Entgelttransparenzrichtlinie: Welche Pflichten ab 2027 gelten — Fristen, Schwellen, Berichtsinhalte

Was die Richtlinie (EU) 2023/970 Arbeitgebern mit 100 bis 500 Beschäftigten konkret abverlangt, welche Termine gelten und warum Unternehmen trotz fehlendem deutschen Gesetz jetzt mit der Vorbereitung beginnen sollten.

Die Richtlinie (EU) 2023/970 zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Frauen und Männer ist am 6. Juni 2023 in Kraft getreten. Sie verpflichtet Arbeitgeber in der gesamten EU zu regelmäßigen Entgeltberichten, erweitert die Auskunftsrechte der Beschäftigten und kehrt in Streitfällen die Beweislast um. Für Unternehmen mit 100 bis 500 Beschäftigten ändert sich damit die Arbeit der Personalabteilung spürbar. Dieser Beitrag ordnet die Pflichten, Termine und Schwellenwerte ein und beschreibt, was 2026 bereits erledigt werden sollte.

Der Zeitplan: drei Stichtage

Die Richtlinie arbeitet mit drei Daten, die man auseinanderhalten muss.

Der erste Bericht 2027 bezieht sich auf das vorangegangene Kalenderjahr. Das bedeutet: Die Entgeltdaten, die im Juni 2027 veröffentlicht werden müssen, entstehen jetzt, im laufenden Jahr 2026. Wer erst 2027 beginnt, die Daten zu sammeln, kann die Vergangenheit nicht mehr korrigieren.

Schwellenwerte: 100, 150, 250

Die Berichtspflicht ist nach Unternehmensgröße gestaffelt. Maßgeblich ist die Zahl der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, nicht die Zahl der Vollzeitäquivalente.

Ein Unternehmen mit 180 Beschäftigten berichtet also erstmals 2027 und dann 2030, 2033 und so fort; eines mit 320 Beschäftigten ab 2027 jedes Jahr. Wer mit 120 Beschäftigten knapp unter der 150er-Schwelle liegt, sollte die Mitarbeiterzahl im Blick behalten: Wächst das Unternehmen bis zum Stichtag über 150, greift die frühere Frist.

Die nationalen Gesetzgeber dürfen strenger sein. Sie können die Schwellen senken oder den Rhythmus verkürzen (Art. 9 Abs. 5). Ob Deutschland davon Gebrauch macht, ist derzeit nicht absehbar.

Die sieben Kennzahlen des Art. 9 Abs. 1

Der Bericht ist keine Freitext-Erklärung, sondern ein fest definierter Kennzahlensatz. Art. 9 Abs. 1 zählt sieben Angaben auf:

1. Geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle (Buchst. a): Differenz des durchschnittlichen Entgelts von Frauen und Männern, ausgedrückt in Prozent des Männerentgelts, über die gesamte Belegschaft.

2. Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen (Buchst. b): dieselbe Rechnung, aber nur für Boni, Zulagen, Provisionen und ähnliche Zahlungen.

3. Mittleres (Median-)Entgeltgefälle (Buchst. c): der Unterschied der Medianentgelte, robuster gegen Ausreißer als der Durchschnitt.

4. Mittleres Entgeltgefälle bei variablen Bestandteilen (Buchst. d).

5. Anteil der Beschäftigten mit variablen Bestandteilen (Buchst. e): getrennt nach Geschlecht. Diese Kennzahl zeigt, ob Boni überhaupt gleich verteilt sind.

6. Verteilung auf Entgeltquartile (Buchst. f): der Anteil von Frauen und Männern in jedem der vier Entgeltviertel.

7. Entgeltgefälle nach Arbeitnehmergruppen (Buchst. g): aufgeschlüsselt nach Gruppen von Beschäftigten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten, jeweils nach Grundentgelt und variablen Bestandteilen.

Die Kennzahlen a bis f werden veröffentlicht und an eine nationale Überwachungsstelle übermittelt (Art. 9 Abs. 7). Die Kennzahl g wird nicht öffentlich gemacht, aber allen Beschäftigten und ihren Vertretungen zugänglich gemacht (Art. 9 Abs. 9). Die Richtigkeit der Angaben bestätigt die Unternehmensleitung nach Rücksprache mit der Arbeitnehmervertretung (Art. 9 Abs. 6).

Die siebte Kennzahl ist die anspruchsvollste. Sie setzt voraus, dass das Unternehmen seine Stellen zuvor in Gruppen gleichwertiger Arbeit eingeteilt hat. Ohne ein nachvollziehbares, geschlechtsneutrales Bewertungsverfahren nach Art. 4 lässt sich diese Aufschlüsselung nicht seriös erstellen.

Auskunftsrecht der Beschäftigten (Art. 7)

Unabhängig von der Unternehmensgröße erhalten alle Beschäftigten ein individuelles Auskunftsrecht. Sie können schriftlich verlangen, dass ihnen der Arbeitgeber die eigene Entgelthöhe und das durchschnittliche Entgelt, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, für die Gruppe der Beschäftigten mitteilt, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten (Art. 7 Abs. 1). Die Antwort muss innerhalb von zwei Monaten erfolgen (Art. 7 Abs. 4). Arbeitgeber müssen die Beschäftigten jährlich auf dieses Recht hinweisen (Art. 7 Abs. 3).

Zwei Punkte unterscheiden das neue Auskunftsrecht vom bisherigen deutschen Entgelttransparenzgesetz von 2017: Es gilt ohne Mindestgröße des Betriebs, und Vertraulichkeitsklauseln, die Beschäftigten das Sprechen über ihr Gehalt verbieten, sind unzulässig (Art. 7 Abs. 5). Zudem verlangt Art. 5, dass Bewerberinnen und Bewerber vor dem Vorstellungsgespräch über das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne informiert werden und dass nach dem bisherigen Gehalt nicht mehr gefragt werden darf.

Die 5-Prozent-Regel und die gemeinsame Entgeltbewertung (Art. 10)

Der Bericht ist nicht nur eine Veröffentlichungspflicht, sondern löst unter bestimmten Bedingungen eine Handlungspflicht aus. Nach Art. 10 Abs. 1 muss der Arbeitgeber gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung eine Entgeltbewertung durchführen, wenn drei Bedingungen zusammentreffen:

• Der Bericht weist in mindestens einer Gruppe gleichwertiger Arbeit einen Unterschied im durchschnittlichen Entgelt von mindestens 5 Prozent aus.
• Der Arbeitgeber kann diesen Unterschied nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien rechtfertigen.
• Der Unterschied wurde nicht innerhalb von sechs Monaten nach Vorlage des Berichts behoben.

Die gemeinsame Entgeltbewertung umfasst eine Analyse der Ursachen, der Bewertungskriterien und einen Maßnahmenplan mit Zeitrahmen (Art. 10 Abs. 2). Sie ist den Beschäftigten und der Überwachungsstelle zugänglich zu machen.

Die 5-Prozent-Schwelle gilt pro Gruppe, nicht für den Gesamtwert. Ein Unternehmen mit einem unternehmensweiten Gefälle von 3 Prozent kann trotzdem in die Bewertung rutschen, wenn eine einzelne Gruppe, etwa die Vertriebsmitarbeiter, bei 8 Prozent liegt. Unternehmen mit 100 bis 500 Beschäftigten haben hier oft ein statistisches Problem: Kleine Gruppen mit drei oder vier Personen reagieren empfindlich auf einzelne Gehälter. Eine saubere Gruppeneinteilung ist deshalb nicht nur eine Berichtsfrage, sondern entscheidet darüber, ob die Handlungspflicht ausgelöst wird.

Beweislastumkehr und Rechtsdurchsetzung

Art. 18 regelt die Beweislast. Legt eine beschäftigte Person Tatsachen dar, die eine Entgeltdiskriminierung vermuten lassen, muss der Arbeitgeber nachweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt (Art. 18 Abs. 1). Hat der Arbeitgeber seine Transparenzpflichten aus Art. 5, 6, 7, 9 oder 10 nicht erfüllt, trägt er die Beweislast unabhängig davon (Art. 18 Abs. 2). Ein fehlender oder unvollständiger Bericht wird damit im Prozess unmittelbar zum Nachteil.

Betroffene haben Anspruch auf vollständige Entschädigung einschließlich Nachzahlung und Zinsen (Art. 16); die Verjährungsfrist beträgt mindestens drei Jahre (Art. 21).

Sanktionen

Die Richtlinie schreibt keine konkreten Bußgeldhöhen vor. Art. 23 verlangt von den Mitgliedstaaten wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen, ausdrücklich einschließlich Geldbußen, die sich am Bruttojahresumsatz oder an der Lohnsumme des Arbeitgebers orientieren können. Wiederholte Verstöße sind gesondert zu sanktionieren. Art. 24 sieht zusätzlich vor, dass Arbeitgeber bei öffentlichen Aufträgen ihre Entgelttransparenzpflichten einhalten müssen. Wie hoch die Bußgelder in Deutschland tatsächlich ausfallen, entscheidet das Umsetzungsgesetz; die Zahl steht noch nicht fest.

Stand in Deutschland (August 2026)

Die Umsetzungsfrist des 7. Juni 2026 ist abgelaufen, ohne dass Deutschland ein Umsetzungsgesetz verabschiedet hat. Ein Referentenentwurf liegt bis heute nicht vor. Das Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend hatte im Oktober 2025 eine Expertenkommission eingesetzt, die Vorschläge für die Umsetzung erarbeiten sollte; deren Ergebnisse sind bislang nicht in einen Gesetzentwurf eingeflossen. Das bestehende Entgelttransparenzgesetz von 2017 gilt weiter, deckt aber weder die Berichtspflichten nach Art. 9 noch die 5-Prozent-Regel nach Art. 10 ab.

Für Unternehmen entstehen daraus drei Konsequenzen. Erstens: Die Berichtstermine der Richtlinie verschieben sich durch die deutsche Verspätung nicht. Der 7. Juni 2027 bleibt das Datum, an dem die EU die Vorlage erwartet, und ein verspätetes deutsches Gesetz wird den ersten Bericht mit hoher Wahrscheinlichkeit für das Berichtsjahr 2026 verlangen. Zweitens: Wie die deutschen Regelungen im Detail aussehen, insbesondere Bußgeldhöhen, Überwachungsstelle und Berichtsformat, ist offen. Drittens: Die Kennzahlen selbst stehen fest, weil Art. 9 sie abschließend definiert. Was sich am deutschen Gesetz noch ändern kann, betrifft die Verpackung, nicht den Inhalt.

Was Unternehmen 2026 bereits tun sollten

Die Vorbereitung lässt sich in fünf Arbeitspakete gliedern, die sich weitgehend unabhängig vom Wortlaut des deutschen Gesetzes erledigen lassen.

1. Datenbasis prüfen

Aus dem Lohnabrechnungssystem müssen für jede Person Geschlecht, Grundentgelt, variable Bestandteile, Sachleistungen, vertragliche Wochenarbeitszeit und Zuordnung zur Stellengruppe exportierbar sein. Häufig fehlen Sachleistungen (Dienstwagen, Zuschüsse) und eine saubere Arbeitszeit für die Stundenbasis. Diese Lücken lassen sich rückwirkend schwer schließen.

2. Gruppen gleichwertiger Arbeit bilden

Art. 4 Abs. 4 nennt die Kriterien: Kompetenzen, Belastung, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Tarifgebundene Unternehmen können auf die Entgeltgruppen aufsetzen, sollten sie aber auf geschlechtsneutrale Kriterien prüfen. Unternehmen ohne Tarifbindung brauchen ein eigenes, dokumentiertes Bewertungsverfahren.

3. Probeberichte rechnen

Wer 2026 die sieben Kennzahlen einmal für das Jahr 2025 berechnet, sieht, wo das Unternehmen steht und ob einzelne Gruppen über der 5-Prozent-Marke liegen. Für diese Gruppen bleibt dann noch Zeit, Ursachen zu klären und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, bevor die Zahlen 2027 öffentlich werden.

4. Prozesse für Auskunft und Bewerbung anpassen

Der Zwei-Monats-Prozess für Auskunftsersuchen nach Art. 7 und die Gehaltsangabe in Stellenausschreibungen nach Art. 5 lassen sich unabhängig vom Berichtstermin einführen. Vertraulichkeitsklauseln in Arbeitsverträgen sollten überprüft werden.

5. Arbeitnehmervertretung einbinden

Der Bericht wird mit dem Betriebsrat abgestimmt (Art. 9 Abs. 6), die gemeinsame Entgeltbewertung wird mit ihm durchgeführt (Art. 10). Ein früher Einstieg in das Thema verhindert, dass die erste Diskussion über Entgeltgefälle erst unter Fristdruck stattfindet.

Die Berechnung der Kennzahlen selbst ist der am besten automatisierbare Teil. Werkzeuge wie Lohngleich lesen die Abrechnungsdaten ein und erzeugen die sieben Kennzahlen nach Art. 9 Abs. 1 in Berichtsform. Die Gruppeneinteilung und die Bewertung der Ursachen bleiben Aufgabe der Personalabteilung.

FAQ

Zählen Teilzeitkräfte, Auszubildende und Leiharbeitnehmer bei der Schwelle mit?

Die Richtlinie stellt auf die Zahl der Arbeitnehmer ab, nicht auf Vollzeitäquivalente; Teilzeitkräfte zählen daher voll. Bei Auszubildenden und Leiharbeitnehmern hängt die Antwort vom nationalen Arbeitnehmerbegriff ab, den das deutsche Umsetzungsgesetz festlegen wird. Im Zweifel sollte die Berechnung beide Varianten ausweisen.

Muss ein Unternehmen mit 120 Beschäftigten vor 2031 etwas tun?

Die Berichtspflicht beginnt erst 2031. Das Auskunftsrecht nach Art. 7, die Vorgaben für Stellenausschreibungen nach Art. 5 und die Beweislastumkehr nach Art. 18 gelten aber ab Umsetzung unabhängig von der Größe. Zudem steht dem deutschen Gesetzgeber frei, die Schwelle abzusenken.

Was passiert, wenn das deutsche Gesetz erst 2027 kommt?

Die Berichtstermine der Richtlinie bleiben unverändert. Ein spätes Gesetz wird nach aller Erfahrung eine kurze Übergangsfrist vorsehen und den ersten Bericht für das Berichtsjahr 2026 verlangen. Wer die Daten für 2026 nicht erfasst hat, kann sie dann nicht mehr vollständig rekonstruieren.

Reicht das bisherige Entgelttransparenzgesetz aus?

Nein. Das Gesetz von 2017 kennt zwar ein Auskunftsrecht ab 200 Beschäftigten und eine Berichtspflicht ab 500, aber weder die sieben Kennzahlen des Art. 9 noch die 5-Prozent-Regel des Art. 10 oder die Gehaltsangabe vor dem Vorstellungsgespräch. Es wird durch das Umsetzungsgesetz ersetzt oder erheblich erweitert werden.

Stand: 19.08.2026. Grundlage: Richtlinie (EU) 2023/970, Bericht der Expertenkommission des Bundes vom 24.10.2025, Entgelttransparenzgesetz 2017 und die im Text genannte Rechtsprechung. Kein Ersatz für Rechtsberatung im Einzelfall.