Entgelttransparenz-Checkliste für den Mittelstand: 12 Schritte für Unternehmen mit 100 bis 500 Beschäftigten

Eine abarbeitbare Checkliste für die Umsetzung der Entgelttransparenz in KMU und mittelständischen Unternehmen: von der Klärung der Berichtspflicht über Datenexport, Entgeltbegriff und Vergleichsgruppen bis zu Betriebsrat, Auskunftsprozess und Bericht. Mit Zeitbedarf je Schritt und den typischen Stolperstellen kleinerer Personalabteilungen.

Konzerne haben Projektbüros, Rechtsabteilungen und Vergütungsspezialisten. Der Mittelstand hat eine Personalleitung, ein Lohnbüro und den Kalender. Diese Checkliste ist für die zweite Gruppe geschrieben: kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit 100 bis 500 Beschäftigten, die die Entgelttransparenzrichtlinie ohne Beratungsprojekt umsetzen wollen. Jeder Schritt nennt, was zu tun ist, wer es tut und wie lange es realistisch dauert.

Die Checkliste

1. Berichtspflicht und Termin klären (eine Stunde, Geschäftsführung/HR)

Beschäftigte zählen — Köpfe, nicht Vollzeitstellen; Teilzeit, Befristete und Führungskräfte zählen mit. Ab 150: erster Bericht bis 7. Juni 2027 für das Jahr 2026 (ab 250 jährlich, sonst alle drei Jahre). 100 bis 149: erster Bericht 2031, aber Auskunftsrecht und Einstellungstransparenz gelten sofort. Details im Beitrag 100, 150, 250 Beschäftigte.

2. Verantwortliche benennen (eine Stunde, Geschäftsführung)

Eine Person führt das Thema: in der Regel die Personalleitung. Beteiligt: Lohnbuchhaltung oder externes Lohnbüro, Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte. Ein Kick-off-Termin genügt.

3. Datenquellen prüfen (ein halber Tag, Lohnbuchhaltung)

Testexport aus dem Lohnsystem: Personalnummer, Geschlecht, Wochenstunden, Grundentgelt, variable Bestandteile, Tätigkeit, Eintrittsdatum, Geburtsjahr. Wo fehlen Angaben, wo stehen Tätigkeiten als Freitext? Exportwege je System im Beitrag Lohndaten exportieren. Keine Namen exportieren.

4. Entgeltbestandteile zuordnen (zwei Stunden, HR + Lohnbuchhaltung)

Jede Lohnart einmal einordnen: Grundentgelt, variabel/ergänzend oder außen vor (Abfindungen, Auslagen). Schriftlich festhalten — die Tabelle trägt jeden künftigen Bericht. Anleitung: Boni, Zulagen, Sachbezüge.

5. Vergleichsgruppen bilden (ein bis drei Tage, HR mit Führungskräften)

Gibt es Tarifgruppen oder eine Stellenbewertung? Dann übernehmen. Sonst Tätigkeiten nach Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen bewerten — mit Werkzeug in Stunden statt Wochen. Verfahren im Beitrag Gleichwertige Arbeit: Vergleichsgruppen bilden.

6. Betriebsrat einbinden (zwei bis vier Wochen Kalenderzeit, wenig Arbeitszeit)

Information über das Vorhaben, Vereinbarung des Bewertungsverfahrens, Betriebsvereinbarung zur Analysesoftware. Muster und Regelungspunkte im Beitrag Die Betriebsvereinbarung zur Entgeltanalyse-Software. Ohne Betriebsrat: Schritte 5 und 8 intern dokumentieren.

7. Datenschutz absichern (zwei Stunden, Datenschutzbeauftragte)

Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Werkzeuganbieter, Datenschutz-Folgenabschätzung aus Vorlage, Information der Beschäftigten. Was nötig ist: Entgeltanalyse und Datenschutz.

8. Probelauf mit Vorjahresdaten (ein halber Tag, HR)

Daten 2025 hochladen, Kennzahlen prüfen, Gruppen plausibilisieren. Zeigt Datenlücken und die Gruppen, die sich der 5-Prozent-Schwelle nähern — mit Monaten Vorlauf.

9. Einstellungsprozess anpassen (ein Tag, HR)

Gehaltsspanne in Ausschreibungen oder Einladungen, Gehaltshistorie aus Formularen und Leitfäden streichen, Personalvermittler binden. Anleitung: Gehaltsspanne nennen, Gehaltshistorie tabu.

10. Auskunftsprozess einrichten (zwei Stunden, HR)

Eingangskanal, Zwei-Monats-Frist, Textbaustein, Sechs-Personen-Schutz, jährliche Information der Beschäftigten. Beitrag: Auskunftsrecht nach Art. 7.

11. Echtlauf mit Daten 2026 (ein Tag, HR, ab Februar 2027)

Kennzahlen berechnen, Gruppen über 5 % analysieren, Begründungen dokumentieren oder Anpassungen einleiten. Was dann gilt: Die 5-Prozent-Regel.

12. Anhörung, Bestätigung, Bereitstellung (zwei Wochen Kalenderzeit, April/Mai 2027)

Berichtsentwurf und Methodik an den Betriebsrat, Anhörung, Bestätigung durch die Geschäftsführung, Bereitstellung der Gruppenkennzahl an die Belegschaft, Meldung an die Überwachungsstelle, sobald sie existiert. Wege im Beitrag An wen geht der Entgeltbericht?.

Zeit- und Kostenrahmen für KMU

Die interne Zeit hängt weniger von der Kopfzahl ab als von der Datenqualität: Ein Betrieb mit gepflegten Stammdaten und Tarifbindung ist schneller fertig als ein Dienstleister mit frei verhandelten Gehältern und Freitext-Stellen.

Die fünf typischen Stolperstellen kleiner Personalabteilungen

1. Zu spät anfangen. Das Berichtsjahr 2026 läuft; Daten lassen sich rückwirkend nicht mehr aufräumen. Der Herbst 2026 ist der letzte komfortable Start — siehe Countdown bis Juni 2027.

2. Jahresgehälter ohne Teilzeit-Umrechnung vergleichen. Erzeugt Scheingefälle von 20 % und mehr. Immer Stundenentgelt oder Vollzeitäquivalent — Teilzeit im Entgeltbericht.

3. Den Betriebsrat erst am Ende informieren. Kostet Wochen im Frühjahr 2027, wenn keine Zeit mehr ist.

4. Auf das deutsche Gesetz warten. Es ändert nichts am Berichtsjahr und den Kennzahlen; nur Meldeweg und Formulare sind offen.

5. Namen mitexportieren. Unnötig, riskant, und ein Grund für Vorbehalte beim Betriebsrat. Personalnummern genügen.

FAQ

Wir haben 120 Beschäftigte — müssen wir überhaupt etwas tun?

Der erste Bericht ist erst 2031 fällig, aber das Auskunftsrecht, die Transparenz bei der Einstellung und objektive Entgeltkriterien gelten jetzt. Die Schritte 1 bis 10 lohnen sich unabhängig vom Berichtstermin; Schritt 8 zeigt, wo das Unternehmen steht.

Brauchen wir eine Beratung oder reicht Software?

Für die Kennzahlen, die Vergleichsgruppen und den Bericht reicht ein Werkzeug mit offengelegter Methodik. Beratung ist sinnvoll, wenn Vergütungssysteme grundlegend neu geordnet werden müssen oder ein Gefälle rechtlich bewertet werden soll — das ist dann eine Aufgabe für Kanzlei oder Vergütungsberatung, nicht für die Berichterstattung.

Was ist der schnellste Einstieg?

Ein Export mit den Pflichtfeldern und der kostenlose Schnellcheck: Er zeigt in zwei Minuten Entgeltgefälle, Median, Quartile und Gruppen über 5 % — ohne Konto und ohne Namen.

Stand: 27.08.2026. Grundlage: Richtlinie (EU) 2023/970, Bericht der Expertenkommission des Bundes vom 24.10.2025, Entgelttransparenzgesetz 2017 und die im Text genannte Rechtsprechung. Kein Ersatz für Rechtsberatung im Einzelfall.