Entgelttransparenz-Software im Vergleich: Excel, HR-Suite, Beratung oder Spezialwerkzeug?

Welche Werkzeuge für die Gehaltsanalyse und den Entgeltbericht infrage kommen — Excel-Vorlagen, Module in Personio, SAP oder Workday, Beratungsprojekte, Pay-Equity-Software — und woran man erkennt, ob ein Tool die Richtlinie wirklich abdeckt: Kennzahlen a–g, Vergleichsgruppen, Auskunft, Begründung, Datenschutz.

„Können wir das nicht in Excel machen?" ist die erste Frage in fast jedem Unternehmen, das sich mit der Entgelttransparenzrichtlinie befasst. Die ehrliche Antwort: Die Formeln ja — den Prozess nein. Dieser Beitrag vergleicht die vier Wege, die Unternehmen für Pay-Gap-Analyse, Gehaltsanalyse und Entgeltbericht wählen — von der Excel-Vorlage bis zur spezialisierten Entgelttransparenz-Software —, und nennt die Prüffragen, mit denen man ein Werkzeug auf Richtlinientauglichkeit abklopft.

Was ein Werkzeug leisten muss

Die Richtlinie (EU) 2023/970 verlangt mehr als eine Prozentzahl. Wer die Anforderungen auf eine Prüfliste bringt, hat den Vergleichsmaßstab:

1. Sieben Kennzahlen nach Art. 9 Abs. 1 — Durchschnitts- und Median-Gefälle, jeweils gesamt und für variable Bestandteile, Anteil mit variablen Bestandteilen, Quartilsverteilung, Gefälle je Vergleichsgruppe nach Grundentgelt und variablen Bestandteilen.

2. Entgelthöhe doppelt — Bruttojahres- und Bruttostundenentgelt, teilzeitneutral über Vollzeitäquivalente.

3. Vergleichsgruppen gleichwertiger Arbeit nach den vier Kriterien des Art. 4 Abs. 4, nachvollziehbar dokumentiert.

4. 5-Prozent-Prüfung je Gruppe mit Sechs-Monats-Frist und Begründungsdokumentation (Art. 10).

5. Auskunftsmodul nach Art. 7 mit Zwei-Monats-Frist und Sechs-Personen-Schutz.

6. Bericht mit Bestätigungslogik (Art. 9 Abs. 6), Veröffentlichungsfassung a–f (Abs. 7), Vierjahres-Verlauf (Abs. 9).

7. Datenschutz: Verarbeitung in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Namen nötig, Löschkonzept.

8. Offengelegte Methodik, damit Betriebsrat und Prüfer nachrechnen können.

Weg 1: Excel

Stärken: vorhanden, kostenlos, flexibel. Schwächen: Alles oben Genannte muss selbst gebaut und jedes Jahr wiederholt werden — Quartile mit stabiler Sortierung, VZÄ-Hochrechnung, Regressionen für das bereinigte Gefälle, Gruppenlogik, Fristen. Fehler fallen erst auf, wenn der Betriebsrat nachrechnet. Für das Auskunftsmodul und die Begründungsakte gibt es kein Excel. Realistisch für Unternehmen knapp über 100 Beschäftigten mit sehr einfacher Struktur — und selbst dort ist der Schnellcheck mit denselben Daten schneller und nachprüfbar.

Weg 2: Modul der HR-Suite

Personio bietet seit 2026 einen Gender-Pay-Gap-Report, SAP SuccessFactors „EU Pay Transparency Insights", Workday ein Pay-Equity-Modul. Stärken: Daten liegen schon im System, kein Export. Schwächen: Die Module rechnen meist die reinen Kennzahlen; die Bildung gleichwertiger Gruppen, die Begründungsakte, das Auskunftsmodul mit Fristen und die deutsche Sechs-Personen-Regel fehlen oft oder sind unspezifisch. Für Konzernkunden mit eigener Vergütungsabteilung passend; der Mittelstand braucht in der Regel die Lücken dazu.

Weg 3: Beratungsprojekt

Kanzleien und Vergütungsberater liefern Analyse, Bewertung und Bericht als Projekt — mit rechtlicher Einordnung und Workshops. Stärken: Einzelfallberatung, Rechtssicherheit im Streitfall, Erfahrung mit Stellenbewertungssystemen. Schwächen: 4.000 bis 18.000 Euro je Durchgang, drei bis acht Wochen Laufzeit, jedes Jahr erneut. Sinnvoll, wenn das Vergütungssystem grundlegend neu geordnet werden muss — nicht als Dauerlösung für die Berichtspflicht.

Weg 4: Spezialsoftware (Pay-Equity-Software)

Werkzeuge, die genau für die Richtlinie gebaut sind, decken die Prüfliste vollständig ab: Import aus Lohnsystemen, Gruppenbildung, Kennzahlen, Bericht, Auskunft, Begründung. Der deutsche Markt reicht von Anbietern für Konzerne (Syndio, Trusaic, Beqom) über Kanzleiprodukte bis zu Mittelstandslösungen. Preise zwischen rund 1.500 und 9.000 Euro im Jahr; Lohngleich liegt bei 149 bis 449 Euro im Monat, monatlich kündbar. Stärken: vollständig, wiederholbar, nachrechenbar. Schwächen: Ein weiteres Werkzeug; die Datenübergabe muss funktionieren (Import aus DATEV, Personio, SAP, Lexware).

Vergleich auf einen Blick

Die fünf Prüffragen an jeden Anbieter

1. Rechnet das Werkzeug alle sieben Kennzahlen des Art. 9 Abs. 1 — auch g je Gruppe nach Grundentgelt und variablen Bestandteilen? Wer nur „den Gender Pay Gap" liefert, deckt einen Bruchteil ab.

2. Wie werden gleichwertige Gruppen gebildet, und kann ich jede Bewertung sehen und ändern? Eine Blackbox überlebt keine Betriebsratsanhörung.

3. Wo liegen die Daten, wer ist Unterauftragsverarbeiter, brauche ich Namen? Für Lohndaten gilt: Deutschland oder EU, AVV, Personalnummern statt Namen.

4. Ist die Methodik veröffentlicht? Die Arbeitnehmervertretung hat nach Art. 9 Abs. 6 Zugang zur Methodik — das Werkzeug muss sie liefern können.

5. Was passiert nach dem ersten Bericht? Auskünfte, Begründungsfristen, Vierjahres-Rückschau: Die Richtlinie ist ein Dauerprozess, kein Projekt.

FAQ

Ist eine Software rechtlich ausreichend — oder brauchen wir zusätzlich eine Kanzlei?

Die Berichterstattung ist eine standardisierte statistische Pflicht; dafür genügt ein Werkzeug mit offengelegter Methodik. Eine Kanzlei wird gebraucht, wenn ein konkretes Gefälle rechtlich bewertet oder ein Streitfall geführt werden soll. Beides ergänzt sich.

Unsere HR-Suite hat einen Pay-Gap-Report. Reicht der?

Prüfen Sie ihn gegen die Liste oben: Kennzahl g je Gruppe, Auskunftsmodul, Begründungsakte, Sechs-Personen-Regel. Fehlt davon etwas, brauchen Sie es zusätzlich — der Report bleibt als Zweitmeinung nützlich.

Was kostet der Wechsel von Beratung zu Software?

Nichts außer dem Export: Die Vergleichsgruppen und Entgeltdefinitionen aus dem Beratungsprojekt lassen sich als Kundengruppen übernehmen und werden dann unverändert weitergerechnet.

Stand: 27.08.2026. Grundlage: Richtlinie (EU) 2023/970, Bericht der Expertenkommission des Bundes vom 24.10.2025, Entgelttransparenzgesetz 2017 und die im Text genannte Rechtsprechung. Kein Ersatz für Rechtsberatung im Einzelfall.