100, 150, 250 Beschäftigte: Welche Schwelle welche Pflicht auslöst — und wie gezählt wird

Die Entgelttransparenzrichtlinie staffelt die Berichtspflicht nach Beschäftigtenzahl: jährlich ab 250, alle drei Jahre ab 150, ab 2031 auch für 100 bis 149. Andere Pflichten gelten größenunabhängig. Welche Schwelle wann greift, wer mitgezählt wird und was Unternehmen knapp unter einer Schwelle beachten sollten.

Kaum eine Frage kommt in Gesprächen über die Entgelttransparenzrichtlinie so früh wie diese: „Betrifft uns das überhaupt?" Die Antwort hat zwei Ebenen. Die Berichtspflicht des Art. 9 ist nach Unternehmensgröße gestaffelt — mit drei Schwellen und zwei Startterminen. Eine Reihe anderer Pflichten gilt dagegen für Arbeitgeber jeder Größe. Wer nur auf die Berichtsschwelle schaut, übersieht die Hälfte.

Die Staffelung der Berichtspflicht

Zwei Dinge fallen auf. Erstens trifft der erste Stichtag 2027 beide oberen Gruppen gleichzeitig — ein Unternehmen mit 160 Beschäftigten hat denselben Termin wie ein Konzern mit 5.000. Zweitens bezieht sich der Bericht auf das jeweils vorangehende Kalenderjahr: Wer 2027 berichtet, berichtet über 2026. Die Daten entstehen also jetzt; den Fahrplan dazu liefert der Beitrag Countdown bis Juni 2027.

Ein Mitgliedstaat darf strenger umsetzen. Ob das deutsche Umsetzungsgesetz Schwellen senkt, ist offen; die Expertenkommission des Bundes hat sich mehrheitlich gegen eine Ausweitung unter 100 Beschäftigte ausgesprochen. Daneben bleibt das Entgelttransparenzgesetz von 2017 in Kraft, das eigene Schwellen kennt — etwa den individuellen Auskunftsanspruch in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten und die Berichtspflichten für Arbeitgeber mit mehr als 500.

Was unabhängig von der Größe gilt

Die Richtlinie enthält Pflichten, die keine Beschäftigtenschwelle kennen. Dazu gehören die Entgelttransparenz vor der Einstellung — Angabe des Einstiegsentgelts oder seiner Spanne, Verbot der Frage nach der Gehaltshistorie (Art. 5, ausführlich im Beitrag Gehaltsspanne in der Stellenausschreibung) — und das Auskunftsrecht der Beschäftigten auf das Durchschnittsentgelt ihrer Vergleichsgruppe nach Geschlecht (Art. 7, siehe So antworten Sie richtig). Auch die Anforderung, Entgeltsysteme auf objektive, geschlechtsneutrale Kriterien zu stützen (Art. 4), gilt für alle. Lediglich bei den leicht zugänglichen Kriterien für Entgeltentwicklung sieht die Richtlinie eine mögliche Erleichterung für Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten vor.

Für ein Unternehmen mit 120 Beschäftigten heißt das konkret: Der erste Bericht ist erst 2031 fällig, aber Auskunftsverlangen können deutlich früher eintreffen — und beantworten lassen sie sich nur mit derselben Datenbasis und denselben Vergleichsgruppen, die auch der Bericht braucht.

Wer zählt mit?

Die Richtlinie erfasst Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im unionsrechtlichen Sinn — entscheidend ist das Beschäftigungsverhältnis, nicht die Vertragsbezeichnung. Für die Praxis der Zählung und der Datenerfassung bedeutet das:

• Teilzeitbeschäftigte zählen als Personen voll mit; für die Kennzahlen werden ihre Entgelte über Stundenentgelt und Vollzeitäquivalent neutralisiert.
• Befristet Beschäftigte zählen mit.
• Führungskräfte zählen mit — auch die Geschäftsführung, soweit sie arbeitnehmerähnlich beschäftigt ist; Organmitglieder ohne Arbeitsverhältnis nicht.
• Leiharbeitskräfte zählen beim Verleiher; im Einsatzbetrieb gehören sie nicht zur eigenen Belegschaft für den Bericht.
• Auszubildende und Praktikanten: Die Erwägungsgründe der Richtlinie beziehen sie ein, soweit ein Arbeitsverhältnis vorliegt. Die Expertenkommission lässt Spielraum; sinnvoll ist eine bewusste, dokumentierte Entscheidung, die im Bericht ausgewiesen wird.
• Ruhende Arbeitsverhältnisse (Elternzeit, Langzeiterkrankung ohne Entgelt) sind eine Frage der Entgeltdefinition: Wer im Berichtsjahr kein Entgelt bezogen hat, verzerrt die Ist-Entgelt-Betrachtung; wer unterjährig beschäftigt war, wird hochgerechnet.

Maßgeblicher Zeitpunkt der Zählung ist nach dem Richtlinienkonzept der Bestand des Berichtsjahres; das deutsche Umsetzungsgesetz kann hier Präzisierungen bringen (etwa Stichtags- oder Durchschnittsbetrachtung). Wer nahe an einer Schwelle liegt, sollte beide Lesarten rechnen.

Knapp unter der Schwelle: die drei typischen Fehleinschätzungen

„Wir haben 145 Beschäftigte, uns betrifft nichts." Falsch in zwei Richtungen: Die größenunabhängigen Pflichten (Art. 4, 5, 7) gelten bereits, und Wachstum über 150 zieht die Berichtspflicht zum nächsten Zyklus nach. Wer heute die Datenbasis sauber hält, zahlt später keinen Nachholpreis.

„Wir zählen nur die Vollzeitstellen." Die Schwellen zählen Köpfe im Arbeitsverhältnis, nicht Vollzeitäquivalente. Ein Betrieb mit 80 Vollzeit- und 90 Teilzeitkräften liegt über 150, nicht darunter.

„Unsere GmbHs haben je 90 Beschäftigte, also sind wir raus." Die Berichtspflicht knüpft an den Arbeitgeber an, also an die rechtliche Einheit. Getrennte Gesellschaften berichten getrennt — aber das Auskunftsrecht und die Transparenzpflichten gelten in jeder, und ein Umsetzungsgesetz kann Konzernregeln bringen. Wie Konzerne sinnvoll damit umgehen, zeigt der Beitrag Entgelttransparenz im Konzern.

Was jetzt zu tun ist — je nach Größenklasse

Ab 250: Der jährliche Rhythmus macht den Bericht zum Regelprozess. Einmalige Investition in saubere Definitionen und Gruppen, danach Automatisierung; der jährliche Eigenaufwand sinkt auf Export und Prüfung.

150 bis 249: Gleicher erster Termin, aber nur alle drei Jahre. Verführerisch ist, das Projekt als Einmalaktion zu behandeln — riskant, weil Auskunftsverlangen und die Vierjahres-Rückschau des Art. 9 Abs. 9 kontinuierliche Daten voraussetzen.

100 bis 149: Zeit bis 2031, aber die größenunabhängigen Pflichten gelten jetzt. Der kostenlose Schnellcheck zeigt mit einem Lohndaten-Export in zwei Minuten, wo das Unternehmen steht — ohne Konto und ohne Namen.

FAQ

Zählt der Bericht je Betrieb oder je Unternehmen?

Je Arbeitgeber, also je rechtlicher Einheit. Mehrere Betriebe oder Standorte einer GmbH werden zusammen betrachtet; die Expertenkommission hält getrennte Ausweise je Standort für zulässig, zusätzlich zum Gesamtbericht.

Wir wachsen im Laufe von 2026 über 250. Müssen wir jährlich berichten?

Maßgeblich ist die Beschäftigtenzahl des Arbeitgebers im Berichtszusammenhang; das Umsetzungsgesetz wird den genauen Zählzeitpunkt festlegen. Praktisch gilt: Wer um die 250 pendelt, sollte sich auf den jährlichen Rhythmus einstellen — die Datenbasis ist dieselbe.

Gilt die Richtlinie auch ohne deutsches Gesetz?

Für private Arbeitgeber wirkt sie nicht unmittelbar; hier bleibt bis zum Umsetzungsgesetz das Entgelttransparenzgesetz 2017 maßgeblich. Für öffentliche Arbeitgeber gilt die Richtlinie seit dem 7. Juni 2026 unmittelbar — Einzelheiten im Beitrag Öffentliche Arbeitgeber und die unmittelbare Wirkung. An Berichtsjahr und Terminen ändert ein spätes Gesetz nichts.

Stand: 23.08.2026. Grundlage: Richtlinie (EU) 2023/970, Bericht der Expertenkommission des Bundes vom 24.10.2025, Entgelttransparenzgesetz 2017 und die im Text genannte Rechtsprechung. Kein Ersatz für Rechtsberatung im Einzelfall.