Auskunftsrecht nach Art. 7: Was Beschäftigte ab 2027 erfragen dürfen und wie Sie in zwei Monaten korrekt antworten

Das Auskunftsrecht der Entgelttransparenzrichtlinie ersetzt den bisherigen § 10 EntgTranspG durch einen Anspruch ohne Betriebsgröße, mit Durchschnittswerten, jährlicher Informationspflicht und einer Antwortfrist von zwei Monaten.

Das individuelle Auskunftsrecht ist der Teil der Richtlinie (EU) 2023/970, der Personalabteilungen am häufigsten und am unmittelbarsten beschäftigen wird. Anders als die Entgeltberichterstattung nach Art. 9 hängt es nicht von Schwellenwerten ab. Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer kann es geltend machen, unabhängig davon, ob das Unternehmen 30 oder 3.000 Beschäftigte hat. Wer bisher unter der 200-Personen-Grenze des Entgelttransparenzgesetzes lag, hatte mit Auskunftsverlangen nichts zu tun. Das ändert sich.

Dieser Artikel erklärt, was Beschäftigte künftig verlangen können, worin sich der neue Anspruch vom bisherigen deutschen Recht unterscheidet, welche Fristen und Nebenpflichten gelten und wie ein Antwortprozess aussieht, der in zwei Monaten verlässlich funktioniert.

Was Beschäftigte verlangen können

Art. 7 Abs. 1 der Richtlinie gibt Arbeitnehmern das Recht, schriftlich Auskunft zu verlangen über

• ihre individuelle Entgelthöhe und
• die durchschnittlichen Entgelthöhen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, für die Gruppen von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten.

Der zweite Punkt ist der entscheidende. Die anfragende Person erfährt nicht nur, was sie selbst verdient, sondern den Durchschnitt der Frauen und den Durchschnitt der Männer in ihrer Vergleichsgruppe. Damit wird ein Vergleich möglich, der bisher nur mit erheblichem Aufwand und nur in größeren Betrieben zu erhalten war.

Was eine Vergleichsgruppe ist, legt nicht die anfragende Person fest, sondern folgt aus der Arbeitsbewertung des Unternehmens. Art. 4 Abs. 4 verlangt, dass Entgeltstrukturen auf objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien beruhen, die Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen abbilden. Wer diese Struktur hat, kann jede Person eindeutig einer Gruppe zuordnen. Wer sie nicht hat, muss bei jeder Anfrage neu entscheiden, wer mit wem verglichen wird, und riskiert widersprüchliche Antworten.

Nach Art. 7 Abs. 2 kann die Auskunft auch über Arbeitnehmervertreter oder eine Gleichbehandlungsstelle verlangt werden. Ist die Antwort unvollständig oder unklar, besteht ein Anspruch auf Klarstellung und eine begründete Antwort.

Der Unterschied zum bisherigen § 10 EntgTranspG

Das Entgelttransparenzgesetz von 2017 kennt bereits einen Auskunftsanspruch. Er war in der Praxis jedoch von geringer Bedeutung, weil er an mehreren Stellen eng gefasst ist.

Drei Änderungen wiegen besonders schwer. Die 200-Schwelle fällt, sodass jedes Unternehmen antworten muss. Der Median wird durch den Durchschnitt ersetzt, was bei kleinen Gruppen mit einzelnen hohen Gehältern zu spürbar anderen Zahlen führt. Und die Frist verkürzt sich um ein Drittel.

Die jährliche Informationspflicht nach Art. 7 Abs. 3

Arbeitgeber müssen alle Beschäftigten jährlich über ihr Auskunftsrecht informieren, einschließlich der Schritte, die für die Ausübung nötig sind. Das ist eine Bringschuld. Es reicht nicht, eine Seite im Intranet anzulegen und darauf zu warten, dass sie gefunden wird.

Praktisch bietet sich eine feste Jahresmitteilung an, beispielsweise zusammen mit den Unterlagen zur Jahresvergütung oder als eigenständige Mitteilung im ersten Quartal. Sie sollte enthalten, welches Recht besteht, an wen der Antrag zu richten ist, welche Form er haben soll und wie lange die Antwort dauert. Das Datum der Mitteilung und der Empfängerkreis sollten dokumentiert werden, damit sich die Erfüllung der Pflicht nachweisen lässt.

Die Zwei-Monats-Frist

Nach Art. 7 Abs. 4 ist die Auskunft innerhalb von zwei Monaten ab dem Tag der Antragstellung zu erteilen. Die Frist läuft nicht erst ab dem Zeitpunkt, an dem die Personalabteilung den Antrag zur Kenntnis nimmt, sondern ab Antragstellung. Ein Antrag, der per E-Mail an eine Führungskraft geht und dort zwei Wochen liegen bleibt, hat bereits zwei Wochen der Frist verbraucht.

Für die Praxis heißt das: Der Eingangskanal muss klar benannt sein, und jeder, der einen Antrag erhalten könnte, muss wissen, wohin er ihn weiterleitet.

Verbot von Verschwiegenheitsklauseln

Art. 7 Abs. 5 bestimmt, dass Arbeitnehmer nicht daran gehindert werden dürfen, ihr Entgelt offenzulegen, um den Grundsatz des gleichen Entgelts durchzusetzen. Vertragliche Klauseln, die Beschäftigten untersagen, über ihr Gehalt zu sprechen, sind damit unwirksam, soweit sie diesem Zweck entgegenstehen.

Wer solche Klauseln in Arbeitsverträgen oder Vergütungsvereinbarungen hat, sollte sie im Zuge der Umsetzung prüfen und anpassen. Zulässig bleibt nach Art. 7 Abs. 6, dass der Arbeitgeber verlangt, dass die erhaltene Auskunft nur zur Geltendmachung des Rechts auf gleiches Entgelt verwendet wird. Das ist etwas anderes als ein Redeverbot: Es begrenzt die Verwendung fremder Daten, nicht das Sprechen über das eigene Gehalt.

Empfehlungen der Kommission zur deutschen Umsetzung

Die vom Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend eingesetzte Kommission zur Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie hat im Oktober 2025 ihren Bericht vorgelegt. Für das Auskunftsrecht sind drei Empfehlungen relevant:

• Durchschnitt statt Median. Die Kommission spricht sich dafür aus, den Wortlaut der Richtlinie zu übernehmen und den Durchschnitt anzugeben. Der Median des § 11 Abs. 3 EntgTranspG würde damit entfallen.
• Jahres- und Stundenentgelt. Die Angabe soll sowohl als Jahresentgelt als auch als Stundenentgelt erfolgen. Das Stundenentgelt neutralisiert Unterschiede in der Arbeitszeit, das Jahresentgelt erfasst variable Bestandteile und Einmalzahlungen.
• Standardformulare. Für Antrag und Antwort sollen einheitliche Formulare bereitgestellt werden, damit Beschäftigte wissen, was sie beantragen können, und Arbeitgeber wissen, was sie liefern müssen.

Ob und in welcher Form der Gesetzgeber diese Empfehlungen übernimmt, steht mit dem endgültigen Umsetzungsgesetz fest. Unternehmen, die ihre Prozesse jetzt aufbauen, sollten beide Werte, Jahres- und Stundenentgelt, technisch abbilden können.

Der Prozess im Unternehmen

Eingang protokollieren

Jeder Antrag wird mit Datum, Uhrzeit, Eingangskanal und anfragender Person erfasst. Aus dem Eingangsdatum ergibt sich das Fristende. Ein einfaches Register, das auch die Weiterleitung an die zuständige Stelle dokumentiert, genügt.

Vergleichsgruppe bestimmen

Die Zuordnung zur Gruppe erfolgt nach der bestehenden Arbeitsbewertung. Sie wird schriftlich festgehalten, damit bei einer späteren Nachfrage oder einem Rechtsstreit nachvollziehbar ist, warum genau diese Personen als Vergleich herangezogen wurden.

Daten ziehen und prüfen

Stichtag festlegen, Entgeltdaten der Gruppe nach Geschlecht auswerten, Jahres- und Stundenentgelt berechnen. Die Berechnung sollte reproduzierbar sein, also mit identischen Eingaben stets denselben Wert liefern. Manuelle Excel-Auswertungen sind hier fehleranfällig, insbesondere bei Teilzeit, unterjährigen Eintritten und variablen Bestandteilen.

Datenschutz bei kleinen Gruppen

Besteht eine Vergleichsgruppe aus nur wenigen Personen eines Geschlechts, lässt sich aus dem Durchschnitt auf einzelne Gehälter schließen. Die Richtlinie enthält dazu keine feste Grenze; das EntgTranspG sieht in § 12 Abs. 3 eine Sperre unter sechs Personen vor. Wie der deutsche Gesetzgeber das künftig regelt, ist noch offen. Bis dahin ist eine dokumentierte interne Regel sinnvoll, die festlegt, ab welcher Gruppengröße ein Wert genannt wird und was in der Antwort steht, wenn er nicht genannt werden kann. Eine schlichte Verweigerung ohne Begründung genügt Art. 7 Abs. 2 nicht.

Antwort erteilen und ablegen

Die Antwort geht in Textform an die anfragende Person, mit Datum und Angabe der zugrunde liegenden Gruppe. Eine Kopie wird zur Akte genommen. Bei einer späteren Auseinandersetzung ist die Antwort das zentrale Beweisstück.

Musterantwort als Textbaustein

Der folgende Baustein deckt die Pflichtangaben ab und lässt sich auf die betriebliche Situation anpassen.

> Sehr geehrte Frau [Name],

>

> Sie haben am [Datum] Auskunft nach Art. 7 der Richtlinie (EU) 2023/970 [bzw. § X des Umsetzungsgesetzes] verlangt. Wir erteilen diese wie folgt.

>

> 1. Ihr Entgelt. Ihr Bruttojahresentgelt betrug zum Stichtag [Datum] [Betrag] Euro. Dies entspricht bei [Stunden] Wochenstunden einem Bruttostundenentgelt von [Betrag] Euro. Enthalten sind: [Grundgehalt, variable Vergütung, Zulagen].

>

> 2. Ihre Vergleichsgruppe. Sie sind der Gruppe [Bezeichnung] zugeordnet. Diese umfasst Tätigkeiten, die nach unserem Bewertungssystem hinsichtlich [Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen] als gleichwertig eingestuft sind. Der Gruppe gehören zum Stichtag [Anzahl] Beschäftigte an.

>

> 3. Durchschnittliche Entgelthöhe der Gruppe nach Geschlecht.

>

> | | Frauen | Männer |

> |---|---|---|

> | Durchschnittliches Bruttojahresentgelt | [Betrag] Euro | [Betrag] Euro |

> | Durchschnittliches Bruttostundenentgelt | [Betrag] Euro | [Betrag] Euro |

>

> Die Werte umfassen [Bestandteile] und sind auf Basis von [Stichtag / Zeitraum] berechnet.

>

> 4. Kriterien der Entgeltfestlegung. Die Kriterien, nach denen Entgelt, Entgelthöhe und Entgeltentwicklung in Ihrer Gruppe bestimmt werden, finden Sie unter [Verweis auf Dokument oder Tarifvertrag].

>

> Sollten Sie Rückfragen haben oder eine Angabe unvollständig finden, wenden Sie sich bitte an [Kontakt]. Wir bitten Sie, die Angaben zu Dritten ausschließlich zur Wahrnehmung Ihres Rechts auf gleiches Entgelt zu verwenden.

>

> Mit freundlichen Grüßen

Kann ein Wert wegen einer zu kleinen Gruppe nicht genannt werden, wird in Abschnitt 3 stattdessen erläutert, warum, und welche Alternative angeboten wird, beispielsweise die Angabe auf einer höheren Aggregationsstufe.

Was jetzt zu tun ist

Die Richtlinie ist bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umzusetzen (Art. 34); die erste Berichterstattung ist zum 7. Juni 2027 fällig (Art. 9). Auskunftsverlangen sind ab dem Inkrafttreten des Umsetzungsgesetzes zu erwarten. Wer bis dahin eine dokumentierte Arbeitsbewertung, einen benannten Eingangskanal, eine reproduzierbare Berechnung und einen Antwortbaustein hat, kann jede Anfrage innerhalb der Frist beantworten. Wer bei jeder Anfrage bei null anfängt, wird die zwei Monate nicht durchgängig halten.

Software wie Lohngleich erzeugt die Vergleichsgruppen und Durchschnittswerte aus denselben Daten, die auch für den Entgeltbericht gebraucht werden, sodass Auskunft und Bericht auf einer Grundlage stehen.

FAQ

Gilt das Auskunftsrecht auch in Unternehmen mit weniger als 100 Beschäftigten?

Ja. Die Schwellenwerte in Art. 9 betreffen nur die Berichterstattung. Art. 7 gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe.

Müssen wir die Namen der Personen in der Vergleichsgruppe nennen?

Nein. Geschuldet sind Durchschnittswerte nach Geschlecht, keine Einzelgehälter. Bei sehr kleinen Gruppen ist zu prüfen, ob der Durchschnitt Rückschlüsse auf Einzelne erlaubt.

Was passiert, wenn wir die Zwei-Monats-Frist überschreiten?

Die Richtlinie verlangt wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen. Nach dem bisherigen § 15 Abs. 5 EntgTranspG trägt der Arbeitgeber, der die Auskunft nicht erteilt, im Streitfall die Beweislast dafür, dass kein Verstoß gegen das Entgeltgleichheitsgebot vorliegt. Mit einer vergleichbaren Regelung ist im Umsetzungsgesetz zu rechnen.

Darf ein Beschäftigter mehrfach im Jahr anfragen?

Die Richtlinie sieht keine Sperrfrist vor. Ob das Umsetzungsgesetz eine Regelung wie den bisherigen § 10 Abs. 2 EntgTranspG (zwei Jahre) enthält, bleibt abzuwarten.

Stand: 18.08.2026. Grundlage: Richtlinie (EU) 2023/970, Bericht der Expertenkommission des Bundes vom 24.10.2025, Entgelttransparenzgesetz 2017 und die im Text genannte Rechtsprechung. Kein Ersatz für Rechtsberatung im Einzelfall.