Die 5-Prozent-Regel: Wann die gemeinsame Entgeltbewertung nach Art. 10 droht — und wie Sie sie vermeiden

Ein Entgeltgefälle von fünf Prozent in einer Vergleichsgruppe löst nur dann eine gemeinsame Entgeltbewertung aus, wenn es weder objektiv gerechtfertigt noch binnen sechs Monaten behoben wird; dieser Artikel erklärt die drei Voraussetzungen, den Umfang der Bewertung und die Kosten einer Anpassung.

Die gemeinsame Entgeltbewertung ist das schärfste Instrument der Richtlinie (EU) 2023/970. Sie zwingt den Arbeitgeber, seine Entgeltstruktur zusammen mit der Arbeitnehmervertretung zu analysieren und zu korrigieren und die Ergebnisse an Behörden weiterzugeben. Die Bezeichnung „5-Prozent-Regel" ist dabei irreführend. Fünf Prozent allein reichen nicht. Es müssen drei Voraussetzungen zusammenkommen, und der Arbeitgeber hat auf zwei davon erheblichen Einfluss.

Die drei kumulativen Auslöser

Art. 10 Abs. 1 nennt drei Bedingungen, die alle gleichzeitig erfüllt sein müssen:

1. Ein Gefälle von mindestens 5 Prozent. Der Entgeltbericht nach Art. 9 weist in mindestens einer Gruppe von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten, einen Unterschied der durchschnittlichen Entgelthöhe zwischen Frauen und Männern von mindestens 5 Prozent aus.

2. Keine objektive Rechtfertigung. Der Arbeitgeber hat diesen Unterschied nicht anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien gerechtfertigt.

3. Keine Behebung binnen sechs Monaten. Der Arbeitgeber hat den ungerechtfertigten Unterschied nicht innerhalb von sechs Monaten nach dem Tag der Vorlage des Entgeltberichts beseitigt.

Ein Gefälle von 7 Prozent, das vollständig durch Dienstalter erklärt ist, löst keine Bewertung aus. Ein Gefälle von 6 Prozent ohne Erklärung, das innerhalb von fünf Monaten auf unter 5 Prozent gebracht wird, ebenfalls nicht. Nur die Kombination aus Gefälle, fehlender Begründung und Untätigkeit führt in das Verfahren.

Die 5 Prozent beziehen sich nicht auf das unternehmensweite Gefälle, sondern auf jede einzelne Vergleichsgruppe. Ein Unternehmen mit einem Gesamtgefälle von 3 Prozent kann in einer Gruppe von zwölf Personen bei 9 Prozent liegen und ist damit betroffen. Je kleiner die Gruppen, desto stärker verschiebt ein einzelnes Gehalt den Durchschnitt.

Wer betroffen ist und ab wann

Die gemeinsame Entgeltbewertung setzt einen Entgeltbericht voraus. Berichtspflichtig sind nach Art. 9 Arbeitgeber ab 100 Beschäftigten, allerdings gestaffelt:

• 250 und mehr Beschäftigte: jährlich, erstmals bis 7. Juni 2027 (Art. 9 Abs. 2)
• 150 bis 249 Beschäftigte: alle drei Jahre, erstmals bis 7. Juni 2027 (Art. 9 Abs. 3)
• 100 bis 149 Beschäftigte: alle drei Jahre, erstmals bis 7. Juni 2031 (Art. 9 Abs. 4)

Für Unternehmen zwischen 150 und 500 Beschäftigten beginnt die Uhr also mit dem ersten Bericht im Juni 2027. Die Sechs-Monats-Frist des Art. 10 Abs. 1 Buchst. c endet dann im Dezember 2027.

Was die gemeinsame Entgeltbewertung umfasst

Art. 10 Abs. 2 legt den Inhalt in sieben Buchstaben fest. Die Bewertung wird zusammen mit den Arbeitnehmervertretern durchgeführt und umfasst:

Nach Art. 10 Abs. 3 wird die Bewertung den Arbeitnehmern und Arbeitnehmervertretern zur Verfügung gestellt und an die Überwachungsstelle übermittelt; auf Anfrage erhalten sie auch Arbeitsaufsicht und Gleichbehandlungsstelle. Art. 10 Abs. 4 verpflichtet den Arbeitgeber, die Maßnahmen in enger Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmervertretern innerhalb einer angemessenen Frist umzusetzen und dabei geschlechtsneutrale Arbeitsbewertung und Einstufung einzuführen.

Der Bericht beschreibt. Die gemeinsame Bewertung verpflichtet zu Maßnahmen, deren Umsetzung von der Arbeitnehmervertretung begleitet und von Behörden eingesehen wird.

Objektive Rechtfertigungsgründe und ihre Grenzen

Die zweite Bedingung ist der Hebel, an dem gut vorbereitete Unternehmen ansetzen. Ein Gefälle ist unschädlich, wenn es sich durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien erklären lässt. Art. 4 Abs. 4 nennt als Kriterien der Arbeitsbewertung Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Für die Erklärung von Unterschieden innerhalb einer Gruppe kommen typischerweise hinzu:

Dienstalter und Betriebszugehörigkeit. Längere Zugehörigkeit kann höheres Entgelt rechtfertigen, wenn die Vergütungsregeln das vorsehen und die Regel für alle gleich angewendet wird. Die Grenze: Dienstalter darf nicht als Sammelbegriff dienen. Wenn Frauen in der Gruppe im Schnitt kürzer dabei sind, weil sie nach Elternzeit als Neueinstellungen behandelt wurden, erklärt das Kriterium das Gefälle nicht, sondern beschreibt seine Ursache.

Qualifikation. Eine formale Zusatzqualifikation, die für die Tätigkeit relevant ist, kann ein höheres Entgelt begründen. Nicht ausreichend ist eine Qualifikation, die zwar vorhanden, für die Tätigkeit aber ohne Bedeutung ist.

Leistung. Leistungsbezogene Entgeltbestandteile sind zulässig, wenn die Leistungsbewertung nach dokumentierten, für alle gleichen Maßstäben erfolgt. Die Grenze: Eine Bewertung, die auf Anwesenheit, Verfügbarkeit außerhalb der Arbeitszeit oder subjektiven Einschätzungen der Führungskraft beruht, ist angreifbar, weil sie mittelbar an das Geschlecht anknüpfen kann.

Marktbedingungen und Verhandlungsergebnis. Das individuelle Verhandlungsgeschick ist nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts zum EntgTranspG kein Rechtfertigungsgrund für ein höheres Entgelt bei gleicher Arbeit (BAG, Urteil vom 16. Februar 2023, 8 AZR 450/21). Marktzulagen für schwer besetzbare Stellen sind denkbar, müssen aber konkret belegt und zeitlich begrenzt sein.

Entscheidend ist in allen Fällen: Der Grund muss vor dem Bericht existieren und dokumentiert sein. Eine nachträglich gefundene Erklärung, die erst nach Auftreten des Gefälles konstruiert wird, hält einer Prüfung durch Arbeitnehmervertretung oder Überwachungsstelle selten stand.

Dokumentation

Die Rechtfertigung muss belegbar sein. Für jede Vergleichsgruppe sollten vorliegen:

• die Zuordnungsregel, nach der Tätigkeiten dieser Gruppe zugewiesen werden, mit Bezug auf die Kriterien des Art. 4 Abs. 4
• die Vergütungsregeln der Gruppe: Gehaltsbänder, Stufen, Kriterien für Zulagen und variable Bestandteile
• je Person die Werte der Rechtfertigungsmerkmale (Eintrittsdatum, Stufe, Qualifikation, Leistungsbewertung) zum Stichtag
• eine Berechnung, die zeigt, welcher Teil des Gefälles durch welches Merkmal erklärt wird und welcher Rest bleibt

Der letzte Punkt ist der aufwendigste, aber auch der wirksamste. Ein Gefälle von 8 Prozent, von dem 6 Prozentpunkte auf dokumentiertes Dienstalter und 2 Prozentpunkte auf Leistungsbewertung entfallen, ist erklärt. Ein Gefälle von 8 Prozent mit dem Vermerk „historisch gewachsen" ist es nicht.

Budgetwirkung einer Anpassung: Beispielrechnung

Angenommen, eine Vergleichsgruppe umfasst 20 Frauen und 15 Männer. Das durchschnittliche Jahresbruttoentgelt der Männer beträgt 52.000 Euro, das der Frauen 47.840 Euro. Das Gefälle beträgt 8 Prozent, bezogen auf das Männerentgelt. Eine objektive Erklärung ist nur für 2 Prozentpunkte vorhanden. Der unerklärte Rest von 6 Prozentpunkten soll unter die Schwelle gebracht werden, und zwar vollständig, nicht nur knapp unter 5 Prozent, weil ein Gefälle knapp unter der Schwelle im Folgejahr bei jeder Personalbewegung wieder darüber liegen kann.

Bezogen auf die Gesamtlohnsumme der Gruppe von rund 1,74 Millionen Euro entspricht das einer Steigerung von etwa 4,3 Prozent. Für ein Unternehmen mit 300 Beschäftigten und einer Lohnsumme von 15 Millionen Euro sind das 0,5 Prozent der Gesamtkosten, falls nur diese eine Gruppe betroffen ist.

Die Anhebung muss nicht gleichmäßig erfolgen. Entsteht das Gefälle durch drei besonders niedrig eingestufte Personen, ist eine gezielte Korrektur bei diesen dreien günstiger als eine Anhebung für alle. Ein Absenken der Männerentgelte ist arbeitsrechtlich in der Regel nicht möglich; die Anpassung erfolgt nach oben.

Ein Unternehmen mit mehreren betroffenen Gruppen kann bei Beträgen im sechsstelligen Bereich pro Jahr landen. Die Alternative ist die gemeinsame Bewertung mit Behördenbeteiligung und ein Haftungsrisiko aus Art. 16 (Entschädigung) bei Klagen einzelner Beschäftigter. Umso wichtiger ist es, das Gefälle vor dem ersten Bericht zu kennen und die Anpassung über mehrere Gehaltsrunden zu planen, statt sie unter Fristdruck in sechs Monaten zu stemmen.

Rolle der Arbeitnehmervertretung

Die Arbeitnehmervertretung ist in allen Phasen beteiligt. Nach Art. 9 Abs. 6 hat sie die Richtigkeit der Berichtsdaten zu bestätigen und kann Erläuterungen verlangen. Nach Art. 10 Abs. 1 wird die gemeinsame Bewertung mit ihr durchgeführt, nach Art. 10 Abs. 4 werden die Maßnahmen in enger Zusammenarbeit mit ihr umgesetzt.

Der Betriebsrat sollte deshalb nicht erst mit dem fertigen Bericht konfrontiert, sondern in die Arbeitsbewertung und die Bildung der Vergleichsgruppen eingebunden werden. Art. 4 Abs. 4 verlangt ohnehin, dass die Kriterien der Entgeltstruktur mit den Arbeitnehmervertretern vereinbart werden. Eine Gruppenbildung, die der Betriebsrat mitgetragen hat, wird bei einem später auftretenden Gefälle nicht als Manipulation in Frage gestellt.

Zeitplan ab Berichtsvorlage

Die sechs Monate nach dem Bericht sind nicht die Zeit, in der das Problem gelöst wird, sondern die Zeit, in der eine vorbereitete Lösung wirksam wird. Wer erst nach der Berichtsvorlage beginnt, muss Analyse, Rechtfertigungsprüfung, Budgetfreigabe, Betriebsratsabstimmung und Umsetzung in sechs Monaten neben dem Tagesgeschäft unterbringen.

Werkzeuge wie Lohngleich berechnen das Gefälle je Vergleichsgruppe fortlaufend, sodass sich abzeichnende Überschreitungen lange vor dem Stichtag sichtbar werden.

FAQ

Bezieht sich die 5-Prozent-Schwelle auf das gesamte Unternehmen oder auf einzelne Gruppen?

Auf jede einzelne Gruppe von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Ein niedriges Gesamtgefälle schützt nicht, wenn eine Gruppe darüber liegt.

Reicht es, das Gefälle auf 4,9 Prozent zu drücken?

Formal ja, praktisch nicht. Bei jeder Personalbewegung kann der Wert wieder über die Schwelle steigen, und im nächsten Bericht beginnt die Prüfung von vorn. Ziel sollte ein Gefälle sein, das vollständig erklärt ist, unabhängig von seiner Höhe.

Gilt die Regel auch, wenn Männer im Durchschnitt weniger verdienen?

Ja. Art. 10 Abs. 1 spricht von einem Unterschied zwischen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, nicht von einem Nachteil eines bestimmten Geschlechts.

Was passiert, wenn kein Betriebsrat besteht?

Die Richtlinie setzt Arbeitnehmervertreter voraus, überlässt die Ausgestaltung aber dem nationalen Recht. Wie die Beteiligung in betriebsratslosen Unternehmen erfolgt, wird das deutsche Umsetzungsgesetz regeln. Bis dahin ist die Dokumentation der Rechtfertigungsgründe der einzige Weg, der unabhängig von dieser Frage funktioniert.

Stand: 18.08.2026. Grundlage: Richtlinie (EU) 2023/970, Bericht der Expertenkommission des Bundes vom 24.10.2025, Entgelttransparenzgesetz 2017 und die im Text genannte Rechtsprechung. Kein Ersatz für Rechtsberatung im Einzelfall.