Frauen, Jahresbrutto | 3.120 × 20 | 62.400 Euro |
| Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (rund 21 Prozent) | 62.400 × 0,21 | 13.104 Euro |
| Jährliche Mehrkosten | | rund 75.500 Euro |
| Verbleibendes Gefälle | 1 − 50.960 / 52.000 | 2,0 Prozent (erklärt) |

Bezogen auf die Gesamtlohnsumme der Gruppe von rund 1,74 Millionen Euro entspricht das einer Steigerung von etwa 4,3 Prozent. Für ein Unternehmen mit 300 Beschäftigten und einer Lohnsumme von 15 Millionen Euro sind das 0,5 Prozent der Gesamtkosten, falls nur diese eine Gruppe betroffen ist.

Die Anhebung muss nicht gleichmäßig erfolgen. Entsteht das Gefälle durch drei besonders niedrig eingestufte Personen, ist eine gezielte Korrektur bei diesen dreien günstiger als eine Anhebung für alle. Ein Absenken der Männerentgelte ist arbeitsrechtlich in der Regel nicht möglich; die Anpassung erfolgt nach oben.

Ein Unternehmen mit mehreren betroffenen Gruppen kann bei Beträgen im sechsstelligen Bereich pro Jahr landen. Die Alternative ist die gemeinsame Bewertung mit Behördenbeteiligung und ein Haftungsrisiko aus Art. 16 (Entschädigung) bei Klagen einzelner Beschäftigter. Umso wichtiger ist es, das Gefälle vor dem ersten Bericht zu kennen und die Anpassung über mehrere Gehaltsrunden zu planen, statt sie unter Fristdruck in sechs Monaten zu stemmen.

## Rolle der Arbeitnehmervertretung

Die Arbeitnehmervertretung ist in allen Phasen beteiligt. Nach Art. 9 Abs. 6 hat sie die Richtigkeit der Berichtsdaten zu bestätigen und kann Erläuterungen verlangen. Nach Art. 10 Abs. 1 wird die gemeinsame Bewertung mit ihr durchgeführt, nach Art. 10 Abs. 4 werden die Maßnahmen in enger Zusammenarbeit mit ihr umgesetzt.

Der Betriebsrat sollte deshalb nicht erst mit dem fertigen Bericht konfrontiert, sondern in die Arbeitsbewertung und die Bildung der Vergleichsgruppen eingebunden werden. Art. 4 Abs. 4 verlangt ohnehin, dass die Kriterien der Entgeltstruktur mit den Arbeitnehmervertretern vereinbart werden. Eine Gruppenbildung, die der Betriebsrat mitgetragen hat, wird bei einem später auftretenden Gefälle nicht als Manipulation in Frage gestellt.

## Zeitplan ab Berichtsvorlage

| Zeitpunkt | Schritt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Bericht minus 12 Monate | Arbeitsbewertung und Vergleichsgruppen mit dem Betriebsrat festlegen; Probeauswertung auf Gefälle je Gruppe | Art. 4 Abs. 4 |
| Bericht minus 6 Monate | Gruppen mit Gefälle ab 5 Prozent identifizieren; Rechtfertigung dokumentieren; Anpassungsbudget für die Gehaltsrunde beschließen | Art. 10 Abs. 1 Buchst. b |
| Bericht minus 3 Monate | Erste Anpassungen wirksam werden lassen, damit sie im Berichtsstichtag enthalten sind | — |
| Tag der Berichtsvorlage (erstmals 7. Juni 2027) | Bericht an Überwachungsstelle; Daten dem Betriebsrat zur Bestätigung vorlegen | Art. 9 Abs. 2, 3, 6 |
| Bis Bericht plus 2 Monate | Auskunftsverlangen von Beschäftigten beantworten, die durch die Veröffentlichung ausgelöst werden | Art. 7 Abs. 4 |
| Bis Bericht plus 6 Monate | Ungerechtfertigte Gefälle ab 5 Prozent beseitigt oder gerechtfertigt; Nachweis dokumentiert | Art. 10 Abs. 1 Buchst. c |
| Bericht plus 6 Monate | Wenn nicht: Beginn der gemeinsamen Entgeltbewertung mit dem Betriebsrat | Art. 10 Abs. 1, 2 |
| Nach Abschluss der Bewertung | Ergebnisse an Beschäftigte und Überwachungsstelle; Maßnahmen umsetzen | Art. 10 Abs. 3, 4 |
| Nächster Bericht | Wirksamkeit der Maßnahmen ausweisen | Art. 10 Abs. 2 Buchst. g |

Die sechs Monate nach dem Bericht sind nicht die Zeit, in der das Problem gelöst wird, sondern die Zeit, in der eine vorbereitete Lösung wirksam wird. Wer erst nach der Berichtsvorlage beginnt, muss Analyse, Rechtfertigungsprüfung, Budgetfreigabe, Betriebsratsabstimmung und Umsetzung in sechs Monaten neben dem Tagesgeschäft unterbringen.

Werkzeuge wie Lohngleich berechnen das Gefälle je Vergleichsgruppe fortlaufend, sodass sich abzeichnende Überschreitungen lange vor dem Stichtag sichtbar werden.

## FAQ

**Bezieht sich die 5-Prozent-Schwelle auf das gesamte Unternehmen oder auf einzelne Gruppen?**
Auf jede einzelne Gruppe von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Ein niedriges Gesamtgefälle schützt nicht, wenn eine Gruppe darüber liegt.

**Reicht es, das Gefälle auf 4,9 Prozent zu drücken?**
Formal ja, praktisch nicht. Bei jeder Personalbewegung kann der Wert wieder über die Schwelle steigen, und im nächsten Bericht beginnt die Prüfung von vorn. Ziel sollte ein Gefälle sein, das vollständig erklärt ist, unabhängig von seiner Höhe.

**Gilt die Regel auch, wenn Männer im Durchschnitt weniger verdienen?**
Ja. Art. 10 Abs. 1 spricht von einem Unterschied zwischen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, nicht von einem Nachteil eines bestimmten Geschlechts.

**Was passiert, wenn kein Betriebsrat besteht?**
Die Richtlinie setzt Arbeitnehmervertreter voraus, überlässt die Ausgestaltung aber dem nationalen Recht. Wie die Beteiligung in betriebsratslosen Unternehmen erfolgt, wird das deutsche Umsetzungsgesetz regeln. Bis dahin ist die Dokumentation der Rechtfertigungsgründe der einzige Weg, der unabhängig von dieser Frage funktioniert.

## Auskunftsrecht nach Art. 7: Was Beschäftigte ab 2027 erfragen dürfen und wie Sie in zwei Monaten korrekt antworten

Quelle: https://lohngleich.de/wissen/auskunftsrecht-art-7-entgelttransparenz-so-antworten-sie · Stand: 18.08.2026

Das individuelle Auskunftsrecht ist der Teil der Richtlinie (EU) 2023/970, der Personalabteilungen am häufigsten und am unmittelbarsten beschäftigen wird. Anders als die Entgeltberichterstattung nach Art. 9 hängt es nicht von Schwellenwerten ab. Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer kann es geltend machen, unabhängig davon, ob das Unternehmen 30 oder 3.000 Beschäftigte hat. Wer bisher unter der 200-Personen-Grenze des Entgelttransparenzgesetzes lag, hatte mit Auskunftsverlangen nichts zu tun. Das ändert sich.

Dieser Artikel erklärt, was Beschäftigte künftig verlangen können, worin sich der neue Anspruch vom bisherigen deutschen Recht unterscheidet, welche Fristen und Nebenpflichten gelten und wie ein Antwortprozess aussieht, der in zwei Monaten verlässlich funktioniert.

## Was Beschäftigte verlangen können

Art. 7 Abs. 1 der Richtlinie gibt Arbeitnehmern das Recht, schriftlich Auskunft zu verlangen über

- ihre individuelle Entgelthöhe und
- die durchschnittlichen Entgelthöhen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, für die Gruppen von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten.

Der zweite Punkt ist der entscheidende. Die anfragende Person erfährt nicht nur, was sie selbst verdient, sondern den Durchschnitt der Frauen und den Durchschnitt der Männer in ihrer Vergleichsgruppe. Damit wird ein Vergleich möglich, der bisher nur mit erheblichem Aufwand und nur in größeren Betrieben zu erhalten war.

Was eine Vergleichsgruppe ist, legt nicht die anfragende Person fest, sondern folgt aus der Arbeitsbewertung des Unternehmens. Art. 4 Abs. 4 verlangt, dass Entgeltstrukturen auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien beruhen, die Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen abbilden. Wer diese Struktur hat, kann jede Person eindeutig einer Gruppe zuordnen. Wer sie nicht hat, muss bei jeder Anfrage neu entscheiden, wer mit wem verglichen wird, und riskiert widersprüchliche Antworten.

Nach Art. 7 Abs. 2 kann die Auskunft auch über Arbeitnehmervertreter oder eine Gleichbehandlungsstelle verlangt werden. Ist die Antwort unvollständig oder unklar, besteht ein Anspruch auf Klarstellung und eine begründete Antwort.

## Der Unterschied zum bisherigen § 10 EntgTranspG

Das Entgelttransparenzgesetz von 2017 kennt bereits einen Auskunftsanspruch. Er war in der Praxis jedoch von geringer Bedeutung, weil er an mehreren Stellen eng gefasst ist.

| Merkmal | § 10 ff. EntgTranspG (2017) | Art. 7 Richtlinie (EU) 2023/970 |
|---|---|---|
| Betriebsgröße | Nur in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten (§ 12 Abs. 1) | Keine Schwelle, gilt für alle Arbeitgeber |
| Auskunftsinhalt | Median des durchschnittlichen monatlichen Bruttoentgelts des anderen Geschlechts, hochgerechnet auf Vollzeitäquivalente (§ 11 Abs. 3) | Durchschnittliche Entgelthöhe der Vergleichsgruppe, aufgeschlüsselt nach Geschlecht (Art. 7 Abs. 1) |
| Entgeltbestandteile | Bis zu zwei einzelne Entgeltbestandteile (§ 10 Abs. 1) | Gesamtentgelt, die Kommission empfiehlt Jahres- und Stundenentgelt |
| Mindestgruppengröße | Keine Angabe, wenn die Vergleichstätigkeit von weniger als sechs Personen des anderen Geschlechts ausgeübt wird (§ 12 Abs. 3) | Keine ausdrückliche Grenze, Datenschutz ist über die nationale Umsetzung zu regeln |
| Antwortfrist | Drei Monate nach Zugang in Textform (§ 15 Abs. 3) | Zwei Monate ab Antragstellung (Art. 7 Abs. 4) |
| Wiederholung | Frühestens nach zwei Jahren, außer bei wesentlich veränderten Umständen (§ 10 Abs. 2) | Keine Sperrfrist in der Richtlinie |
| Informationspflicht | Keine | Jährliche Information aller Beschäftigten über das Recht (Art. 7 Abs. 3) |
| Verschwiegenheit | Nicht ausdrücklich geregelt | Vertragliche Verbote der Entgeltoffenlegung sind unzulässig (Art. 7 Abs. 5) |

Drei Änderungen wiegen besonders schwer. Die 200-Schwelle fällt, sodass jedes Unternehmen antworten muss. Der Median wird durch den Durchschnitt ersetzt, was bei kleinen Gruppen mit einzelnen hohen Gehältern zu spürbar anderen Zahlen führt. Und die Frist verkürzt sich um ein Drittel.

## Die jährliche Informationspflicht nach Art. 7 Abs. 3

Arbeitgeber müssen alle Beschäftigten jährlich über ihr Auskunftsrecht informieren, einschließlich der Schritte, die für die Ausübung nötig sind. Das ist eine Bringschuld. Es reicht nicht, eine Seite im Intranet anzulegen und darauf zu warten, dass sie gefunden wird.

Praktisch bietet sich eine feste Jahresmitteilung an, beispielsweise zusammen mit den Unterlagen zur Jahresvergütung oder als eigenständige Mitteilung im ersten Quartal. Sie sollte enthalten, welches Recht besteht, an wen der Antrag zu richten ist, welche Form er haben soll und wie lange die Antwort dauert. Das Datum der Mitteilung und der Empfängerkreis sollten dokumentiert werden, damit sich die Erfüllung der Pflicht nachweisen lässt.

## Die Zwei-Monats-Frist

Nach Art. 7 Abs. 4 ist die Auskunft innerhalb von zwei Monaten ab dem Tag der Antragstellung zu erteilen. Die Frist läuft nicht erst ab dem Zeitpunkt, an dem die Personalabteilung den Antrag zur Kenntnis nimmt, sondern ab Antragstellung. Ein Antrag, der per E-Mail an eine Führungskraft geht und dort zwei Wochen liegen bleibt, hat bereits zwei Wochen der Frist verbraucht.

Für die Praxis heißt das: Der Eingangskanal muss klar benannt sein, und jeder, der einen Antrag erhalten könnte, muss wissen, wohin er ihn weiterleitet.

## Verbot von Verschwiegenheitsklauseln

Art. 7 Abs. 5 bestimmt, dass Arbeitnehmer nicht daran gehindert werden dürfen, ihr Entgelt offenzulegen, um den Grundsatz des gleichen Entgelts durchzusetzen. Vertragliche Klauseln, die Beschäftigten untersagen, über ihr Gehalt zu sprechen, sind damit unwirksam, soweit sie diesem Zweck entgegenstehen.

Wer solche Klauseln in Arbeitsverträgen oder Vergütungsvereinbarungen hat, sollte sie im Zuge der Umsetzung prüfen und anpassen. Zulässig bleibt nach Art. 7 Abs. 6, dass der Arbeitgeber verlangt, dass die erhaltene Auskunft nur zur Geltendmachung des Rechts auf gleiches Entgelt verwendet wird. Das ist etwas anderes als ein Redeverbot: Es begrenzt die Verwendung fremder Daten, nicht das Sprechen über das eigene Gehalt.

## Empfehlungen der Kommission zur deutschen Umsetzung

Die vom Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend eingesetzte Kommission zur Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie hat im Oktober 2025 ihren Bericht vorgelegt. Für das Auskunftsrecht sind drei Empfehlungen relevant:

- **Durchschnitt statt Median.** Die Kommission spricht sich dafür aus, den Wortlaut der Richtlinie zu übernehmen und den Durchschnitt anzugeben. Der Median des § 11 Abs. 3 EntgTranspG würde damit entfallen.
- **Jahres- und Stundenentgelt.** Die Angabe soll sowohl als Jahresentgelt als auch als Stundenentgelt erfolgen. Das Stundenentgelt neutralisiert Unterschiede in der Arbeitszeit, das Jahresentgelt erfasst variable Bestandteile und Einmalzahlungen.
- **Standardformulare.** Für Antrag und Antwort sollen einheitliche Formulare bereitgestellt werden, damit Beschäftigte wissen, was sie beantragen können, und Arbeitgeber wissen, was sie liefern müssen.

Ob und in welcher Form der Gesetzgeber diese Empfehlungen übernimmt, steht mit dem endgültigen Umsetzungsgesetz fest. Unternehmen, die ihre Prozesse jetzt aufbauen, sollten beide Werte, Jahres- und Stundenentgelt, technisch abbilden können.

## Der Prozess im Unternehmen

### Eingang protokollieren

Jeder Antrag wird mit Datum, Uhrzeit, Eingangskanal und anfragender Person erfasst. Aus dem Eingangsdatum ergibt sich das Fristende. Ein einfaches Register, das auch die Weiterleitung an die zuständige Stelle dokumentiert, genügt.

### Vergleichsgruppe bestimmen

Die Zuordnung zur Gruppe erfolgt nach der bestehenden Arbeitsbewertung. Sie wird schriftlich festgehalten, damit bei einer späteren Nachfrage oder einem Rechtsstreit nachvollziehbar ist, warum genau diese Personen als Vergleich herangezogen wurden.

### Daten ziehen und prüfen

Stichtag festlegen, Entgeltdaten der Gruppe nach Geschlecht auswerten, Jahres- und Stundenentgelt berechnen. Die Berechnung sollte reproduzierbar sein, also mit identischen Eingaben stets denselben Wert liefern. Manuelle Excel-Auswertungen sind hier fehleranfällig, insbesondere bei Teilzeit, unterjährigen Eintritten und variablen Bestandteilen.

### Datenschutz bei kleinen Gruppen

Besteht eine Vergleichsgruppe aus nur wenigen Personen eines Geschlechts, lässt sich aus dem Durchschnitt auf einzelne Gehälter schließen. Die Richtlinie enthält dazu keine feste Grenze; das EntgTranspG sieht in § 12 Abs. 3 eine Sperre unter sechs Personen vor. Wie der deutsche Gesetzgeber das künftig regelt, ist noch offen. Bis dahin ist eine dokumentierte interne Regel sinnvoll, die festlegt, ab welcher Gruppengröße ein Wert genannt wird und was in der Antwort steht, wenn er nicht genannt werden kann. Eine schlichte Verweigerung ohne Begründung genügt Art. 7 Abs. 2 nicht.

### Antwort erteilen und ablegen

Die Antwort geht in Textform an die anfragende Person, mit Datum und Angabe der zugrunde liegenden Gruppe. Eine Kopie wird zur Akte genommen. Bei einer späteren Auseinandersetzung ist die Antwort das zentrale Beweisstück.

## Musterantwort als Textbaustein

Der folgende Baustein deckt die Pflichtangaben ab und lässt sich auf die betriebliche Situation anpassen.

> Sehr geehrte Frau [Name],
>
> Sie haben am [Datum] Auskunft nach Art. 7 der Richtlinie (EU) 2023/970 [bzw. § X des Umsetzungsgesetzes] verlangt. Wir erteilen diese wie folgt.
>
> **1. Ihr Entgelt.** Ihr Bruttojahresentgelt betrug zum Stichtag [Datum] [Betrag] Euro. Dies entspricht bei [Stunden] Wochenstunden einem Bruttostundenentgelt von [Betrag] Euro. Enthalten sind: [Grundgehalt, variable Vergütung, Zulagen].
>
> **2. Ihre Vergleichsgruppe.** Sie sind der Gruppe [Bezeichnung] zugeordnet. Diese umfasst Tätigkeiten, die nach unserem Bewertungssystem hinsichtlich [Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen] als gleichwertig eingestuft sind. Der Gruppe gehören zum Stichtag [Anzahl] Beschäftigte an.
>
> **3. Durchschnittliche Entgelthöhe der Gruppe nach Geschlecht.**
>
> | | Frauen | Männer |
> |---|---|---|
> | Durchschnittliches Bruttojahresentgelt | [Betrag] Euro | [Betrag] Euro |
> | Durchschnittliches Bruttostundenentgelt | [Betrag] Euro | [Betrag] Euro |
>
> Die Werte umfassen [Bestandteile] und sind auf Basis von [Stichtag / Zeitraum] berechnet.
>
> **4. Kriterien der Entgeltfestlegung.** Die Kriterien, nach denen Entgelt, Entgelthöhe und Entgeltentwicklung in Ihrer Gruppe bestimmt werden, finden Sie unter [Verweis auf Dokument oder Tarifvertrag].
>
> Sollten Sie Rückfragen haben oder eine Angabe unvollständig finden, wenden Sie sich bitte an [Kontakt]. Wir bitten Sie, die Angaben zu Dritten ausschließlich zur Wahrnehmung Ihres Rechts auf gleiches Entgelt zu verwenden.
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> Mit freundlichen Grüßen

Kann ein Wert wegen einer zu kleinen Gruppe nicht genannt werden, wird in Abschnitt 3 stattdessen erläutert, warum, und welche Alternative angeboten wird, beispielsweise die Angabe auf einer höheren Aggregationsstufe.

## Was jetzt zu tun ist

Die Richtlinie ist bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umzusetzen (Art. 34); die erste Berichterstattung ist zum 7. Juni 2027 fällig (Art. 9). Auskunftsverlangen sind ab dem Inkrafttreten des Umsetzungsgesetzes zu erwarten. Wer bis dahin eine dokumentierte Arbeitsbewertung, einen benannten Eingangskanal, eine reproduzierbare Berechnung und einen Antwortbaustein hat, kann jede Anfrage innerhalb der Frist beantworten. Wer bei jeder Anfrage bei null anfängt, wird die zwei Monate nicht durchgängig halten.

Software wie Lohngleich erzeugt die Vergleichsgruppen und Durchschnittswerte aus denselben Daten, die auch für den Entgeltbericht gebraucht werden, sodass Auskunft und Bericht auf einer Grundlage stehen.

## FAQ

**Gilt das Auskunftsrecht auch in Unternehmen mit weniger als 100 Beschäftigten?**
Ja. Die Schwellenwerte in Art. 9 betreffen nur die Berichterstattung. Art. 7 gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe.

**Müssen wir die Namen der Personen in der Vergleichsgruppe nennen?**
Nein. Geschuldet sind Durchschnittswerte nach Geschlecht, keine Einzelgehälter. Bei sehr kleinen Gruppen ist zu prüfen, ob der Durchschnitt Rückschlüsse auf Einzelne erlaubt.

**Was passiert, wenn wir die Zwei-Monats-Frist überschreiten?**
Die Richtlinie verlangt wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen. Nach dem bisherigen § 15 Abs. 5 EntgTranspG trägt der Arbeitgeber, der die Auskunft nicht erteilt, im Streitfall die Beweislast dafür, dass kein Verstoß gegen das Entgeltgleichheitsgebot vorliegt. Mit einer vergleichbaren Regelung ist im Umsetzungsgesetz zu rechnen.

**Darf ein Beschäftigter mehrfach im Jahr anfragen?**
Die Richtlinie sieht keine Sperrfrist vor. Ob das Umsetzungsgesetz eine Regelung wie den bisherigen § 10 Abs. 2 EntgTranspG (zwei Jahre) enthält, bleibt abzuwarten.