Countdown bis Juni 2027: Der Zeitplan für Ihren ersten Entgeltbericht — was wann zu tun ist

Der erste Entgeltbericht nach der Richtlinie (EU) 2023/970 ist bis zum 7. Juni 2027 fällig und bezieht sich auf das Kalenderjahr 2026. Ein Quartalsplan von heute bis zur Veröffentlichung, mit Meilensteinen, Verantwortlichkeiten, typischen Zeitfressern und einer Aufwandsschätzung nach Unternehmensgröße.

Der 7. Juni 2027 wirkt weit weg. Er ist es nicht. Nach Art. 9 Abs. 2 und 3 der Richtlinie (EU) 2023/970 legen Arbeitgeber mit 150 oder mehr Beschäftigten bis zu diesem Tag ihren ersten Entgeltbericht vor — und zwar „in Bezug auf das vorangehende Kalenderjahr“. Berichtsjahr ist also 2026, das Jahr, das gerade läuft und zu zwei Dritteln vorbei ist. Jede Zulage, die 2026 gezahlt wird, jeder Bonus, jede Einstufung landet in diesem Bericht. Korrigieren lässt sich daran im Frühjahr 2027 nichts mehr; aufbereiten, gruppieren und erklären schon. Dieser Beitrag rechnet den Termin rückwärts und macht daraus einen Quartalsplan, der ab sofort beginnt.

Warum die Rechnung rückwärts läuft

Drei Punkte bestimmen die Planung.

Erstens der Stichtag: 7. Juni 2027 für Arbeitgeber ab 150 Beschäftigten (ab 250 danach jährlich, von 150 bis 249 alle drei Jahre). Unternehmen mit 100 bis 149 Beschäftigten berichten erstmals zum 7. Juni 2031, Berichtsjahr 2030. Die Schwellen und Rhythmen im Einzelnen behandelt der Beitrag Entgelttransparenzrichtlinie: Welche Pflichten ab 2027 gelten.

Zweitens das Berichtsjahr: Der Bericht 2027 bildet das Kalenderjahr 2026 ab. Die Datenbasis entsteht in den Lohnabrechnungen dieses Jahres. Vollständig ist sie erst mit der Dezemberabrechnung 2026, endgültig oft erst nach den Jahreswechselkorrekturen im Januar oder Februar 2027.

Drittens die Prozesskette vor der Abgabe: Bevor die Geschäftsführung die Richtigkeit der Angaben bestätigt, ist der Betriebsrat anzuhören und ihm der Zugang zur Methodik zu geben (Art. 9 Abs. 6). Vor der Anhörung müssen die Kennzahlen gerechnet sein, davor die Vergleichsgruppen stehen, davor die Entgeltbestandteile definiert und die Daten sauber sein. Wer diese Kette vom 7. Juni 2027 aus rückwärts legt, landet für den Projektstart im Herbst 2026.

Der Quartalsplan

Ab sofort bis Ende 2026: Datenlage, Entgeltbestandteile, Vergleichsgruppen

Die ersten Monate gehören der Substanz, nicht den Kennzahlen.

Datenlage prüfen. Klären, wo die benötigten Daten liegen: Grundentgelte, Zulagen, Boni, Sachbezüge im Abrechnungssystem; Geschlecht, Eintrittsdatum, Arbeitszeit in der Personalverwaltung; oft verteilt auf zwei oder drei Systeme und ergänzende Tabellen. Eine Testextraktion zeigt schnell, was fehlt — typisch sind lückenhafte Stellenbezeichnungen, uneinheitliche Lohnarten und Sonderfälle wie Altersteilzeit oder ruhende Arbeitsverhältnisse. Praktische Hinweise dazu enthält der Beitrag Lohndaten für den Entgeltbericht exportieren.

Entgeltbestandteile definieren. Festlegen, welche Lohnarten in den Berichtsbegriff des Entgelts einfließen und welche als „ergänzende oder variable Bestandteile“ nach Art. 9 Abs. 1 gesondert ausgewiesen werden. Diese Zuordnung ist eine Einmalarbeit, die später jeden Bericht trägt; sie sollte schriftlich dokumentiert werden, weil der Betriebsrat Zugang zur Methodik erhält.

Vergleichsgruppen bilden. Tätigkeiten nach objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien bewerten und zu Gruppen gleicher oder gleichwertiger Arbeit zusammenfassen (Art. 4 Abs. 4). Das ist der inhaltlich anspruchsvollste Schritt und derjenige mit Abstimmungsbedarf: Die Kriterien sind mit dem Betriebsrat zu vereinbaren. Das Vorgehen beschreibt der Beitrag Gleichwertige Arbeit: Vergleichsgruppen bilden nach Art. 4.

Betriebsrat einbinden. Nicht als eigener Meilenstein am Ende, sondern von Beginn an: Information über das Projekt, Vereinbarung des Bewertungsverfahrens, gegebenenfalls Betriebsvereinbarung für die Analysesoftware. Welche Beteiligungsform wo gilt, ordnet der Beitrag Entgelttransparenz und Betriebsrat: Wo Anhörung genügt und wo Mitbestimmung greift.

Q1 2027: Probelauf mit den Daten 2025, dann Echtlauf 2026

Ein Probelauf mit dem abgeschlossenen Jahrgang 2025 ist das wirksamste Einzelinstrument der ganzen Vorbereitung. Er testet die komplette Strecke — Export, Gruppenzuordnung, Kennzahlenberechnung — an vollständigen Daten, ohne dass das Ergebnis veröffentlicht werden muss. Er zeigt, ob die Gruppenbildung trägt, und liefert eine Vorschau darauf, welche Gruppen sich der 5-Prozent-Schwelle des Art. 10 nähern. Auffälligkeiten lassen sich dann noch analysieren und begründen, bevor der Echtlauf sie amtlich macht. Wie die Kennzahlen definiert sind, erklärt der Beitrag Gender Pay Gap berechnen: unbereinigt und bereinigt.

Sobald die Dezemberabrechnung 2026 und die Jahreswechselkorrekturen vorliegen — realistisch im Februar 2027 —, folgt der Echtlauf mit den 2026er-Daten: Export, Validierung, Berechnung der sieben Kennzahlen nach Art. 9 Abs. 1, anschließend die interne Analyse. Für jede Gruppe mit auffälligem Gefälle sollte jetzt geprüft werden, ob objektive, geschlechtsneutrale Gründe vorliegen, und diese Begründung schriftlich festgehalten werden. Nach Art. 9 Abs. 10 können Beschäftigte, Betriebsrat und Behörden Erläuterungen zu den Zahlen verlangen; unerklärte Unterschiede lösen Abhilfepflichten aus.

Q2 2027: Anhörung, Bestätigung, Abgabe

April: Berichtsentwurf samt Methodikbeschreibung an den Betriebsrat, Anhörung mit angemessener Frist, Einwände dokumentieren und beantworten. Mai: Bestätigung der Richtigkeit durch die Geschäftsführung (Art. 9 Abs. 6), Übermittlung an die zuständige Stelle und Bereitstellung der gruppenbezogenen Angaben nach Art. 9 Abs. 9 an Beschäftigte und Betriebsrat. Der Puffer bis zum 7. Juni ist bewusst kurz gehalten — er wird gebraucht, wenn die Anhörung Nacharbeiten auslöst.

Meilensteine und Verantwortliche

Der Plan unterstellt ein Unternehmen mit Betriebsrat und ohne durchgängige Tarifbindung. Mit Tarifbindung entfällt ein Teil der Abstimmung zur Gruppenbildung; ohne Betriebsrat entfallen Vereinbarung und Anhörung, nicht aber die übrigen Schritte.

Typische Zeitfresser

Verstreute und inkonsistente Daten. Der häufigste Verzögerungsgrund ist nicht die Berechnung, sondern die Datenbeschaffung: Lohnarten, die über Jahre gewachsen sind, Stellenbezeichnungen in Freitextfeldern, Beschäftigte in zwei Systemen mit abweichenden Stammdaten. Wer die Testextraktion in den Herbst legt, entdeckt das mit neun Monaten Vorlauf statt mit sechs Wochen.

Die Diskussion um Entgeltbestandteile. Ob Dienstwagen, Zuschläge oder Einmalzahlungen zum Entgelt zählen und wie Teilzeit umgerechnet wird, klingt nach einer Fußnote und kostet regelmäßig mehrere Wochen, weil Lohnbuchhaltung, HR und Geschäftsführung unterschiedliche Begriffe verwenden. Früh entscheiden und dokumentieren.

Vergleichsgruppen im Konsensverfahren. Die Bewertung von 40 bis 80 Tätigkeiten mit Betriebsrat und Führungskräften braucht Termine, die im Jahresendgeschäft schwer zu bekommen sind. Die Bewertungsworkshops gehören in den November, nicht in den Januar.

Jahreswechsel und Berichtssaison kollidieren. Lohnbuchhaltungen sind von Dezember bis Februar mit Jahresmeldungen ausgelastet, HR mit Gehaltsrunden. Der Entgeltbericht konkurriert genau dann um dieselben Personen, wenn der Echtlauf ansteht. Was sich vorziehen lässt — Definitionen, Gruppen, Probelauf-Setup —, sollte 2026 erledigt sein.

Späte Überraschungen bei den Ergebnissen. Zeigt der Echtlauf im März erstmals ein Gefälle von 8 Prozent in einer großen Gruppe, beginnt die Ursachenanalyse unter Termindruck. Der Probelauf mit 2025er-Daten ist die Versicherung gegen dieses Szenario; die Folgen eines unerklärten Gefälles beschreibt der Beitrag Die 5-Prozent-Regel und die gemeinsame Entgeltbewertung nach Art. 10.

Was gilt, wenn das deutsche Gesetz erst 2027 kommt

Die Umsetzungsfrist der Richtlinie ist am 7. Juni 2026 abgelaufen (Art. 34 Abs. 1); ein deutsches Umsetzungsgesetz liegt bislang nicht vor. Ein Grund zum Abwarten ist das nicht, denn am Berichtsjahr ändert ein spätes Gesetz nichts. Die Richtlinie legt den ersten Berichtstermin und den Bezug auf das vorangehende Kalenderjahr fest; ein Umsetzungsgesetz, das 2027 in Kraft tritt, wird sich an diesen Vorgaben orientieren müssen. Die Daten des Jahres 2026 werden also gebraucht, gleichgültig wann das Gesetz kommt — und 2026 lässt sich rückwirkend nicht mehr dokumentieren. Auch die sieben Kennzahlen des Art. 9 Abs. 1, die Anhörung nach Art. 9 Abs. 6 und die 5-Prozent-Systematik des Art. 10 stehen im Richtlinientext fest; nationale Spielräume betreffen vor allem Meldeweg, zuständige Stelle und mögliche Verschärfungen, nicht den Kern der Pflichten.

Offen sind damit die Fragen, die sich kurzfristig nachziehen lassen: an welche Stelle gemeldet wird, in welchem Format, ob Deutschland Schwellen senkt oder Fristen anpasst. Wer Datenbasis, Entgeltbestandteile und Vergleichsgruppen fertig hat, setzt solche Details in Wochen um. Wer auf das Gesetz gewartet hat, beginnt dann erst mit der Substanz. Sollte der Gesetzgeber den ersten Termin wider Erwarten verschieben, ist die Vorarbeit nicht verloren: Auskunftsverlangen nach Art. 7 und die Einsichtsrechte des Betriebsrats treffen dieselbe Datenbasis, siehe den Beitrag Auskunftsrecht nach Art. 7: So antworten Sie richtig.

Aufwandsschätzung nach Unternehmensgröße

Die Werte sind Erfahrungsgrößen für den ersten Durchlauf mit gepflegten Abrechnungsdaten und einem Betriebsrat; Folgeberichte kosten einen Bruchteil, weil Definitionen und Gruppen stehen.

Der Aufwand hängt weniger von der Kopfzahl ab als von der Zahl der Datenquellen und der Heterogenität der Tätigkeiten. Ein Produktionsbetrieb mit 400 Beschäftigten in tariflicher Eingruppierung ist schneller fertig als ein Dienstleister mit 180 Beschäftigten und frei verhandelten Gehältern. Die reine Berechnung fällt kaum ins Gewicht, wenn sie werkzeuggestützt läuft; mit einer Software wie Lohngleich reduziert sich der wiederkehrende Teil im Wesentlichen auf Datenexport und Prüfung, sodass der Eigenaufwand in der Vorbereitung der Datenbasis liegt.

FAQ

Wir haben 140 Beschäftigte. Betrifft uns der Juni 2027 überhaupt?

Als Berichtstermin nicht: Arbeitgeber mit 100 bis 149 Beschäftigten berichten erstmals zum 7. Juni 2031 über das Jahr 2030 (Art. 9 Abs. 4). Beobachten sollten Sie zwei Dinge: die eigene Beschäftigtenzahl — wer bis zum Stichtag auf 150 wächst, rückt in die 2027er-Pflicht — und das deutsche Umsetzungsgesetz, das Schwellen senken könnte. Die übrigen Pflichten der Richtlinie, etwa Auskunftsrechte und Entgelttransparenz in Stellenausschreibungen, gelten unabhängig vom Berichtstermin.

Reicht es, im Januar 2027 zu beginnen?

Rechnerisch knapp, praktisch riskant. Zwischen Januar und Juni liegen Jahreswechselarbeiten der Lohnbuchhaltung, die Bewertung von Tätigkeiten mit dem Betriebsrat, der Echtlauf und die Anhörung. Jede Überraschung — inkonsistente Daten, ein unerwartetes Gefälle, eine strittige Gruppenbildung — frisst dann Puffer, der nicht mehr vorhanden ist. Der Herbst 2026 ist der letzte komfortable Startpunkt.

Müssen die Daten von 2025 gemeldet werden?

Nein. Der erste Bericht bezieht sich auf das Kalenderjahr 2026. Der Probelauf mit 2025er-Daten ist ein rein internes Instrument, um Methodik und Datenqualität zu testen und Auffälligkeiten früh zu erkennen. Aufbewahren lohnt sich trotzdem: Nach Art. 9 Abs. 9 sind auf Anfrage, soweit verfügbar, auch Informationen der vorangegangenen vier Jahre bereitzustellen.

Wer muss den Bericht am Ende unterschreiben?

Die Richtlinie verlangt, dass die Leitungsebene des Arbeitgebers die Richtigkeit der Angaben bestätigt, nach Anhörung der Arbeitnehmervertreter (Art. 9 Abs. 6). In einer GmbH ist das die Geschäftsführung. Sie sollte die Zwischenstände — insbesondere den Probelauf — kennen, bevor sie die Bestätigung abgibt.

Stand: 22.08.2026. Grundlage: Richtlinie (EU) 2023/970, Bericht der Expertenkommission des Bundes vom 24.10.2025, Entgelttransparenzgesetz 2017 und die im Text genannte Rechtsprechung. Kein Ersatz für Rechtsberatung im Einzelfall.