Welche Lohndaten der Entgeltbericht braucht — und wie Sie sie aus DATEV, Personio und SAP exportieren

Der Mindestdatensatz für den Entgeltbericht nach der Richtlinie (EU) 2023/970, der Entgeltbegriff der Richtlinie, die Exportwege aus DATEV, Personio, SAP SuccessFactors und Lexware sowie die Anforderungen an Pseudonymisierung und Mitbestimmung.

Der Entgeltbericht nach der Richtlinie (EU) 2023/970 ist im Kern eine Rechenaufgabe über die Lohndaten eines Kalenderjahres. Die Rechnung selbst ist überschaubar; der Aufwand steckt in der Datenbeschaffung. Lohnabrechnung, Personalverwaltung und Zeitwirtschaft liegen in Unternehmen mit 100 bis 500 Beschäftigten häufig in zwei oder drei verschiedenen Systemen, teils beim Steuerberater. Dieser Beitrag beschreibt, welche Felder der Bericht mindestens benötigt, wie der Entgeltbegriff der Richtlinie abzugrenzen ist und auf welchem Weg die Daten aus den verbreiteten Systemen herauskommen.

Der Mindestdatensatz

Für jede Person, die im Berichtsjahr beschäftigt war, werden sechs Angaben benötigt. Alles Weitere ist hilfreich, aber nicht zwingend.

Ergänzend sinnvoll sind Eintritts- und Austrittsdatum (für unterjährige Beschäftigungen), Entgeltgruppe oder Stufe bei Tarifbindung sowie die Zuordnung zur Vergleichsgruppe, sobald sie einmal festgelegt wurde.

Was nicht benötigt wird: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Bankverbindung. Diese Felder sind in fast jedem Standardexport enthalten und müssen vor der Weiterverarbeitung entfernt werden.

Der Entgeltbegriff der Richtlinie

Art. 3 Abs. 1 Buchst. a der Richtlinie definiert Entgelt als die üblichen Grund- oder Mindestlöhne und -gehälter sowie alle sonstigen Vergütungen, die ein Arbeitgeber aufgrund des Dienstverhältnisses unmittelbar oder mittelbar als Geld- oder Sachleistung zahlt. Die sonstigen Vergütungen werden als ergänzende oder variable Bestandteile bezeichnet (Art. 3 Abs. 1 Buchst. c). Der Bericht nach Art. 9 Abs. 1 weist beide Ebenen getrennt aus: das Gefälle beim Grundentgelt und das Gefälle bei den ergänzenden oder variablen Bestandteilen, jeweils als Durchschnitt und Median.

Drei Abgrenzungen sind für die Datenaufbereitung wichtig.

Ist-Entgelt, nicht Soll-Entgelt. Maßgeblich ist, was im Berichtsjahr tatsächlich gezahlt wurde, nicht das vertraglich vereinbarte Jahresgehalt. Die vom Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend eingesetzte Kommission zur Umsetzung der Richtlinie hat in ihrem Bericht vom Oktober 2025 die Grundlagen für das deutsche Umsetzungsgesetz beschrieben; die endgültige Ausgestaltung des Entgeltbegriffs ergibt sich aus dem Gesetzestext, der zum Zeitpunkt dieses Beitrags noch nicht in Kraft ist. Unternehmen sollten ihre Datenbasis so anlegen, dass beide Betrachtungen möglich sind: die vertragliche Basis aus den Stammdaten und die tatsächliche Zahlung aus den Lohnarten.

Grundentgelt oder variabel. Zum Grundentgelt zählen Tarif- oder Vertragsgehalt, Stundenlohn multipliziert mit Sollstunden und fest vereinbarte monatliche Zulagen. Zu den ergänzenden oder variablen Bestandteilen zählen Boni, Provisionen, Prämien, Überstundenvergütung, Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit, Weihnachts- und Urlaubsgeld, Sachbezüge wie Dienstwagen, Jobticket oder Essenszuschüsse sowie Arbeitgeberzuschüsse zur betrieblichen Altersversorgung, soweit sie über den gesetzlichen Pflichtzuschuss hinausgehen. Jede Lohnart im Lohnsystem muss einer der beiden Kategorien zugeordnet werden. Diese Zuordnungstabelle ist einmalig zu erstellen und dann Bestandteil der Berichtsdokumentation.

Was nicht dazugehört. Nicht zum Entgelt zählen Auslagenersatz und Reisekostenerstattungen, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Entgeltfortzahlung aus Kassen (Krankengeld, Elterngeld), Abfindungen und einmalige Aufwandsentschädigungen. Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall durch den Arbeitgeber ist dagegen Entgelt. Elternzeit und längere Krankheit ohne Entgeltfortzahlung verringern das Ist-Entgelt; für den Bericht sollte daher die Zahl der bezahlten Monate mitgeführt werden, um auf Jahres- oder Monatsbasis normieren zu können.

Der Tätigkeitsschlüssel als kostenlose Quelle

Für jede sozialversicherungspflichtig beschäftigte Person meldet der Arbeitgeber mit der DEÜV-Meldung einen neunstelligen Tätigkeitsschlüssel an die Sozialversicherung. Er ist in jedem Lohnsystem gepflegt und enthält zwei Angaben, die für den Entgeltbericht unmittelbar nützlich sind.

Der Schlüssel ersetzt keine analytische Arbeitsbewertung. Die fünfstellige Berufskennziffer ist aber ein brauchbarer Ausgangspunkt für die Inventarisierung der Tätigkeiten, und das Anforderungsniveau an fünfter Stelle liefert ein objektives, bereits gemeldetes Merkmal für die Plausibilisierung der Vergleichsgruppen. Voraussetzung ist, dass der Schlüssel im Lohnsystem gepflegt ist; in der Praxis finden sich bei Beschäftigten mit langer Betriebszugehörigkeit häufig veraltete Werte, die vor der Verwendung zu prüfen sind.

Exportwege aus den gängigen Systemen

Die folgenden Wege beschreiben den Stand der Systeme im Sommer 2026. Menübezeichnungen können sich mit Versionswechseln ändern; die Hilfe des jeweiligen Herstellers ist maßgeblich.

DATEV Lohn und Gehalt

Das Daten-Analyse-System Lohn (DALY) ist das Auswertungswerkzeug für DATEV Lohn und Gehalt. Der Stammdatenexport liefert Personalnummer, Geschlecht, Eintritt, Austritt, Wochenarbeitszeit und Tätigkeitsschlüssel je Mitarbeiter als Excel- oder CSV-Datei. Die Entgeltbestandteile kommen aus der Lohnartenauswertung über den Jahreszeitraum, in der jede Lohnart mit Jahressumme je Personalnummer ausgewiesen wird. Beide Exporte werden über die Personalnummer zusammengeführt.

DATEV LODAS

Bei LODAS, das häufig über die Steuerberatungskanzlei läuft, ist das Jahreslohnjournal (Auswertung 22) der geeignete Weg. Es enthält je Personalnummer die Jahressummen aller Lohnarten und damit sowohl Grundentgelt als auch variable Bestandteile. Die Stammdaten einschließlich Tätigkeitsschlüssel werden gesondert über die Personalstammdaten-Auswertung bereitgestellt. Wer LODAS nicht selbst bedient, sollte die Kanzlei bitten, beide Auswertungen als Tabellendatei (nicht als PDF) zu liefern, da PDF-Ausgaben eine manuelle Nacherfassung erfordern.

Personio

Personio führt Stammdaten und Gehaltsangaben, aber keine vollständige Lohnabrechnung. Unter Berichte lassen sich benutzerdefinierte Berichte anlegen und exportieren; alternativ steht der Export der Mitarbeiterliste mit auswählbaren Attributen zur Verfügung. Für den Entgeltbericht sind die Attribute Mitarbeiter-ID, Geschlecht, Wochenstunden, Festgehalt, Bonus- und Provisionsfelder sowie Position und Abteilung zu wählen. Da Personio das Sollgehalt und nicht das Ist-Entgelt kennt, ist für die tatsächlich gezahlten variablen Bestandteile zusätzlich der Export aus dem angebundenen Lohnsystem (meist DATEV) erforderlich.

SAP SuccessFactors

In SuccessFactors werden die benötigten Felder mit einem Story-Report im Report Center zusammengestellt: Personal-ID, Gender, Standard Hours, Pay Components mit Betrag und Zeitraum sowie Job Classification. Der Report wird als Excel-Datei ausgegeben. Falls die Abrechnung in SAP HCM oder Employee Central Payroll läuft, sind die Ist-Beträge aus den Abrechnungsergebnissen zu ziehen, nicht aus den Pay Components, die den Sollwert abbilden.

Lexware lohn+gehalt

Für kleinere Unternehmen im unteren Bereich der Berichtspflicht ist Lexware verbreitet. Der Personalstammblatt-Export liefert die Stammdaten einschließlich Tätigkeitsschlüssel; die Jahressummen je Lohnart kommen aus dem Lohnjournal für den Jahreszeitraum, exportiert als Excel-Datei.

Logib-D-Erfassungsbogen

Logib-D ist ein vom Bundesfamilienministerium bereitgestelltes Werkzeug zur statistischen Analyse der Entgeltgleichheit. Sein Erfassungsbogen hat sich als Zwischenformat bewährt: Er enthält je Person genau die Felder, die auch der Entgeltbericht braucht, und viele Unternehmen haben ihn bereits für frühere Analysen befüllt. Wer Daten im Logib-D-Format vorliegen hat, muss sie nicht neu aufbereiten.

Übersicht: System, Exportweg, Felder

Datenschutz und Mitbestimmung

Der Entgeltbericht verarbeitet Gehaltsdaten, also personenbezogene Daten mit hohem Schutzbedarf. Vier Punkte sind vor dem ersten Export zu regeln.

Keine Namen. Der Export für den Bericht enthält die Personalnummer als einzigen Schlüssel. Namen, Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummern werden vor der Übergabe an das Berichtswerkzeug entfernt, nicht erst danach. Wer das Werkzeug beim Steuerberater oder einem Dienstleister betreibt, gibt nur den bereinigten Datensatz weiter.

Pseudonyme statt Personalnummern. Ist die Personalnummer im Unternehmen allgemein bekannt, etwa weil sie auf Ausweisen oder in E-Mail-Signaturen erscheint, sollte sie vor dem Export durch ein Pseudonym ersetzt werden. Die Zuordnungstabelle verbleibt in der Personalabteilung. Für den Bericht selbst ist eine Rückführung nicht erforderlich; sie wird erst gebraucht, wenn in einem Verfahren nach Art. 10 einzelne Fälle geprüft werden.

Auftragsverarbeitung. Wird der Bericht mit einer Software erstellt, die Daten außerhalb des Unternehmens verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen. Er muss den Verarbeitungsort, die Löschfristen und die Unterauftragnehmer benennen. Ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit ist um den Entgeltbericht zu ergänzen.

Betriebsvereinbarung. Die Zusammenführung von Stammdaten, Entgelt und Tätigkeit in einem Auswertungssystem ist eine technische Einrichtung, die geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Sie unterliegt damit der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Eine Betriebsvereinbarung sollte festlegen, welche Felder exportiert werden, wer Zugriff hat, wie lange die Daten vorgehalten werden und dass Auswertungen unterhalb einer Mindestgruppengröße nicht erfolgen. Da Art. 9 Abs. 6 der Richtlinie ohnehin die Anhörung der Arbeitnehmervertreter zum Bericht vorsieht, lassen sich beide Themen in einer Vereinbarung regeln.

Empfohlene Reihenfolge

1. Lohnarten des eigenen Systems einmalig in Grundentgelt, variabel und nicht relevant einteilen und die Tabelle dokumentieren.

2. Betriebsvereinbarung zu Datenumfang und Zugriff abschließen.

3. Stammdatenexport und Jahres-Lohnartenauswertung ziehen, über die Personalnummer zusammenführen, Namen entfernen.

4. Tätigkeitsschlüssel auf Aktualität prüfen; Vergleichsgruppe je Personalnummer eintragen.

5. Datensatz auf Vollständigkeit prüfen: jede Personalnummer mit Geschlecht, Wochenstunden, mindestens einem Entgeltwert und einer Gruppenzuordnung.

6. Bereinigten Datensatz in das Berichtswerkzeug laden.

Der Aufwand für die erste Aufbereitung liegt bei 300 Beschäftigten und einem Lohnsystem erfahrungsgemäß bei ein bis zwei Arbeitstagen; in den Folgejahren sind es wenige Stunden. Lohngleich nimmt die genannten Exportformate direkt entgegen und prüft den Datensatz beim Import auf die beschriebenen Vollständigkeitsregeln.

FAQ

Reicht das Jahresbruttoentgelt aus der Lohnsteuerbescheinigung?

Nein. Die Lohnsteuerbescheinigung fasst alle steuerpflichtigen Bestandteile zusammen und trennt nicht zwischen Grundentgelt und variablen Bestandteilen. Sie enthält zudem Beträge, die nicht zum Entgelt im Sinne der Richtlinie zählen. Die Lohnartenauswertung ist die richtige Quelle.

Wie gehen wir mit Beschäftigten um, die unterjährig eingetreten sind?

Das Ist-Entgelt wird auf die bezahlten Monate normiert, in der Regel auf ein Monatsentgelt bei Vollzeitäquivalent. Eintritts- und Austrittsdatum sowie die Wochenarbeitszeit müssen dafür im Datensatz sein.

Unser Steuerberater rechnet mit LODAS ab und wir haben keinen Zugang. Was fordern wir an?

Das Jahreslohnjournal (Auswertung 22) und die Personalstammdaten mit Tätigkeitsschlüssel für das Berichtsjahr, beides als Excel- oder CSV-Datei. Die Kanzlei benötigt dafür keine Zusatzmodule.

Dürfen wir das Geschlecht aus dem Lohnsystem für den Bericht verwenden?

Ja. Das Geschlecht wird für das Meldewesen ohnehin erhoben und ist für den Bericht die erforderliche Grundlage. Die Verarbeitung ist durch die gesetzliche Berichtspflicht gedeckt; der Zweck sollte in der Datenschutzdokumentation ergänzt werden.

Stand: 20.08.2026. Grundlage: Richtlinie (EU) 2023/970, Bericht der Expertenkommission des Bundes vom 24.10.2025, Entgelttransparenzgesetz 2017 und die im Text genannte Rechtsprechung. Kein Ersatz für Rechtsberatung im Einzelfall.